Hur ska vi hantera lönerna under korttidsarbete?

Men först och främst är det viktigt att uppmärksamma att det är många olika instanser som påverkar hanteringen och information uppdateras fortfarande. Det innebär att den information som finns idag kan komma att ändras.

Tillväxtverket beslutar och utbetalar stödet vid korttidsarbetet. En avstämning ska även lämnas till Tillväxtverket för att det slutgiltiga stödet ska kunna beräknas.

Samtidigt påverkas den praktiska hanteringen av Försäkringskassans regelverk. Den gäller för ersättningar i form av exempelvis föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning.

Det finns inga lagregler för hur lön ska beräknas. Detta framgår däremot av de flesta kollektivavtal. Alla som omfattas av kollektivavtal bör kontrollera med eventuell arbetsgivarorganisation vad som gäller för löneberäkning i kombination med korttidsarbete. Även företag som inte är bundna av kollektivavtal kan tillämpa de regler för löneberäkning som finns i de olika avtalen.

Kontrollera till sist vilka lösningar som lönesystemsleverantören erbjuder för att hantera detta både i eventuella försystem och i lönesystemet.

Hur gör vi avdraget när korttidsarbetet börjar mitt i en månad? 

Formler för att beräkna lön för del av månad, och även för löneavdrag, finns i de flesta kollektivavtal.

Kontrollera eventuellt gällande kollektivavtal vad som gäller. Om kollektivavtal saknas på arbetsplatsen kan en rimlig hantering vara att göra avdraget med ett kalenderdagsavdrag för perioden med korttidsarbete. 

Exempel

På arbetsplatsen införs korttidsarbete enligt nivå 3 den 16/3.

Mona har en månadslön på 40 000 kr. 

* 40 000 x 12 / 365 = 1 315,10 kr x 7,5% = 98,63 kr/dag

På vilken lön ska vi beräkna ett frånvaroavdrag från april när vi införde korttidsarbete först i maj? 

På arbetsplatsen infördes korttidsarbete från och med 1 maj. Maj månads lön utbetalas innevarande månad med eftersläpande frånvaroavdrag från april. Ska frånvaroavdragen från april månad beräknas på lönen efter avdraget för korttidsarbete eller innan?

Tillväxtverket har ingen information om hur släpande frånvaroavdrag eventuellt kan påverka stödet. Här väntar vi på ett sådant förtydligande.

Vår syn på detta är att den mest rimliga hanteringen är att avdrag och även eventuella tillägg för april månad baseras på den april månads lön. Detta enligt vanliga principer för löneberäkning.

Hur ska föräldraledighet på deltid hanteras för den som deltar i korttidsarbete? 

Till att börja med är det rimligt att ställa frågan om den anställde har för avsikt att fortsätta sin föräldraledighet på deltid. Detta eftersom förutsättningarna ändrades när korttidsarbete infördes på arbetsplatsen. När den anställde ansökte om föräldraledigheten på deltid utgick den från en heltidstjänst.

Enligt Tillväxtverkets information ska arbetstidsminskningen och löneavdraget utgå efter lönesänkningen på grund av föräldraledighet på deltid.

Exempel

Elsa är föräldraledig med 20 % av sin heltidstjänst. Företaget inför korttidsarbete på arbetsplatsen enligt nivå 1. Arbetsgivaren pratar med Elsa som vill fortsätta sin föräldraledighet. Arbetstidsminskningen på grund av korttidsarbete ska göras utifrån de 80 % som hon förväntas arbeta.

Elsas arbetstid minskas med 20 % och hennes deltidslön med 4 %.

Hennes nya arbetstid per vecka blir 25,6 timmar (32 timmar x 80 %). På grund av kombinationen föräldraledighet och korttidsarbete ska hon arbeta 64 % av heltidsmåttet i verksamheten. 

Exempel löneberäkning

* 26 000 = lön efter föräldraledighetsavdrag x 4 % = 1 040 kr

Hur ska vi hantera lönen för anställda som blir sjuka? 

Det finns olika sätt att hantera löneavdraget för anställda som blir sjuka under korttidsarbete.

Sveriges redovisningskonsulter (Srf) rekommenderar i sin branschkod för praktisk lönehantering att karensavdrag och sjukfrånvaroavdrag vid korttidsarbete ska hanteras utifrån den anställdes ordinarie schema.

Den anställda kan endast sjukanmäla sig på en schemalagd dag för arbete och därefter lönebereder arbetsgivaren frånvaron under hela sjukperioden.

Exempel 1

Charles arbetar normalt heltid med 40 timmar per vecka (8 timmar/dag). Företaget inför korttidsarbete enligt nivå 2. Det innebär en arbetstidsminskning med 40 % och en lönesänkning med 6 %. Den nya arbetstiden är 24 timmar per vecka. Arbetstiden är förlagd med 5 h arbete måndag-torsdag och 4 timmars arbete på fredagen. 

Charles blir sjuk en vecka i april. 

* Månadslön x 12 / 52 x veckoarbetstiden
  28 200 x 12 / 52 x 40= 162,70 kr/timma

** 162,70 x 80% = 130,15 kr/timma

*** 130,15 x 40 x 20% = 1 041,23 kr

Ett annat alternativ är att arbetsgivaren utgår från den nya schemaläggningen vid beräkningen av avdrag och sjuklön.

Exempel 2

Charles blir sjuk en vecka i april.

* Månadslön x 12 / 52 x veckoarbetstiden
    28 200 x 12 / 52 x 24 = 271 kr/timma

** 271 x 80% = 217 kr/timma

*** 217 x 24 x 20% = 1 042 kr

Hur ska arbetstiden anpassas när helgdagar infaller under arbetsveckan? 

Under våren infaller ett flertal röda dagar som är arbetsfria i vissa verksamheter med kontorsarbetstider. När en så kallad röd dag infaller under vad som annars är normal arbetstid minskas den ordinarie veckoarbetstiden för alla som är heltidsanställda. För anställda som deltar i korttidsarbete innebär det att veckoarbetstiden minskas under veckor med arbetsfria dagar.

Men att räkna om arbetstiden under en sådan vecka kan vara både opraktiskt och tidskrävande. Det är möjligt att inte göra någon omräkning av arbetstiden varje vecka då det istället jämnar ut sig under en längre period. Läs mer om det här: Korttidsarbete och röda dagar. Det gäller även vid korttidsarbete förutsatt att den arbetade tiden i genomsnitt blir rätt. Har du inte ett servicepaket? Testa gratis för att få tillgång till ännu mer information om korttidsarbete. 

Enligt reglerna om korttidsarbete får arbetstiden varierar vecka från vecka. Det viktiga är att arbetstiden i genomsnitt motsvarar den nivå av arbetstidsförkortning som arbetsgivaren har fått godkänt för.

Nedan följer ett exempel då arbetstiden räknas per vecka:

Under påskveckan är långfredagen arbetsfri, det innebär en veckoarbetstid på 32 timmar enligt ordinarie schema. Korttidsarbete enligt nivå 2 införs på arbetsplatsen med 40 % arbetsminskning.

Ny veckoarbetstid under påskveckan är 19,2 timmar.