HR Masterdata blir allt viktigare

Masterdata inom en organisation delas ofta med många användare och system över hela företaget, vilket kan ge problem när det kommer till kvalitet och säkerhet. För ett företag är masterdata faktiskt en av dess mest värdefulla och verksamhetskritiska data. Förr har personuppgifter framförallt använts till att administrera till exempel löner, mejl och ge olika typer av access. Men, genom att analysera informationen kan HR använda sig av uppgifterna strategiskt för att stärka en organisation, till exempel när det kommer till att behålla kompetens inom organisationen.

Därför ska HR ansvara för HR-masterdata

Tidigare sågs masterdata mest som uppgifter för att administrera löner. Med GDPR kom det ett ökat fokus på integritetsfrågor och datasäkerhet och från det, ett skifte från lönesystem till HRM-system och masterdata. Just HR-masterdata kan ge oss djupa insikter och skapa både kontroll och förutsägbarhet för HR. Genom att analysera masterdata kan vi se kompetenser och möjligheter till utveckling hos medarbetare, och på så sätt kartlägga nyckelpersoner och förebygga kompetenstapp. HR-masterdata är helt enkelt en nyckel till effektiv och kvalitetssäkrad HR men med strikt kontroll på personintegritet.

Samarbeta med IT

När många system ska integreras är det bra att göra en inventering av verksamhetens befintliga digitala system och hur data hanteras. I samband med införandet av GDPR 2018 gjorde många organisationer det, men rutinerna kan behöva ses över för att undvika felhantering av uppgifter. När sedan implementering av ett nytt system för HR-masterdata ska ske, kräver det inte bara testning utan även ett gott samarbete. Sätt upp gemensamma mål om dataintegritet och effektivisering tillsammans med IT. Och utse en person som har det övergripande ansvaret om ni vill lyckas. IT kan fortfarande äga katalogtjänster och behörigheter och ansvara för säkerheten kring autentisering och inloggning. Men HR bör ha ansvar för personalsystemet som är navet för personuppgifter.

Säker HR-masterdata

Välj ett HRM-system som vilar på en säker och modern HR-masterdatamodell där dataintegritet är nyckelordet. Det vill säga en hög säkerhet för att informationen lagras tryggt, att den uppdateras under identitetskontroll och åtkomsthantering och att uppgifterna inte ändras, förloras eller förstörs på något obehörigt sätt. Utöver trygg uppgiftslagring hjälper ett bra HRM-system er att effektivisera processer och säkerställa interna rutiner mellan berörda parter.