Från administration till affärsnytta

Så hjälpte Simployer Hydac att frigöra tid till rätt saker

Hur många företag har samlat sina handböcker, medarbetarundersökningar och hela processen för lönerevision i ett HR-system? Hydac är ett exempel på att det är möjligt!

– Vi har alltid haft omfattande medarbetarundersökningar, och våra medarbetare har varit lojala och svarat på dem. Men vi tyckte att de tog mycket tid, både att svara på och för ledningen att bearbeta och göra något bra av det. Vi ville göra något modernare, snabbare och enklare. Därför valde vi Simployer &frankly som var enkelt och tilltalande, säger Åsa Brundell, som jobbar med HR på Hydac.

 

Började med pulsmätningar

– I våra pulsar får medarbetarna svara på om vi är på rätt väg, om de känner sig uppskattade, hur de mår, balansen mellan arbete och fritid. Vi använder många av de standardfrågor som &frankly tillhandahåller, berättar Brundell.

Hydac nöjde sig inte med ett pulsmätningsverktyg:

– Vi hade tidigare personalinformation på intranätet och testade också ett annat personalsystem som inte uppdaterades. Vi hittade Simployer, och tog beslut om att börja med Simployers grundmoduler, för då kunde vi utöka med fler moduler efterhand, säger HR-chef Christina Åhlin i Hydac.

Detta har Hydac använt Simployer &frankly till

  • Tre gånger om året frågar de medarbetarna om ledarskap 
  • Tre andra gånger om året fokuserar de på frågor om kultur, samarbete och trivsel 
  • eNPS (Employee Net Promoter Score) – om medarbetarna skulle rekommendera andra att arbeta där 
  • Sporadiska frågor om distansarbete och arbetsmiljö 
  • Ute i teamen: Skräddarsydda pulsar som tas fram av chef för att utvärdera och följa upp specifika projekt
  • Följa insikter i realtid så det går att agera snabbare på resultaten
Simployer är en snygg produkt och det är ett enkelt system att arbeta i. Med Simployer upplever vi att vi blir professionellt bemötta och att de lyssnar, att våra synpunkter tas hänsyn till i produktutvecklingen.
Christina Åhlin HR-chef | Hydac

Samlade allt på ett ställe

– Tidigare hade vi viss personalinformation i lönesystemet och anställningsavtal på papper vilket var väldigt tidskrävande för HR och gjorde verksamheten och cheferna väldigt personberoende av oss. Vår tanke och vårt önskemål var att samla alla personuppgifter om våra anställda på ett säkert ställe. Om vi får frågor skickar vi nu i stället länkar till Simployer, förklarar Brundell. Med Simployer får rätt person tillgång till rätt information, i linje med GDPR.

– Cheferna får aviseringar vid årsdagar, jubileer, vilket är ett exempel på en förbättring, adderar Åhlin, och ler när hon tänker på firandet av en kollegas treårsdag.

Själva lönehanteringen har Hydac valt att outsourca för att frigöra tid att arbeta mer med HR.

Åsa Brundell & Christina Åhlin

Hydac lyfter tre viktiga förbättringar med övergången till Simployer Lönerevision

  1. Minimerar risken för fel
  2. Ökar säkerheten
  3. Sparar tid

– Men vi gör lönerevisionen i Simployer. Cheferna kan se att allt ser bra ut i löneutvecklingen för varje anställd och följa löneprocessens steg ”utan papper”. Det är bättre än det var innan, då vi hade lösenordskyddade Excel-ark och skickade ut olika versioner till olika avdelningar, både före och efter revisionen. Risken att en chef använder fel version av Excel-arket är borta. Det förenklar enormt även för mig, och högsta ledningen är mycket nöjd med slutrapporten som visar hur löneuppgörelsen blev, tycker Åhlin.

Hydac har även digitaliserat sina handböcker hos Simployer. Med handböcker är informationsflödet internt effektiviserat: Cheferna är mer självgående, medarbetarna kan enkelt söka information och allt detta frigör tid från HR som de då kan lägga på mer affärskritiska frågor som utvecklar verksamheten. – Sökfältet är bra. Medarbetare kan enkelt få svar på viktiga frågor så som "Vad gäller vid röda dagar" och "Vad måste jag göra när jag blir sjuk?". Det bästa med handböckerna är att de bygger på lagstiftning, så att vi kan känna oss trygga att våra rutiner, processer och policys följer gällande lagar och regler, tycker HR-chefen.

Hydac har dessutom valt att anpassa gränssnittet i handböckerna på Simployer med företagets logga och röda färg, så att upplevelsen blir relevant och känns igen av medarbetarna.

Gör det lättare med Simployer

&frankly Mät, analysera och agera på aktuell feedback från medarbetare, i riktning mot högt medarbetarengagemang och positiva resultat.
Simployer Personalhandbok med chatbot Få en gemensam översikt över rättigheter, skyldigheter och förmåner i er verksamhet.
Simployer Chefshandbok Ge ledare och chefer stöd i sitt arbete och säkra att medarbetarna behandlas lika i verksamheten.

Om Hydac

Hydac levererar komponenter, system och service inom hydraulik, filtrering, elektrifiering samt kylning. Hydac är en del av en koncern med sina rötter i tyska Saarland. De har cirka 10 000 anställda och en årsomsättning på över 20 miljarder kronor. Hydac har 12 fabriker och verksamhet i över 50 länder. De cirka 80 anställda i Sverige fördelar sig med lite över hälften i Stockholm och resten på flera platser runtom i landet.

Besök Hydac