Smidigt flöde i det digitala ekosystemet

Exempel på bättre arbetsprocesser

Visst är det skönt att deklarationen kommer färdigifylld och vi slipper arbetet med de gamla blanketterna? Den här förenklingen kan vi tacka ett väl fungerande datautbyte mellan dem som äger datan och Skatteverket.

Den offentliga sektorn har dock andra system som inte kommunicerar lika bra med varandra. Gång på gång måste vi inkomma med information som vi redan har lämnat. Det finns en förklaring – det är svårt att samordna vårdinrättningar, kommuner och myndigheter.

IT och HR på ditt företag är kanske olika avdelningar med olika mål och uppgifter. Men när det kommer till system som skall stötta personalhanteringen måste man samarbeta. Är det IT som har det övergripande ansvaret i inköpsprocesserna av nya system? I så fall är det viktigt att HR också engagerar sig, inte minst i frågan om vilken masterdata som ska läggas in och var. Konsekvenserna av en begränsad återanvändning av data kan nämligen leda till dåligt intryck och frustrerade medarbetare.

Inte alltför sällan väljer anställda att variera sina användarnamn och lösenord i olika system. IT löser ofta detta genom att införa "Single Sign On" – samma inloggning överallt. Många företag missar dock att synkronisera detta med uppläggning eller borttagning av anställda i personalsystemet. Hanteringen innehåller oftast manuella rutiner och den blir ofta senfärdig. Det är inte ovanligt att nyanställda inte får den tillgång de behöver. Ändå värre är att personer som slutar sällan förlorar tillgången till sin inloggning när anställningen upphör.

A och O för en smidig onboarding och offboarding är ett effektivt dataflöde. Här är några exempel på varför: 

Onboarding – en nyanställd medarbetare som nyligen blev förälder

Medarbetaren upplevde krångel med ansökan om föräldrapenning och förskoleplats hos kommunen. Du vill väl att medarbetaren ska uppleva ditt företag lika smidigt som det var med deklarationen hellre än den tungrodda proceduren kring föräldrapenningen? Kontroll över masterdata ger den nya medarbetaren ett bättre första intryck. Som nyanställd vill du ogärna hamna i en miljö med dubbelrapportering och osynkroniserad data. Användarkonton, arbetsutrustning och lön måste hamna rätt direkt. Och det gör de när avdelningarna i god tid har fått information om startdatum och andra förutsättningar från HR-systemet.

Offboarding – en anställd som har slutat för att jobba hos en konkurrent

En medarbetare säger upp sig, men ska jobba kvar under uppsägningstiden innan personen börjar ett nytt jobb i samma bransch. Sista dagen skickar HR ett besked om detta i ärendehanteringssystem till IT. Men informationen drunknar i flödet av andra supportärenden och det dröjer innan den före detta medarbetarens åtkomst i systemet tas bort. Under tiden har personen tillgång till systemen, trots att han eller hon nu jobbar för en konkurrent.

Det är dags att låta informationsflödet mellan HR och IT gå automatiskt, om du inte redan har infört det. IT äger fortsatt katalogtjänster och behörigheter (till exempel Active Directory) och kan styra säkerheten kring autentisering och inloggning, men uppläggning och deaktivering av användare bör ske i personalsystemet, som är navet för personuppgifter.

Tekniskt fundament

Ett digitalt ekosystem består av flera olika system där alla relaterar till varandra genom att dela data. Några fungerar som ”master” medan andra är så kallade ”slavar”. Ett digitalt ekosystem består av samtliga dataflöden hos ett företag och kan bestå av flera masters och slavar, som arbetar med olika typer av data utöver HR-data, såsom kunddata, ekonomisk data och produktdata.

Ett mastersystem blir ett nav som innehåller data från andra system. De andra systemen kallas alltså slavar: de kan läsa data, men inte upprätta, ändra eller radera den. För full integrering i verksamheten måste HR-systemet kunna vara både master och slav.

Dataintegritet

Inom temat HR-masterdata delar vi in dataintegritet i två kategorier, den formella och den tekniska:

• Den formella handlar om revisioner, standards, dokumentation samt stöd för GDPR- och olika processer inom HR-masterdata.
• Den tekniska handlar om kryptering, identitetshantering, tillgångskontroll (IAM / AD), REST API:er, säkra dataflöden och moderna dataintegrationer – länken mellan system i företagets digitala ekosystem, där HR-systemet ingår.

3 steg för att kartlägga ekosystemet

Det är en bra idé att kartlägga företagets digitala ekosystem. Många gjorde detta i samband med införandet av GDPR 2018. Men utan en grundläggande förändring av rutinerna elimineras inte riskerna. Dessutom kan arbetet med att upprätthålla rutiner och dokumentation, behöva göras om.

1) Identifiera arbetsflödet/processer

Arbetsflöden skapar dataflöden. Därför bör fokus i första hand ligga på arbetsflöden (processer). Vem ansvarar för vad? Vilka uppgifter görs i de olika processerna, till exempel vid anställdas onboarding och offboarding, tidsregistrering, sjukfrånvaro och semesteransökningar?

2) Identifiera system

Ta reda på vilka system som använder sig av eller är beroende av olika personuppgifter. Ofta är det fler än man tror, och det är viktigt att kartlägga vilka arbetsuppgifter de stöder och vilka roller de spelar i ekosystemet.

3) Identifiera dataflöden

Vilken data ska flöda, när och till vilka system? Ta de processer som identifierades i steg 1 och ta reda på vilka data som flödar var. Ett exempel: Processen med onboarding av en nyanställd innehåller personupplysningar, anställningsuppgifter, bankkontonummer – vilket system är master och vilka är slavar?

Små och stora företag

Fördelarna med HR-masterdata märks varje gång information ska uppdateras – oavsett om ni är ett stort eller litet företag. Ett sätt att minska riskerna vid införandet av HR-masterdata är att låta några system arbeta i silos, för att sedan koppla på dem i en senare fas.