Rekrytering

Det finns inga lagregler för hur en rekryteringsprocess ska gå till. Med undantag av begränsningar enligt lagen om anställningsskydd (LAS) kring företrädesrätt samt enligt reglerna i diskrimineringslagen har arbetsgivare i privat sektor i princip fri rätt att anställa vem man vill. Inom stat och kommun finns även vissa begränsningar i form av särskilda regler eller speciallagstiftning.
För att uppnå en kvalitetssäkrad och kompetensbaserad rekryteringsprocess bör den dock ske på ett genomtänkt sätt.

Behovsanalys

Om någon slutar kan ibland arbetsgivare ersättningsrekrytera utan större reflektion. Börja därför med att ställa dig frågan om det verkligen finns ett rekryteringsbehov. Kanske kan arbetsuppgifterna fördelas på befintliga anställda? Kanske vissa arbetsuppgifter inte längre behöver utföras alls eller på samma sätt? Här kan du läsa mer om behovsanalys.

Framtagning av kravprofil

När det står klart att det finns ett behov ska en kravprofil tas fram. Företagets mål och strategi ska vara vägledande. Vilka kompetenskrav finns för att företaget ska nå sina mål? Analysera kraven utifrån de resultat som ska uppnås i arbetet. Vilka krav på utbildning och erfarenhet är nödvändiga respektive meriterande? Vilka personliga egenskaper krävs? Här kan du läsa mer om framtagning av kravprofil. 

En rekryteringsprocess är även ett tillfälle att rusta sig inför framtiden. Tänk igenom hur du bedömer att kompetenskraven är om t ex fem år? 

Arbetsrättsliga skyldigheter samt intern kompetensutveckling

Om det finns någon befintlig anställd med ett omplaceringsbehov, företrädesrätt till högre sysselsättningsgrad eller företrädesrätt till återanställning måste detta beaktas. 

Intern kompetensutveckling kan stimuleras om företaget först annonserar ut lediga tjänster internt. Befintliga anställda ges då tillfälle att själva hitta egna utvecklingsmöjligheter.   

I syfte att öka de interna karriärmöjligheterna kan arbetsgivare även exempelvis fastställa en intern rekryteringsordning. Den kan exempelvis innebära att interna sökande ska få tjänsten om de har tillräckliga kvalifikationer. 

Har man som arbetsgivare avsikt att tillsätta tjänsten med interna sökande bör man inte annonsera externt. Det kan finnas sökande som lägger mycket tid på att skriva ansökningshandlingar, gå på intervjuer et c. Det kan ge upphov till stor besvikelse och dåligt intryck för dessa om tjänsten sedan tillsätts internt, vilket kan bidra till ett försämrat arbetsgivarvarumärke.

Annonsutformning och annonseringskanal

Gamla annonser bör inte återanvändas slentrianmässigt. Annonsen ska vara säljande, men måste ändå utformas utifrån kravprofilen. För att attrahera rätt sökande ska annonsen ge en så realistisk bild som möjligt.

Annonsens utformning bör även tänkas igenom utifrån ett likabehandlingsperspektiv. Signalerar den att alla är välkomna att söka oavsett tillhörighet och bakgrund? Här kan du läsa mer om utformning av platsannonser.

Annonseringskanal bör väljas utifrån den målgrupp som efterfrågas. Vid vissa specialistbefattningar ger kanske facktidningar bäst utfall. Genom sociala medier kan annonsen riktas till specifika målgrupper, och är även ett sätt att enklare nå de som inte aktivt söker nytt jobb. Företagets egna hemsida och platsbanken är exempel på kostnadsfria kanaler. 

Arbetsgivaren har dessutom en skyldighet att informera vissa personalgrupper om lediga tillsvidareanställningar och provanställningar. 

Kommunikation

De flesta sökande har stort informationsbehov om rekryteringsprocessen. En bekräftelse på att ansökan är mottagen bidrar till att tillgodose informationsbehovet och ger ett professionellt första intryck. Där bör också framgå när intervjuer beräknas hållas.

Om exempelvis ansökningstiden förlängs eller processen fördröjs är det viktigt att informera också om detta.

Första urval

Det första urvalet ska göras utifrån de uppställda kraven i kravprofilen. Detta är mycket viktigt bl a för att undvika diskriminering. Urvalsprocessen underlättas genom en kandidatförteckning tas fram, d v s en sammanställning över de sökandes kvalifikationer.  

En god idé är att sortera ansökningshandlingarna i takt med att de kommer in. Genom att göra detta löpande får man relativt snabbt en god bild av om kandidater som uppfyller kravprofilen har sökt tjänsten. Man kan i det skedet välja att exempelvis förlänga ansökningstiden alternativt gå ut med annonsen i fler kanaler. 

Anställningsintervju

En eller flera anställningsintervjuer brukar hållas med de sökande som uppfyller kravprofilen. Det är vanligt att kalla flera sökande till en första intervju och därefter gå vidare med ett färre antal sökande i den fortsatta processen. Intervjumallen ska spegla de uppsatta kraven i kravprofilen.
Tänk igenom vilka som ska medverka vid intervjuerna, och klargör era roller i förväg. Samtliga sökande bör ges likartade frågor och behandlas på ett likvärdigt sätt. Arbetsgivare som exempelvis ställer olika frågor till kvinnliga respektive manliga sökande kan göra sig skyldig till diskriminering.

Case/arbetsprov

För att utreda praktisk eller analytisk förmåga samt se hur en sökande tar sig an eller resonerar kring ett problem hen ställs inför, kan ett relevant case eller arbetsprov genomföras. Detta bör likna problemställningar som hen kommer att ställas inför i den aktuella tjänsten.  

Tester

Personlighetstester, kognitiva tester, begåvningstester samt språk- och kunskapstester kan ge värdefull information och utgöra ett viktigt komplement till intervjuer och referenstagning.

Rätt använt kan tester minska risken för diskriminering eller alltför subjektiva bedömningar. Det är dock viktigt att det sker med respekt för den sökandes personliga integritet. De sökande bör också ges möjlighet att få professionell återkoppling på testresultatet.  

Referenstagning 

Referenstagning bör användas i slutskedet av rekryteringsprocessen när valet står mellan högst ett par huvudkandidater. Välj referenser som verkligen sett den sökande i arbete och klargör referenspersonens relation till den sökande. Familj, släktingar och vänner är inte lämpliga referenspersoner. Det kan också ge värdefull information att välja referenser som sett den sökande i flera olika perspektiv –  exempelvis tidigare chef, medarbetare eller kollega.

Av praxis och av etiska skäl bör man inte – utan den sökandes tillåtelse – ta kontakt med personer som inte finns i den sökandes referenslista. Alla sökande ska behandlas med respekt och det kan exempelvis vara väldigt känsligt för kandidaten att hen söker nytt jobb.  

Kontroller

I vissa fall är arbetsgivaren skyldig enligt lag att inför en anställning begära ett utdrag ur polisens belastningsregister, t ex vid anställningar inom skola och förskola.

Det kan också finnas andra situationer när arbetsgivare vill utföra någon form av kontroll av sökande inför en anställning,

Tillsättningsbeslut och anställningsavtal

Den kandidat som slutligen väljs kan behöva viss betänketid innan hen ger slutgiltigt svar. Efter överenskommelse om lön och övriga anställningsvillkor ska anställningsavtalet signeras, och därefter tar onboardingprocessen vid.

Om det är en chefsposition har arbetsgivare, som är bundna av kollektivavtal, förhandlingsskyldighet innan beslut om tillsättning får fattas.  

Besked till övriga samt sparande av handlingar

Kandidater som inte erbjuds anställning bör meddelas snarast att tjänsten är tillsatt.
Kandidater som varit på intervju bör kontaktas muntligt för att de ska kunna ges möjlighet att ställa frågor. Många sökande önskar uppriktig feedback på sin prestation under intervjutillfället.

Samtliga ansökningshandlingar bör sparas i två år för eventuella diskrimineringstvister.