Så ska du agera om distansarbetet blir ett problem

Att en medarbetare torkar undan på diskbänken mellan två digitala möten på hemmakontoret kan vara okej, men när de grundläggande reglerna kring kontorstider inte respekteras, kan distansarbete bli ett problem.

– Det kan handla om att en medarbetare exempelvis väljer att gå till frissan mitt på dagen och därmed gör sig otillgänglig för kollegornas frågor under kontorstid, säger Natalia Björkman Szklarska, arbetsrätts- och HR-expert på Simployer.

Sämre prestation

En försämrad arbetsprestation är en annan aspekt som kan få arbetsgivaren att vilja begränsa möjligheten att arbeta hemifrån. Men för att värna relationen är att det är viktigt att man som arbetsgivare är transparent med sina skäl, menar Natalia Björkman Szklarska:

– Som chef kan man säga: ”jag ser behov av att kunna stötta dig i ditt dagliga arbete och för att kunna stärka din prestation behöver jag ha dig på kontoret oftare”. Klargör att det inte handlar om att dra in en förmån, utan att det är kopplat till medarbetarens förmåga att utföra ett gott arbete. Därför menar jag att det viktigt att företag har en tydlig policy kring distansarbete på plats, redan innan problem uppstår.

Stegen före tvång

Om konflikten ändå är ett faktum, ska man tvinga en motsträvig medarbetare tillbaka till kontoret?

– Tvinga är ett hårt ord som jag skulle undvika i det längsta. Börja med att resonera kring arbetsprestationen, presentera en handlingsplan, öka närvaron på kontoret stegvis och var generös om man ser förbättring, säger Natalia Björkman Szklarska och tillägger att det också måste finnas en bortre gräns för tålamodet:

– Blir det inte situationen bättre? Ja, då kan man behöva kräva närvaro.

Regler kring distansarbete

Om distansarbetet är inskrivet i anställningsavtalen måste villkoren omregleras i de fall arbetsgivaren vill börja kräva närvaro på kontoret. Om parterna inte kommer överens om nya villkor och arbetsgivaren ändå vill driva igenom förändringen, sägs anställningen upp för omreglering och frågan ska då förhandlas, oavsett om det finns ett kollektivavtal eller inte.

Handlar det i stället om en ensidig policy – det vill säga att arbetsgivaren har formulerat ett erbjudande om distansarbete till sina arbetstagare – gäller inga övergångsregler och arbetsgivaren kan då ensidigt också ändra till mer närvaro på kontoret.

– Förändringen kan då träda i kraft direkt, även om det kan vara klokt att först klargöra policyn kring distansarbete och erbjuda medarbetaren lite tid att ställa om, säger Natalia Björkman Szklarska.

Tänk framåt

Om det är misskötsel av arbetsuppgifterna som ligger till grund för problemen, gör man som arbetsgivare klokt i att tänka ett steg längre, menar Natalia Björkman Szklarska:

– Det är viktigt att inte sända signalen att det är distansarbetet i sig som är problemet, utan att arbetsuppgifterna inte sköts korrekt. Därför är det bra att förbereda sig inför eventuella arbetsrättsliga åtgärder, som skriftlig erinran eller omplacering, om problemen inte löser sig.

Kort om distansarbete:

• Arbetsgivaren leder och fördelar arbetet i sin verksamhet, och har även rätten att sätta upp regler och policyer för hur och var arbetet ska utföras.
• För att undvika friktioner är det klokt att ha en tydlig policy för distansarbete, som även förklarar arbetsgivarens rätt att tillämpa olika närvarokrav för anställda, eftersom olika arbetsuppgifter har olika förutsättningar.
• Om det är misskötsel av arbetsuppgifterna som ligger till grund för problemen med distansarbetet, gör man som arbetsgivare klokt i att förbereda stödjande åtgärder och eventuella arbetsrättsliga åtgärder.

Missa inte höstens stora snackis – Lilla Lönedagen!
Nu behöver du inte vänta på vårens Stora Lönedag för att få alla intressanta nyheter inom lön, arbetsrätt och skatt, utan redan i höst kan du få senaste nytt på Lilla Lönedagen.

Säkra dina biljetter!