7 tips på att hantera en medarbetare som underpresterar

Underprestation kan bero både på orsaker på arbetsplatsen så som bristande introduktion och utbildning men också på privata bekymmer. Småbarnsåren, sjukdom eller relationsuppbrott är vanliga exempel på privata angelägenheter som kan påverka prestationsnivån på jobbet. Detta behöver man som arbetsgivare kunna hantera och även visa förståelse för i perioder. Men om det inte finns några tecken på bättring är det rimligt att sätta in åtgärder. 

Sju vanliga frågeställningar kring medarbetare som inte presterar på arbetet 
 

1. Hur hanterar vi en medarbetare som inte utför sitt jobb tillräckligt bra, men som själv tycker att den gör det?  

En nyckel i den här situationen är att vara tydlig med sina förväntningar. Chefen måste prata med medarbetaren och vara tydlig med vilka förväntningar som finns på det arbete som medarbetaren ska utföra. Använd gärna konkreta exempel. En strukturerad uppföljningsplan (PIP-plan) kan vara ett bra verktyg att använda i denna situation. Som chef kan du eventuellt också påpeka att det är arbetsgivaren, som genom sin arbetsledningsrätt, bestämmer vad som är tillräckligt bra. 
 

2. Hur hanterar vi en medarbetare som varit anställd i många år men som blivit ”omsprungen” kompetensmässigt och som inte ser ut att kunna lyfta prestationen till önskad nivå? 

En arbetstagare som har varit hos en arbetsgivare i många år är inte skyddad mot uppföljning och eventuella konsekvenser vid underprestation, men i sådana fall ligger det ett extra stort ansvar på arbetsgivaren. Arbetsgivaren har ett utbildningsansvar och omsorgsplikt och måste undersöka om den anställde har fått tillräckligt med utbildning och uppföljning, samt överväga utbildnings- och anpassningsåtgärder så att arbetstagaren kan vara kvar i sin tjänst. Om detta inte är möjligt måste arbetsgivaren överväga om det finns alternativa sysselsättningsmöjligheter inom verksamheten innan en process för att avsluta anställningen påbörjas. 

Här ligger det i arbetsgivarens intresse att förebygga en sådan situation genom att kontinuerligt vidareutbilda sin personal utifrån kraven från marknaden. 
 

3. Hur hanterar vi en medarbetare som uppfattar all konstruktiv feedback från sin chef som negativ kritik?  

Här måste chefen först ta reda på varför den anställde uppfattar feedbacken som negativ kritik. Det kan ju vara något med sättet som chefen ger feedback på som är olyckligt. Ett sätt att ta reda på mer om detta kan vara att någon från HR först pratar med chefen och sedan med den anställde. 

Det är viktigt att vara tydlig med avsikten bakom feedbacken man ger. Försäkra medarbetaren om att feedbacken ges för att hjälpa denne att förbättra sig och göra bättre ifrån sig i sin roll. Använd konkreta exempel för att underbygga en poäng och ge positiv feedback där det är naturligt. 

Live webinar 13/6: Säkerställ engagerade kollegor efter semestern redan nu!
Vi ger dig 7 konkreta tips för att ladda upp engagemanget efter sommaren - läs mer här!

4. Hur följer vi upp en medarbetare som underpresterar utan att övervaka? 

Det är viktigt att chefen är öppen med sin medarbetare om den uppföljning som genomförs. Att följa upp arbetsprestationer och ha uppföljningssamtal med den anställde är en normal utövning av ledarskap och inte övervakning. 

5. Vilken dokumentation måste man ha i samband med svåra samtal med medarbetare som underpresterar?  

Detta måste bedömas konkret i varje enskilt fall. För att underlätta samtalet bör man ha med sig en arbetsbeskrivning eller ett anställningsavtal som har tydligt formulerade förväntningar på medarbetaren. Dessutom bör det vara tydligt vilken introduktion och upplärning som är genomförd för att ge medarbetaren rätt förutsättningar för att prestera enligt förväntningarna.  

Det är viktigt att ha dokumentation som stödjer chefens uppfattning. Detta kan inkludera allt ifrån performance reviews till konkret feedback och eventuella tidigare skriftliga varningar eller uppföljningsanteckningar. Om det till exempel är en säljare som inte säljer enligt förväntningarna måste ledaren också ha koll på den aktuella säljarens budget och bör även ha dokumentation för faktiska försäljningar, antal kundmöten, skickade offerter, kundnöjdhet osv. 

Kom ihåg att dokumentera även detta möte och få anteckningarna signerade inför framtida åtgärder. 

6. Hur får vi en medarbetare att prestera när denne vet att det inte får konsekvenser om den inte levererar på topp?  

Här föreslår jag att chefen går in i samtalet med den berörda medarbetaren med en tro på att de allra flesta anställda strävar efter att göra ett bra arbete. Chefen kan till exempel prata med medarbetaren om vad som motiverar denne och om i vilka situationer som denne känt sig nöjd med sitt arbete. 

Förhoppningsvis kommer en sådan dialog att hjälpa chefen att hitta sätt att stödja medarbetaren så att prestationen kan förbättras. 

7. Kan en medarbetare som underpresterar i sin roll flyttas till en annan avdelning eller få andra arbetsuppgifter?  

Hur stora ändringar som arbetsgivaren kan gör i arbetsförhållandet måste värderas utifrån det enskilda fallet. En medarbetare som underpresterar kan i vissa fall omplaceras till en annan avdelning eller tilldelas andra arbetsuppgifter för att möjliggöra förbättringar och bättre utnyttja dess kompetens. Sådana förändringar måste antingen överenskommas med arbetstagaren eller så måste man överväga om det finns sakliga skäl att säga upp arbetstagaren och i samband med det erbjuda arbetstagaren en annan position. 

LADDA NER: 5 sätt att öka engagemanget på jobbet
I vår guide kan du läsa om hur du kan sätta igång och öka engagemanget på din arbetsplats.
Läs mer och sätt igång.