Papperskvitton och fakturor kan slängas 1 juli 2022?

I dag måste företagen bevara ursprungligt räkenskapsmaterial – till exempel anställdas utläggskvitton – även om räkenskapsinformationen har förts över till annan form. Det kan vara överföring till elektronisk form i form av inskannade kvitton med mera. Det är inte tillåtet att förstöra det ursprungliga materialet före det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Utredningen har föreslagit förenklingar i bokföringslagen, som riktar sig mot alla bokföringsskyldiga företag. Dessutom görs några småjusteringar för mikroföretag (SOU 2021:60)Förslagen gör det lättare för företagen i deras administrativa arbete. Denna typ av lagförslag är vi minsann inte bortskämda med. Så man blir ju väldigt glad när de väl kommer.

Förenklingar i bokföringslagen

Den viktigaste förenklingen i bokföringslagen innebär att ursprungligt räkenskapsmaterial kommer att kunna förstöras om det förts över på rätt sätt. Överföringen ska endast få genomföras om den inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.

Ändringar från och med 1 juli 2022

Dessa förenklingar i bokföringslagen föreslås gälla från och med den 1 juli 2022.

Utredningen övervägde om man skulle ha särskilda övergångsbestämmelser för räkenskapsinformation som redan före 1 juli 2022 kommer att ha överförts från ursprungligt material. Exempelvis pappershandlingar som tidigare skannats in och där företaget idag ska bevara originalen.

Utredningen kunde dock inte se att det skulle finnas något hinder mot att företagen förstör sådana original vid ikraftträdandet, förutsatt att räkenskapsinformationen har förts över på korrekt sätt. Det ansågs angeläget att bestämmelsen ska kunna tillämpas direkt för all räkenskapsinformation.

Stor lättnad för företagen

Att företagen från och med 1 juli 2022 ska kunna förstöra ursprungligt räkenskapsmaterial (till exempel pappersfakturor och kvitton) är en stor administrativ lättnad för företagen. Det är mycket pappersmaterial som idag står och samlar damm i olika lagringsutrymmen, i källare och på vindar. Helt i onödan när materialet går att få tag på i elektronisk form, kan man tycka. Men lättnaden kommer som sagt bara gälla om materialet förts över på ett sådant sätt att det inte riskerar att ändras eller försvinna.

Det blir då allt viktigare att överföringen till elektronisk form görs på ett säkert sätt. Inskanningen får inte bli otydlig eller att någon del av informationen inte förs över. Det blir ju då viktigt att man inte missar en sida eller att man missar en del av sidan när räkenskapsinformationen ändras, exempelvis från pappersfakturor till elektronisk form.

Vad händer nu?

Det är visserligen – än så länge – bara ett utredningsförslag. Denna del av utredningsförslaget är dock väl genomarbetat och ordentligt utrett, bland annat med en internationell jämförelse. Det kommer därför bli en stor besvikelse för många om förslaget inte leder till ett riksdagsbeslut.

Frågan om arkivering i molnet dröjer

En fråga där det tyvärr inte kom något konkret lagförslag var möjligheten att kunna bevara räkenskapsinformation i olika molntjänster. Det är nog en besvikelse för företag med internationell verksamhet. Kravet att räkenskapsmaterialet (till exempel det elektroniska materialet) – som huvudregel ska bevaras i Sverige kommer att utredas vidare.

Utredningen kunde här inte bortse från de invändningar som kommit från brottsbekämpande myndigheter (exempelvis vikten av beslagtagning vid husrannsakan).

Det fanns även andra delar som utredningen – på grund av bristande tid och förutsättningar – inte kunnat gå vidare med, till exempel kraven för mikroföretag på revisionsplikt och upprättande av kontrollbalansräkningar.

Utredningsförslaget har skickats ut på remiss. Sista svarsdag för de olika remissinstanserna är den 1 november 2021. 

Mer info på Skatteträffarna i höst

Missa inte detta och alla andra viktiga nyheter inom skatt och moms på våra Skatteträffar i höst.