Anställd som underpresterar

Vad är underprestation?

Det kan vara svårt att bedöma om en anställd underpresterar - alltså inte levererar i förhållande till vad som är avtalat eller vad du som ledare förväntar dig. Alla människor är olika och det är naturligt att kvaliteten på det vi levererar och tempot vi gör det i varierar.

Det finns många olika former av underprestation:
- En anställd har x hanterade ärenden per dag, vilket är 50% lägre än kollegor med samma roll.
- En säljare leverar inte i förhållande till budget.
- En hantverkare klarar inte av att betjäna tillräckligt många kunder under en arbetsdag.
- En anställd på en kundtjänst är inte tillräckligt service-minded gentemot kunderna.

Som nämnt är det vanligt att prestationsnivån varierar i perioder och det är först när en lägre prestationsnivå blir långvarig som det påverkar verksamheten. Det är ofta även i detta skede du som ledare (och även kollegorna) uppfattar detta och behöver agera.

Här är det viktigt att samla fakta och underlag. Det första du som ledare och chef bör göra när du misstänker att en anställd underpresterar är att definiera:

- Vad förväntas en person i den aktuella ställningen leverera?
- Vad/hur har den anställda levererat?

Detta kan till exempel göras genom att:
- Jämföra med kollegor med liknande arbetsuppgifter.
- Mäta i förhållande till budget eller förväntad produktion.
- Se på kundnöjdheten, eller liknande typer av data från kunder baserat på förväntad leverans/servicenivå eller liknande.

Om du efter denna process är av uppfattningen att den anställde underpresterar är det viktigt att göra en analys över vad som kan tänkas ligga bakom problemet.

Orsaker till underprestation

Två viktiga frågor att besvara är:
- Är det vi som arbetsgivare som inte har gjort ett tillräckligt bra jobb när det kommer till introduktion, utbildning och uppföljning av den anställda?
- Är det något hos den anställda själv som är orsaken till problemen?

Detta är viktigt för att ta reda på om det är du som arbetsgivare som bär ansvaret eller inte, helt eller delvis, för att den anställda inte levererar på önskvärd nivå.

Frågor man kan ställa sig själv för att kartlägga orsaken kan vara:
- Vid vilken tidpunkt förändrades den anställdes prestationer?
- Har den anställde fått den rätta introduktionen/utbildningen?
- Är det något fel med utrustning/verktyg, digitala såväl som fysiska, som är relevanta för den anställdes arbetsuppgifter?
- Finns det problem som rör samarbetet med kollegor? Konflikter eller förändringar i arbetsmiljön till exempel.
- Kan det finnas orsaker i privatlivet som påverkar prestationsnivån?

Småbarnsfaser, sjukdom eller relationsuppbrott är vanliga exempel på privata angelägenheter som kan påverka prestationsnivån på jobbet. Detta behöver man som arbetsgivare kunna hantera och även visa förståelse för i perioder. Men om det inte finns några tecken på bättring är det rimligt att kalla in den anställda till ett samtal.

Tydliggör förväntningar och utbildning

Om du som arbetsgivare menar att en anställd underpresterar är det mycket viktigt att värdera om förväntningarna du har är tillräckligt bra förmedlade till den anställde - och om den anställde har samma uppfattning gällande vad som förväntas av hen. I tillägg behöver du värdera om det finns rätt förutsättningarna för den anställde att lyckas eller om det finns förhållanden, organisatoriska t.ex., som arbetsgivaren har ansvar för – som står i vägen för måluppfyllelse.

Det finns inget facit på hur detta ska göras – men en viktig sak är ett bestämt och tydligt ledarskap. Med hjälp av god skriftlig/muntlig kommunikationen behöver du som ledare tydliggöra vilka förväntningar som finns på den anställda, vilka arbetsuppgifter som finns inom rollen och på vilket sätt dessa arbetsuppgifter ska genomföras. I dialogen är det även viktigt att avklara vilken hjälp och stöd den anställde behöver från sin chef och arbetsgivare.

Utöver att tydliggöra förväntningarna på den anställde behöver arbetsgivaren även förstå det utbildningsansvar och den omsorgsplikt man har som arbetsgivare. Innan en eventuell värdering av att avsluta en anställning måste arbetsgivaren undersöka om den anställde har fått tillräckligt med utbildning och uppföljning med målsättning att få anställningsförhållandet att fungera.

Innehållet och omfattningen av utbildningen och uppföljningen måste värderas konkret utifrån de förutsättningarna den aktuella arbetstagaren har. Det är stor skillnad på en person som är ny i arbetslivet och någon som har lång erfarenhet av motsvarande uppgifter och som rimligtvis bör kunna presterar enligt förväntningarna i ett tidigare skede.

Det är viktigt att alla nyanställda går igenom en onboardingprocess som säkrar rätt utbildning och förankring i uppstartsfasen.

Bevisbörda och dokumentation

Om en arbetsgivare väljer att säga upp en arbetstagare på grund av oönskat beteende eller att arbetstagaren inte gör ett tillräckligt bra jobb (underpresterar) är det på arbetsgivaren bevisbördan, för att uppsägningen har saklig grund, ligger. Det är därför avgörande att arbetsgivaren kan dokumentera de förhållanden som ligger till grund för uppsägningen, den process som varit och den uppföljning som har gjorts av arbetstagaren som anställd i verksamheten. Dokumentationen bör i vart fall omfatta:

• Beskrivning av de förväntningar som finns på arbetstagaren (anställningsavtal, eventuell rollbeskrivning och relevanta rutiner/riktlinjer).
• Vilken utbildning/introduktion som är genomförd.
• Referat/uppsummeringar från uppföljningsmöten
• Eventuella skriftliga varningar och skriftlig bekräftelse på eventuella muntliga varningar
• Den uppsägningsprocess som är genomförd i enlighet med formkraven i LAS.