Att publicera anställdas personuppgifter

Som arbetsgivare kan man vilja publicera personuppgifter av anställda i flera olika situationer, t ex på företagets webbsida, på intranät eller namn, foton eller e-postadresser i broschyrer och informationsmaterial.
Anna SchönfelderHR- och löneexpert
torsdag 1 november 2018
Lästid: 2 Minuter
info

Den här artikeln är publicerad för mer än ett år sedan
Var uppmärksam på att lagar och regler ändras med jämna mellanrum. För att vara säker på att du alltid har korrekt och uppdaterad information tillgänglig rekommenderar vi att du abonnerar på något av våra Expertstöd. Jag vill ta steget mot en enklare arbetsvardag!

För att få publicera information om anställda måste det alltid finnas en behandlingsgrund. 

Att publicera personuppgifter för intern information

I de flesta fall kan arbetsgivaren publicera personuppgifter internt på arbetsplatsen med stöd av behandlingsgrunden intresseavvägning (artikel 6 f i dataskyddsförordningen). Information kan publiceras på t ex ett intranät eller i interna nyhetsbrev och det kan t ex vara anställdas namn, e-post, telefonnummer eller foton. 

I vissa fall kan det dock vara oklart om behandlingsgrunden intresseavvägning är tillräcklig. Man ska alltid överväga om informationen måste publiceras.

Ett exempel på när man måste ta ställning till hur långt en behandlingsgrund räcker är information om de anställdas frånvaro. En verksamhet har ett berättigat intresse av att veta vem som är på jobbet vid en viss tidpunkt. Sådan information kan därför göras tillgängliga för de anställda på samma avdelning och även för avdelningar som man samarbetar med.

I en mindre verksamhet kan det innebära att frånvarolistor är tillgängliga för samtliga anställda, medan man i större verksamheter bör bedöma behovet för detta mer grundligt. Information om de anställdas frånvaro bör inte innehålla upplysningar om att en anställd är sjuk eftersom det är en särskild kategori personuppgifter som berör den anställdas hälsa.

Personuppgifter för extern publicering

När det gäller att publicera anställdas personuppgifter för extern publicering, t ex på företagets hemsida måste arbetsgivaren bedöma om den anställde - med utgångspunkt av dennes ställning och funktion i verksamheten - har anledning att förvänta sig att information publiceras offentligt. 

Personer i företagsledande ställning och de med utåtriktade funktioner, t ex de som arbetar med marknad och kommunikation, konsulter och säljare kan behöva acceptera att deras namn, e-post mm finns på företagets hemsida.

En anställd som inte har en offentlig funktion, t ex arbetar i produktionen eller på ett call-center, kommer däremot inte att kunna exponeras på samma sätt.

I övriga fall måste möjligheten att publicera bilder och andra personuppgifter på anställda bedömas från fall till fall. Som arbetsgivare måste man alltid ha klart för sig vad syftet med publicering är samt vilken rättslig grund man har stöd av. Vidare gäller att den anställde, vars personuppgifter publiceras, har rätt att göra invändningar mot behandlingen.

Vill du få koll på dataskydd och GDPR på arbetsplatsen? 

Då kan du prova Servicepaket Dataskydd i arbetslivet, vårt webbaserade uppslagsverk med lagtolkningar, skriftlig support, faktabank och praktiska verktyg som hjälper dig att vidta de åtgärder som behövs för att följa de nya reglerna. Jag vill prova Servicepaket Dataskydd i arbetslivet

Gratis webinar: Kompetensutveckling – nyckeln till ett bra ledarskap

Ett av de viktigaste uppdragen en ledare har är att påverka andra genom utveckling, kulturbyggande och engagemang. Om du som ledare inte finns där för att påverka dina medarbetare, så finns det inget ledarskap. Men hur gör du då för att påverka andra? Och hur hänger det ihop med att bygga en lärande organisation?

Titta på webinaret!

 

Dela sidan: