Så onboardar vi nya medarbetare

Hur nyanställda blir bemötta är helt avgörande för hur väl de lyckas i sitt jobb. Men hur får man egentligen till en bra onboarding? Det svarar Simployers HR-avdelning på.
Ole Peter GalaasenInnholdsprodusent
onsdag 8 juni 2022
Lästid: 4 Minuter

Rutiner för anställningsprocesser blir allt viktigare för att skapa goda förutsättningar för nyanställda. Samtidigt har onboarding blivit en etablerad term för "best practice" inom rekrytering. Frida Altemyr, Talent Acquisition Manager på Simployer, har lång erfarenhet av HR och rekrytering och berättar här om sina erfarenheter som nyanställd på Simployer.

– Jag har arbetat med HR i flera år, men det här var första gången jag har haft möjlighet att aktivt bidra i min egen onboardingprocess. Redan innan jag började den nya tjänsten ringde min chef för att förstå hur jag lär mig bäst. Detta gjorde det möjligt för henne att lägga upp en upplärningsplan som var anpassad efter mina behov från första arbetsdagen. Jag upplevde hela processen som väldigt inkluderande redan från start, säger Frida.

Få använding för medarbetarens fulla potential

Bra onboarding handlar bland annat om att underlätta den nyanställdes behov på den nya arbetsplatsen.

– För mig kändes det väldigt bra att Simployer ställde direkta frågor om hur jag lär mig bäst. Under min HR-karriär har jag aldrig upplevt ett liknande förhållningssätt, en "win-win" för både arbetsgivare och anställd. Det gjorde att jag kunde använda min fulla potential mycket snabbare på jobbet.

Frida berättar att hon innan sin första arbetsdag fick veta vilken onboarding-plan hon skulle följa.

– Planen var upplagd efter vad jag tidigare sagt var viktigt för mig, bland annat önskan att snabbt få vara med. Ingen kan allt från dag ett och det var viktigt för mig att få möjligheten att lära känna varandra, engagera sig och att kunna lyssna och lära mig första gången.

Tät uppföljning med mentor

För henne var det viktigt att ha tillgång till en mentor som kunde svara på frågor om den nya arbetsplatsen.

– Jag blev tilldelad en egen mentor, med samma tjänst som jag i ett annat land, som jag kunde ställa frågor till. Jag tyckte att det var lugnande att lätt kunna kontakta henne när det behövdes. Detta fick mig att känna mig uppskattad från första arbetsdagen och genuint välkomnad med öppna armar.

– Som nyanställd vet man inte hur man bäst samarbetar över avdelningarna, om det finns en specifik klädkod, eller var matsalen finns. Detta kan verka som små bagateller för en arbetsgivare, men kan upplevas som stora frågor när man är ny. Mentorn var bra att ha för att svara på de här frågorna, säger hon.

Förutom sin egen mentor hade hon även veckovisa uppföljningsmöten med sin nya chef.

– Efter att ha lärt känna organisationen fick jag en grundlig introduktion till olika arbetsuppgifter och processer. Det har alltid funnits en låg tröskel för att kontakta närmaste chef eller kollegor för att klargöra hur uppgifter löses i praktiken. Kort sagt, jag trivs väldigt bra i min nya roll och med min nya arbetsgivare, säger hon.

Frida berättar att hon har haft flera arbetsgivare under sin karriär och att onboarding inte alltid har varit lika bra.

– Jag har haft arbetsgivare som bara gett mig en timmes utbildning, och efter det fick jag lära mig det mesta själv. Detta skapar osäkerhet och leder till att längre tid går åt till att bli bekväm i positionen. Bra onboarding är en förutsättning för att den nyanställde ska trivas och lyckas i rollen, men också för att minska omsättningen, säger hon.

Vikten av bra relationer

Efter bara ett par månader på Simployer kände Frida sig bekväm och trygg i sin nya tjänst.

– Jag tror trygghet på arbetsplatsen uppstår när man skaffat sig grundkunskaperna och etablerat nära relationer med omgivningen. På Simployer har ledarna varit bra stöttepelare och skapat bra förutsättning för mig att lyckas. Dessutom har jag ett team med kollegor som vill mitt bästa. Denna kombination har skapat en trygg ram för mig i min nya roll.

Hon menar att välmående på arbetsplatsen handlar om professionell kompetens och utveckling, men också till stor del om kulturell förståelse.

– Även om jag har rätt kompetens för att utföra jobbet finns det många informella kulturaspekter som man kanske inte tänker på när man byter jobb. Det blir då viktigt att fråga vad de är så att du snabbare kan förstå både de skrivna och oskrivna reglerna på din nya arbetsplats. Detta hjälper dig att snabbare hitta din plats i rollen.

Frida har sett hur en ny generation arbetare har olika förväntningar på arbetsplatsen.

– Preboarding är viktigt för att skapa engagemang från att kandidaten skriver på kontraktet fram till första arbetsdagen. Nyanställda förväntar sig idag närmare uppföljning innan de börjar sitt nya jobb. Jag tror att preboarding är en unik möjlighet att bygga upp en bra relation, samt att tydliggöra förväntningar på den nya rollen. Jag rekommenderar att dela relevanta dokument och underlätta det individuella lärandet i god tid före start, säger hon.

Bjud in till dialog

Hon understryker att arbetsgivaren måste avsätta tid för att i större utsträckning förstå den nyanställdes behov av lärande och inkludering genom att bjuda in till dialog strax efter att anställningsavtalet är undertecknat.

– Som arbetsgivare har vi inte alla svar på vad som är bäst för individen. Vi måste därför föra en dialog om detta och tydliggöra preferenser för lärande och inkludering. En bra onboardingprocess startar redan när den nyanställde har skrivit på anställningsavtalet.

– Mitt råd är därför att ha en löpande dialog med den nyanställde innan startdatumet, bjuda in till sociala möten, dela dokument så att de kan läsa upp dem, skicka bilder från till exempel avdelningsmöten och berätta att du är ser fram emot det. Se till att hålla uppe motivationen och engagemanget hos den nyanställde i tiden mellan undertecknande av anställningsavtalet och startdatum, avslutar Frida.

Dela sidan: