Hemmakontor – hur gör jag med momsen?

Det finns många olika frågor om hur man ska hantera skatt, moms och arbetsmiljöfrågor när anställda jobbar hemifrån. Håkan Larsson tar här upp olika frågor kring hur momsen ska hanteras för hemmakontoret.
Håkan Larsson, Momsexpert
schedule den 3 mars 2021

Många frågor om hemmakontor har ställts på sin spets under Corona-pandemin. Hur ska man till exempel hantera momsen på olika kostnader för hemmakontoret?

Kontorsmöbler och inredning till hemmakontoret

För att uppfylla kraven på att anställda ska ha en bra arbetsmiljö på sitt hemmakontor kan arbetsgivaren stå för inköp av höj- och sänkbara skrivbord, skrivbordslampor samt ergonomiska kontorsstolar. Enligt Skatteverket träffas denna typ av inköp normalt av avdragsförbudet för stadigvarande bostad.

Avdragsförbudet gäller dock inte när du köper in kontorsutrustning som de anställda endast tillfälligt ska använda för hemarbete under pandemin. Kontorsutrustningen kan nämligen inte anses höra till den anställdas bostad om avsikten med inköpet är att den ska användas i arbetsgivarens verksamhetslokaler efter pandemin. I dessa fall kan du alltså ha rätt till avdrag för momsen på inköpet. Avdragsrätten gäller bara om du gjort inköpet i en verksamhet som du redovisar moms för (se Skatteverkets Momsfrågor till följd av corona).

Arbetsgivaren ska även stå som ägare till utrustningen. Om arbetsgivaren betalar ut en schablonersättning för att de anställda ska göra inköp av egen kontorsutrustning betraktas detta normalt som lön.

Företaget borde även – enligt vår bedömning – ha rätt till avdrag för moms om företaget tillfälligt hyr kontorsmöbler under pandemin.

Att man normalt inte har rätt till avdrag för moms (dvs vid inköp och hyra under perioder före och efter pandemin) torde stå i strid med EU:s grundläggande princip om att momsen ska vara avdragsgill om kostnaden är direkt kopplad till företagets momspliktiga verksamhet. Momsen ska inte bli en kostnad i ett sådant fall.

Det borde därför - enligt vår bedömning - finnas ett utrymme att få avdrag för moms även efter pandemin. I så fall bör ett sådan avdrag på kontorsutrustning till hemmakontor yrkas öppet – t.ex. i en bilaga till momsdeklarationen.

Datorer, plattor, skärmar, mobiltelefoner och headset

Arbetsgivaren kan också köpa bärbara datorer, dataskärmar, I-pads, headset och mobiltelefoner med mera, som är väsentliga för att den anställde ska kunna utföra sitt arbete hemifrån. Detta ses normalt som skattefria arbetsredskap för den anställde. Detta gäller om arbetsgivaren står för inköpen (även via utlägg) och är ägare till egendomen.

Sådan utrustningen är inte typiskt kopplat till boendet, utan är istället helt kopplat till den anställdes arbete för verksamheten. Momsen torde därför vara avdragsgill vid dessa inköp. Notera att vid inköp över 4.000 kr (inkl moms) ska fakturan här vara utställd i företagets namn.

Se dock upp med rena bidrag för att de anställda ska göra sina egna inköp av olika utrusning. Det finns en risk att sådana bidrag kommer att betraktas som skattepliktig lön utan rätt till momsavdrag.

Bredband och mobiltelefonabonnemang

Om arbetsgivaren tecknar telefon- och/eller bredbandsabonnemang – som ska användas för den anställdes arbete – kan detta ofta ses som skattefria arbetsredskap där momsen är avdragsgill. Det gäller om abonnemanget är väsentligt för den anställdes arbete och sker mot en fast avgift. Arbetsgivaren ska också vara betalningsansvarigt för abonnemanget.

Ibland väljer man att den anställde tecknar ett eget privatabonnemang, eftersom detta ofta är betydligt billigare. Arbetsgivaren ersätter sedan den anställde för detta. I så fall har arbetsgivaren inte avdrag för momsen. Detta eftersom det är den anställde som är betalningsansvarig för abonnemanget. Det finns också en risk att den anställde blir beskattad för en sådan ersättning som lön (inklusive momsen).

Hyresersättning för kontorsrum

Om arbetsgivaren ersätter den anställde för att man hyr ett rum i den anställdes bostad kan detta ses som en hyresersättning som beskattas i inkomstslaget kapital. Då måste det vara fråga om marknadsmässig hyra, det måste finnas ett behov av lokalen och det måste finnas ett hyresavtal.

Det kan normalt inte bli någon moms på hyra av kontorslokal i en bostad (uthyrning av fastighet är normalt momsfritt).

Fri fika och frukt på hemmakontoret

Anställda kan få skattefria personalvårdsförmåner, som till exempel kaffe, te, fralla, bulle och frukt. Skatteverket anser att sådana personalvårdsförmåner måste tillhandahållas på den ordinarie arbetsplatsen för att vara skattefria. Fri fika och frukt på hemmakontoret torde därför vara skattepliktig. Då torde inte heller momsen vara avdragsgill.

Den anställde blir i så fall beskattad för värdet av förmånen inklusive moms.

Måltider vid digitala konferenser och möten

Anställda kan få skattefria personalvårdsförmåner, som till exempel kaffe, te, fralla, bulle och frukt. Skatteverket anser att sådana personalvårdsförmåner måste tillhandahållas på den ordinarie arbetsplatsen för att vara skattefria. Fri fika och frukt på hemmakontoret torde därför vara skattepliktig. Då torde inte heller momsen vara avdragsgill.

Den anställde blir i så fall beskattad för värdet av förmånen inklusive moms.

Digitala konferenser, möten och personalfester

Företag anordnar idag ibland konferenser och möten där vissa anställda (eller alla) deltar på distans via digital uppkoppling. De som arbetar hemma kan då få en lunch – t.ex. via catering eller egna utlägg – där maten äts samtidigt med de andra anställda. Några äter då lunchen i en konferenslokal och andra äter lunchen hemifrån med uppkoppling, så att man har kontakt och har lunchdiskussioner.

Normalt är måltider under heldagskonferenser (gemensamma arrangemang) skattefria för de anställda och avdragsgilla för företaget. Då är också momsen avdragsgill.

Måltider vid interna informationsmöten – som inte hålls för ofta – är normalt också skattefria för de anställda. Här får man dock inte avdrag för kostnaden vid inkomstbeskattningen (ej avdragsgill intern representation), men man får avdrag för momsen på ett underlag om max 300 kr (exkl moms).

Måltider vid personalfester är inte heller avdragsgilla vid inkomstbeskattningen. Måltiderna är dock normalt skattefria för de anställda. Även här är momsen avdragsgill för måltider på ett underlag om max 300 kr (exkl moms), under max 2 personalfester per år.

Frågan är om måltider vid interna konferenser, informationsmöten och personalfester är skattefria även för de anställda som får måltiden vid sina hemmakontor? Är det någon skillnad på digitala möten/personalfester och möten/personalfester som görs live?

Vår uppfattning är att om måltiderna äts tillsammans (med uppkoppling) och samtidigt – borde man kunna anse att de äts under ett gemensamt arrangemang och därmed vara skattefria. Då borde man också få avdrag för momsen - enligt de regler som gäller normalt.

Skatteverket har dock en annan uppfattning. Enligt Skatteverket handlar det inte om gemensamma måltidsarrangemang om de anställda - vid ett digitalt möte m m - äter maten från sitt hemmakontor. De anställda ska därför – enligt Skatteverket – beskattas för måltiderna (100 kr per person under 2021). I så fall torde inte heller momsen vara avdragsgill.

Det hade varit intressant att se frågorna ovan prövade av domstol.

Lär dig mer på samma ämne!

På kursen Stora Momsdagen 2021 kommer vi att ta upp många olika momsfrågor som blivit aktuella i samband med coronapandemin.

Den 15 april kan du också delta på kursen Hemmakontor – arbetsmiljö och skatteregler och få koll på vad du ska tänka på när det gäller arbetsmiljö (HR-frågor) och skatt för just hemmakontor.

Temasida: Distansarbete och hemarbete

När allt fler medarbetare arbetar hemifrån ställs verksamheter inför helt nya frågor: Vem ansvarar för arbetsmiljön? Vilka arbetsredskap kan vi få avdrag för? Vi har samlat innehåll som hjälper dig på vägen!
Gå till temasidan

 

email

Nyhetsbrev

Dela sidan: LinkedIn twitter