Hemmakontor – hur gör jag med momsen?

Många anställda utför idag större delen av sitt arbete från hemmet. Det har därför kommit många nya frågor kring detta. Hur ska man till exempel hantera moms och skatt på olika kostnader för hemmakontoret?

Kontorsmöbler och inredning till hemmakontoret

För att uppfylla kraven på att anställda ska ha en bra arbetsmiljö på sitt hemmakontor kan arbetsgivaren stå för inköp av höj- och sänkbara skrivbord, skrivbordslampor samt ergonomiska kontorsstolar. Enligt Skatteverket och Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) träffas denna typ av inköp normalt av avdragsförbudet för stadigvarande bostad, när det gäller moms. Även inköp av andra möbler och inredning torde omfattas av avdragsförbudet (bokhyllor, hurtsar, byråer, mattor m m).

I HFD 2023 ref 31 konstaterades att skrivbord och skrivbordslampor är vanligt förekommande i bostäder och kan användas även för privat bruk. Mot bakgrund av att avdragsförbudet är en schablonregel – som även träffar ingående moms för inventarier som hänför sig till bostaden – ansåg HFD att avdragsförbudet för stadigvarande bostad var tillämpligt. Arbetsgivaren hade därmed inte rätt till avdrag för momsen vid inköp av den aktuella kontorsutrustningen

HFD tryckte på att hemmakontoren i detta fall inte var avskilt från bostadsdelen. Om hemmakontoret är avskilt från bostaden finns en möjlighet att få avdrag för moms på kontorsmöblerna.

Avdragsförbudet har t.ex. inte ansetts tillämpligt på en del av en bostadsbyggnad som har använts som kontor i den bedrivna verksamheten. Detta under förutsättning att denna del är helt avskild från byggnaden i övrigt (se RÅ 2003 ref 100 I och II). Kontoret bör då ha en egen ingång och inte vara direkt åtkomlig från övriga bostaden.

Datorer, plattor, skärmar, mobiler och headset

Arbetsgivaren kan också köpa bärbara datorer, dataskärmar, ipads, skrivare, headset och mobiltelefoner med mera, som är väsentliga för att den anställde ska kunna utföra sitt arbete hemifrån. Detta ses ofta som skattefria arbetsredskap för den anställde. Det gäller om arbetsgivaren står för inköpen (även via utlägg) och är ägare till egendomen.

Sådan utrustning är inte typiskt kopplat till boendet, utan är istället helt kopplat till den anställdes arbete för verksamheten. Momsen torde därför vara avdragsgill vid dessa inköp. Notera att vid inköp över 4.000 kr (inkl moms) ska fakturan i dessa fall vara utställd i företagets namn. Detta eftersom momskraven på en fullständig faktura då måste vara uppfyllda. 

Se upp med rena bidrag för att de anställda ska göra sina egna inköp av olika utrusning. Det finns en risk att sådana bidrag kommer att betraktas som skattepliktig lön utan rätt till momsavdrag.

Bredband och mobiltelefonabonnemang

Skatteverket har ändrat sin tidigare uppfattning om anställdas fria bredband i bostaden. Bredbandsuppkopplingar finns numera i de allra flesta hem. Sådana kostnader är – i grunden – privata levnadskostnader.

Enligt Skatteverket är därför fria löpande abonnemangsavgifter för bredband i bostaden normalt skattepliktiga. Momsen torde därför normalt inte vara avdragsgill vid installation av bredband i hemmet.

Endast i undantagsfall kan – enligt Skatteverket – kostnaden för ett bredband uppfylla förutsättningarna för att utgöra ett arbetsredskap och därmed vara skattefri.

En sådan situation är att arbetsgivare – skattefritt – torde kunna stå för uppgraderingen av en anställds privata bredband när detta behövs i och för den anställdes tjänst.

Kostnaden för själva uppgradering bör kunna betraktas som ett skattefritt arbetsredskap. I de fall bredbandsabonnemanget kan ses som ett skattefria arbetsredskap är momsen normalt avdragsgill.

Ibland väljer man att den anställde tecknar ett eget privatabonnemang, eftersom detta ofta är betydligt billigare. Arbetsgivaren ersätter sedan den anställde för detta. I så fall har arbetsgivaren inte rätt till avdrag för momsen.

Detta eftersom det är den anställde som är betalningsansvarig för abonnemanget. Ersättningar från arbetsgivare till anställda för egna bredband är skattepliktiga som lön (inkl moms).

Hyresersättning för kontorsrum

Om arbetsgivaren ersätter den anställde för att man hyr ett rum i den anställdes bostad kan detta ses som en hyresersättning som beskattas i inkomstslaget kapital. Då måste det vara fråga om marknadsmässig hyra, det måste finnas ett behov av lokalen och det måste finnas ett hyresavtal.

Det kan normalt inte bli någon moms på hyra av kontorslokal i en bostad (uthyrning av fastighet är normalt momsfritt).

Fri fika och frukt på hemmakontoret

Anställda kan få skattefria personalvårdsförmåner, som till exempel kaffe, te, fralla, bulle och frukt. Skatteverket anser att sådana personalvårdsförmåner måste tillhandahållas på den ordinarie arbetsplatsen för att vara skattefria. Fri fika och frukt på hemmakontoret torde därför vara skattepliktig. Då torde inte heller momsen vara avdragsgill.

Den anställde blir i så fall beskattad för värdet av förmånen inklusive moms.

Digitala konferenser, möten och personalfester

Det förekommer att företag anordnar konferenser och möten där vissa anställda deltar på distans via digital uppkoppling. De som arbetar hemma kan då få en lunch – t.ex. via catering eller egna utlägg – där maten äts samtidigt med de andra anställda.

Normalt är måltider under heldagskonferenser (gemensamma arrangemang) skattefria för de anställda och avdragsgilla för företaget. Då är också momsen avdragsgill. 

Måltider vid interna informationsmöten – som inte hålls för ofta – är normalt också skattefria för de anställda. Här får man dock inte avdrag för kostnaden vid inkomstbeskattningen (ej avdragsgill intern representation), men man får avdrag för momsen på ett underlag om max 300 kr (exkl moms).

Måltider vid personalfester är inte heller avdragsgilla vid inkomstbeskattningen. Måltiderna är dock normalt skattefria för de anställda. Även här är momsen avdragsgill för måltider på ett underlag om max 300 kr (exkl moms), under max 2 personalfester per år.

Frågan är om måltider vid interna konferenser, informationsmöten och personalfester är skattefria även för de anställda som får måltiden vid sina hemmakontor? Är det någon skillnad på digitala möten/personalfester och möten/personalfester som görs på en gemensam plats?

Enligt Skatteverket handlar det inte om gemensamma måltidsarrangemang om de anställda – vid ett digitalt möte m m – äter maten från sitt hemmakontor. De anställda ska därför – enligt Skatteverket – beskattas för måltiderna (122 kr per person under 2025). Då torde inte heller momsen vara avdragsgill.