Det brådskar att digitalisera HR

På senaste tiden har vi sett ett tydligt skifte i hur företag tänker och pratar om digitalisering av HR. Inte för att digitalisering av HR i sig är något nytt, utan för att många nu har fått upp ögonen för hur viktigt det är. Och att de känner att det börjar bli bråttom.

Två viktiga anledningar

Att detta händer nu beror förmodligen på två saker. Den första, och som gör det särskilt brådskande, var genomförandet av GDPR sommaren 2018.

Med nya regler för personskydd har det blivit tydligare hur hopplöst det är att hantera personaldata i flera olika system, och kanske också delvis manuellt och analogt. Det traditionella sättet att hantera personalinformation och processer gör det närmast omöjligt att uppfylla GDPR-kraven om rätt till insyn, korrigering och radering av den information om de anställda som företaget samlar in och behandlar.

Det andra som gjort att många nu har insett att det brådskar att digitalisera HR-processer och HR-data, det är att man ser att konkurrenterna har tagit steget och nu börjar tjäna på det ekonomiskt.

Ta ett steg tillbaka

En effekt av detta är att många börjar famla och få en lätt panikartad syn på hela problemställningen. De vet inte riktigt i vilken ända de ska börja och vad de ska leta efter.

Vårt råd är att ta ett steg tillbaka och göra en värdering om var i processen man befinner sig. Vad som är mest bråttom och var de största vinsterna finns att hämta.

Förutsatt att företaget inte helt saknar resurser är vårt råd att börja med att få till en bra, användarvänlig och inte minst automatisk lösning för att hantera masterdata. Med det menar vi att system där all data om de anställda som företaget behöver kan skapas och underhållas, och som kan dela informationen vidare till andra system.

Genom att göra detta blir det enklare för dig att leva upp till GDPR-kraven, samtidigt som du säkrar en bra grund att bygga vidare på.

Avskaffa onödiga manuella rutiner

Därefter handlar det om att plocka den lägst hängande frukten.

Om din verksamhet idag jobbar tungrott och manuellt och cheferna lägger mycket tid på administration, så är det här du ska börja.

Genom att digitalisera kan du undvika onödiga papper och tunga manuella- och halvmanuella rutiner. Det kan bland annat handla om processer som semesterplanering, hantering av sjukfrånvaro och medarbetaruppföljning. Genom att effektivisera detta får cheferna dessutom mer tid för sina anställda.

När detta är på plats handlar det om att öka värdeskapandet och att få ut mer av varje anställd. Detta gör du bland annat genom att digitalisera och systematisera kompetens- och medarbetarutveckling.

På det sättet kommer digitaliseringen av HR att bidra till att ni behåller de viktigaste medarbetarna och får den personal ni har att bidra mer.

Men först och främst handlar det om att göra jobbet att analysera var du står och vad som är mest bråttom att genomföra. På det sättet får du ut den effekt du önskar av digitaliseringen och undviker förhastade lösningar som skapar problem i efterhand.