1. Skapa rutiner för positiv feedback
Har ni inte redan rutiner för positiv feedback är det dags att införa det nu. Bara för att ni inte sitter på ett gemensamt ställe behöver ni inte känna er som isolerade öar, istället bör ni skapa ett sammanhang där alla kan känna sig delaktiga och uppskattade. Här spelar till exempel Slack eller Teams-kanaler en viktig roll för att ge varandra positiva kommentarer och tillrop. Uppmärksamma goda beteenden extra mycket både i vardagen och på gemensamma team-möten. Uppmuntra teamet att kommunicera så mycket som möjligt, och hjälp dina medarbetare att strukturera upp sin feedback sinsemellan så att den blir konstruktiv, rätt fokuserad och relevant. Planera också in individuell feedback så att medarbetarna vet att den kommer att bli av, något som också skapar en ram för struktur och förberedelse.
2. Var konstruktiv, specifik och fokusera på beteende
När man inte träffas personligen finns det gott om utrymme för missförstånd och passiv-aggressiva utbyten online. Alltför generell feedback kan uppfattas som ett personligt påhopp – håll en konstruktiv ton, och ge tillräckligt med detaljer för att feedbacken ska kunna ge drivkraft framåt.. Var extra noggrann med att bara fokusera på beteenden i din retorik. Dela gärna med dig av dina egna misstag och erfarenheter det skapar tillit och förtroende.
3. Inled med en kontrollfråga och var empatisk
Det kan vara bra att inleda med en kontrollfråga som till exempel ”Är det okej om jag ger dig lite feedback?” för att säkerställa att medarbetaren är mottaglig, framförallt när du som chef ska ge utvecklande feedback. Medarbetaren kan befinna sig i olika sinnesstämningar som kan vara svåra att läsa av när ni inte träffas personligen så var empatisk och förstående inför det. En av de viktigaste aspekterna av att leda på distans är att förstå att medarbetaren kan känna sig isolerad, ensam och osäker på sin prestation. Just därför är det viktigt med kontinuerlig återkoppling och att du visar förståelse för den ovanliga situationen.
4. Närhet i tid
Förutom att vara konkret i din feedback så är det extra relevant att ge feedbacken nära i tiden. Vänta inte onödigt länge för då tappar feedbacken både relevans och önskad effekt.
5. Öka återkopplingen och summera feedback skriftligen
Summera alltid er feedbacksession i ett mejl. Lista kort vad ni pratat om och vad ni har bestämt ska göras framåt, så att ni båda delar samma bild. Se till att få respons från medarbetaren på mejlet så att du säkerställer att informationen är mottagen.
Bonustips
En användbar modell att ha i åtanke när du ger feedback är den så kallade ”Feedbackstrappan”. Den handlar om de olika sätt som mottagaren kan ta emot din feedback och hur man kan anpassa sin kommunikation för att nå fram på bästa sätt.
