Organisationsförändringar

Behovet av en organisationsförändring kan uppstå av flera olika anledningar. Det kan vara förändringar i vår omvärld som leder till förändring i t ex produkt- och tjänsteutbud, behov av att förändra interna ansvarsområden mm.

Vid organisationsförändringar finns lagar som delvis styr processen. Enligt medbestämmandelagen (MBL) har arbetsgivaren en informations- och förhandlingsskyldighet. Arbetsmiljölagstiftningen anger exempelvis att en riskbedömning ska göras innan ändringar genomförs.

Organisationsförändringsprocessen

Organisationsförändringsprocessen kan delas in i tre huvudsakliga steg: 

1. Initiering och förberedelse 
2. Genomförande 
3. Utvärdering

Definiera problembilden

Börja med att definiera problembilden och de nya utmaningar som organisationen står inför.

Viktiga frågor att ställa sig är varför vi gör detta (syfte), vad vi vill uppnå (mål) och hur vi genomför förändringen på bästa sätt. 

Strukturering av ny organisation

Beskriv därefter de viktigaste arbetsuppgifterna och processerna. Fundera på hur en ny organisation kan struktureras för att komma tillrätta med problemområdena. Fokusera i första hand på arbetsuppgifter, funktioner, processer och effektivitet, och inte på personer.

Informationsskyldighet

Arbetsgivarens informationsskyldighet enligt medbestämmandelagen innebär att arbetsgivaren fortlöpande ska hålla de fackliga organisationerna underrättade om hur verksamheten utvecklas produktionsmässigt och ekonomiskt liksom om riktlinjerna för personalpolitiken.

Vid organisationsförändringar bör man därför informera om den planerade organisationsförändringen, dess inriktning och konsekvenser. En mall för en kallelse till informationsmöte enligt MBL 19 § hittar du här.  En mall för protokoll från informationsmöte enligt MBL hittar du här. 

Riskbedömning

Enligt arbetsmiljöverkets föreskrift systematiskt arbetsmiljöarbete (2001:1) ska en riskbedömning göras när ändringar i verksamheten planeras.

Arbetsgivaren ska bedöma om förändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. I riskbedömningen ska anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt.

Utöver den lagstadgade riskbedömningen kan det vara klokt att även göra en riskanalys utifrån andra aspekter såsom exempelvis medarbetarnas motivation och engagemang. Genom att analysera och värdera riskerna samt upprätta en åtgärdsplan kan dessa minimeras. kan du läsa mer om det.

Beslut om ny organisationsstruktur

När den nya organisationsstrukturen är fastställd ska beslut fattas om den nya utformningen. Med detta avses hur den nya organisationsstrukturen är utformad utifrån enheter, avdelningar mm men utan att den är bemannad med personal, d v s en obemannad organisationsstruktur.

Tänk på att om arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal föreligger förhandlingsskyldighet innan beslut fattas om den nya organisationsstrukturen.
Vid större organisationsförändringar kan behov finnas av att fastslå organisationsnivåer med tillhörande antal roller stegvis. Exempelvis kan det finnas behov av att tillsätta högre chefsnivåer före framtagandet av organisationsstrukturen på lägre nivåer. 

Kommunikation

Det är viktigt att den information som går ut är konkret, tydlig och enhetlig. Olika målgrupper har olika intressen i förändringsarbetet och därmed olika behov av information och kommunikation.

Genom att utarbeta en kommunikationsplan som definierar målgrupper, huvudbudskap, kanaler och tidsram säkerställer man att alla målgrupper involveras i rätt tid. Kommunikationen bör skräddarsys till den specifika målgruppen och det bör finnas en tydlig avsändare.

Exempel på områden som bör kommuniceras är: 

• Syfte och mål – varför, vad?

• Tidsplan och aktivitetsplan – när, hur?

• Ansvar och roller – vem, vilka?

Målgrupper som behöver informeras kan vara: 

Bemanning av ny organisation

Bemanning av en ny organisationsstruktur kan ske på olika sätt. Man kan t ex ha ett internt rekryteringsförfarande – där medarbetarna får söka de nya befattningarna – eller en ren inplacering av medarbetarna.

Medarbetare som inte direkt blir berörda av förändringen bör få det klargjort så tidigt som möjligt. Om organisationsförändringen skett stegvis kan man i ett tidigare skede ge information om närmaste chef, organisatorisk tillhörighet mm. 

Vid behov kan kompetenskartläggning behöva genomföras som underlag för matchning av medarbetare mot de olika befattningarna.

Tänk på att arbetsgivaren har förhandlingsskyldighet för de medarbetare där organisationsförändringen kommer att medföra en viktigare förändring av arbets- eller anställningsförhållandena. Detta gäller under förutsättning att de är medlemmar i en facklig organisation. Beslut om bemanning av den nya organisationen får fattas efter att förhandlingsskyldigheten fullgjorts. 

Omplaceringsskyldighet och uppsägning

När alla befattningar är tillsatta kan det vara medarbetare som inte får någon tjänst efter organisationsförändringen. 

Innan en uppsägning på grund av arbetsbrist kan bli aktuellt har arbetsgivaren en omplaceringsskyldighet. Arbetsgivarens omplaceringsskyldighet gäller inom hela arbetsgivarens verksamhet. 

Att säga upp medarbetare är en svår uppgift för chefer. Här finns tips om vad man som chef kan tänka på. Hur avslutet blir och hur processen sköts påverkar – utöver de som sägs upp –  även de medarbetare som blir kvar. Här kan du läsa mer om hur avslutet påverkar arbetsgivarvarumärket. 

Nya team och outplacement  

Efter en omorganisation är det viktigt att nya team får tid och möjligheter att lära känna varandra och att samtliga medarbetare känner trygghet igen efter en tid som kanske präglats av oro och osäkerhet. För de som fått nya roller eller byter avdelningar är det viktigt att tid sätts av för kompetensutveckling och att komma in i sin nya avdelning, s k crossboarding. 

En god personalpolitik är att, genom outplacementinsatser, erbjuda stöd och stöttning för de medarbetare som blir uppsagda.  

Utvärdering

Ungefär ett halvår efter att en organisationsförändring genomförts kan det vara lämpligt att genomföra en utvärdering.

Tips för en lyckad organisationsförändring!

• Se omorganisationen som ett projekt med en tydlig start, styrning och målsättning. Då blir förändringen enklare att genomföra.
• Involvera alltid alla chefer. Att ledningen står bakom den nya organisationen är en viktig framgångsfaktor. 

• Organisationsförändringar påverkar och engagerar människor. Se därför till att involvera medarbetarna i processen men ta kommando över kommunikationen – se till att rätt budskap når rätt person vid rätt tillfälle.

• För att förändringsarbetet ska bli effektivt och bra så behöver de som leder förändringen förstå hur människor reagerar vid förändringar. Utbilda chefer om detta.

• Bjud in arbetstagarorganisationer i ett tidigt skede. De har ofta god kunskap om organisationen och kan bidra med värdefull information, förslag eller synpunkter. 

• En omorganisation får alltid konsekvenser när det gäller t ex processer och rutiner. Det tar alltid tid att trimma in en ny organisation och att få nya arbetsformer att fungera i praktiken. Ta detta i beräkning redan från början.