Den här artikeln är publicerad för mer än ett år sedan
Var uppmärksam på att lagar och regler ändras med jämna mellanrum. För att vara säker på att du alltid har korrekt och uppdaterad information tillgänglig rekommenderar vi att du abonnerar på något av våra Expertstöd. Jag vill ta steget mot en enklare arbetsvardag!
Underpresterande medarbetare är dessutom tidskrävande för ledaren, och på sikt påverkar det organisationens effektivitet, resultat, kultur och engagemang på ett negativt sätt. Detta kan i sin tur leda till försämrade kundrelationer, lägre servicenivå, försämrad försäljning och lägre kvalitet, vilket ger sämre ekonomiskt resultat.
Att chefer och ledare blir tvingade att lägga merparten av sin tid på de sämst presterande medarbetarna går också ut över de som presterar väl, då dessa får mindre av chefens tid och feedback. Det är också vanligt förekommande att det införs strängare regler och ökad kontroll för samtliga medarbetare, även om det egentligen bara är enskilda medarbetare man vill ”komma åt”. Detta kan då lätt uppfattas som orättvist och som ett uttryck för bristande tillit.
Agera tidigt med en Performance Improvement Plan
När en anställd presterar under den nivå som krävs är det viktigt med ett tidigt agerande. För att kunna fånga upp förändringar i prestationsnivå och beteende tillräckligt tidigt, är det viktigt att ledaren känner sina medarbetare väl; vet vad de kan, vad de gör och hur det har det. Det är viktigt att hitta de bakomliggande orsakerna och att tidigt upprätta en handlingsplan, eller som vi oftast kallar det; en PIP – Performance Improvement Plan. En PIP ska innehålla samma information som en varning och vissa föredrar att kalla det så.
Vad ska en PIP innehålla?
En PIP måste anpassas efter ärendet som sådant. Den ska i normalfallet innehålla:
- bakgrund till utebliven prestation
- ansvar, krav och förväntningar på rollen
- redogörelse av brister
- plan för förbättring av arbetsprestation/andra brister
- arbetsgivarens medverkan
- uppföljning
- information om att den anställde riskerar sin anställning om PIP:en inte följs
Bakomliggande orsaker
Skälen till att anställda underpresterar kan vara flera och sammansatta. Oavsett det grundar sig i oklara eller orealistiska förväntningar, bristande upplärning, otydliga mål eller om det är orsaker av mer personlig karaktär som exempelvis separation, missbruk eller psykisk ohälsa, så är det viktigt att ledare tar tag i det innan det går för långt, och kanske slutar med sjukfrånvaro eller uppsägning.
Låga prestationer skylls ofta på närmaste chef. Skäl kan uppges som exempelvis att chefen är frånvarande, är otydlig inte har tillräcklig kompetens att ta tag i problem eller rent generellt gör att medarbetarna blir omotiverade. Samtidigt finns det vissa chefer som fortfarande tror att en auktoritär eller hotfull ledarstil kan skrämma medarbetarna till bättre prestationer, trots att all forskning visar på motsatsen. En hotfull och auktoritär ledarstil skapar bara osäkerhet, sämre prestationer, lägre lojalitet och högre sjukfrånvaro.
Vad främjar goda prestationer?
Forskningen är entydig när det gäller vad som främjar goda prestationer; inre motivation. Medarbetare som har en hög inre motivation gör färre misstag, är mer fokuserade, levererar bättre kvalitet, känner högre lojalitet, har lägre sjukfrånvaro och upplever mindre stress. Möjligheten att bestämma över och påverka sitt egna arbete är en faktor som främjar den inre motivationen. En ledarstil som främjar autonomi, har låg grad av detaljstyrning samt en god arbetsmiljö främjar den inre motivationen. En kultur som kännetecknas av ett gott samarbete, kompetensutbyte och där medarbetarna känner trygghet och att de har mandat ger bättre arbetsprestationer och högre engagemang.
Vad ska man göra när det börjar svikta?
När en medarbetares prestationer börjar svikta måste du som ledare ha två tankar i huvudet samtidigt. Du ska givetvis göra allt för att få medarbetaren att komma på banan igen men du ska också börja dokumentera det som sker. Som ledare finns det många sätt att hjälpa medarbetarna till bättre prestationer, och i de flesta fall åstadkommer man en förbättring. Samtidigt kan det finnas fall där det inte lyckas, och det kanske slutar i en uppsägning. Därför är det viktigt att dokumentera allt som görs under resans gång. Exempel på insatser kan vara kompetensutveckling i olika former, samtalsstöd eller tillfällig omfördelning av arbetsuppgifter.
Återkoppla och tydliggör krav och förväntningar
En väsentlig faktor är den dagliga återkopplingen till och uppföljningen av medarbetaren. Här kan du som ledare direkt ta tag i och försöka korrigera beteendet. Det är viktigt att ta det svåra samtalet tidigt, och ge en eventuell muntlig tillsägelse om det är nödvändigt.
Tydliggör kraven och förväntningarna du har på medarbetaren, och säkerställ att medarbetaren verkligen har förstått vad som förväntas av honom/henne. Rollbeskrivning, ansvarsområde och mandat måste vara tydligt definierat, och medarbetaren bör följas upp avseende de satta målen.Om ingen förbättring sker eller om medarbetaren inte ändrar sitt beteende kan det leda till att man måste ge skriftlig erinran och/eller varning eller att man till slut måste inleda en process som slutligen leder till att medarbetaren sägs upp på grund av personliga skäl.
För dig Som HR är det viktigt att Klargör för chefen från början att det kommer att krävas tid och engagemang från chefens sida under processens gång. Poängtera att det är chefens ansvar med kontinuerliga avstämningar och att det är chefen som ska vara den drivande i processen, men att du som HR kan vara ett stöd i detta. Avstämningarna ska dokumenteras och gärna kommuniceras med den anställde så att båda parter är överens om vad som sagts etcetera. Ibland kan det vara ett bra sätt att åskådliggöra i PIP:en hur förbättringar sker genom ett ”trafikljus”; rött, gult och grönt. Då kan man se under PIP:en vilka förbättringar som förhoppningsvis görs.
Utebliven prestation – vad krävs för uppsägning?
Avsikten med en PIP ska naturligtvis vara att den anställde har förstått allvaret och förbättrar sig så mycket att alla är nöjda. Om så inte är fallet kan det vara möjligt att saklig grund för uppsägning föreligger och anställningen kan avslutas. Det är dock viktigt att poängtera att en uppsägning av personliga skäl kräver att bristerna är så allvarliga att ingen annan utväg finns. Det är därför viktigt att ta juridisk hjälp redan inför en PIP och särskilt när den avslutas för en bedömning om saklig grund för uppsägning föreligger eller inte.
Många gånger hamnar man i gränslandet. Den anställde har förbättrat sig en del och tillräckligt mycket för att bolaget inte kan gå vidare med en uppsägning. Detta kan förstås vara frustrerande för en arbetsgivare och leda till att man slutligen väljer ett träffa en överenskommelse med den anställde om att hen ska sluta.
Det är inte lätt att navigera rätt i dessa frågor och det finns inte någon fastställd plan för hur man som arbetsgivare ska agera eftersom det alltid beror på omständigheterna i varje enskilt fall.
Håll dig uppdaterad!
Servicepaket HR är till för dig som arbetar både med praktiska och operativa HR-frågor. I paketet hittar du senaste nytt inom HR-området, webinar för kompetensutveckling, hundratals checklistor, faktabank och support med våra egna HR-experter. Så du får svar när du behöver det. Få tillgång till paketet
Gratis webinar: Kompetensutveckling – nyckeln till ett bra ledarskap
Ett av de viktigaste uppdragen en ledare har är att påverka andra genom utveckling, kulturbyggande och engagemang. Om du som ledare inte finns där för att påverka dina medarbetare, så finns det inget ledarskap. Men hur gör du då för att påverka andra? Och hur hänger det ihop med att bygga en lärande organisation?
