Simployer Groups Integritetspolicy
Vilka tjänster gäller integritetspolicyn för?
Inom Simployer-gruppen behandlar vi personuppgifter i flera sammanhang.
De tre huvudområdena är:
- Öppna webbplatser (till exempel simployer.se, simployer.no simployer.com). På dessa webbplatser är vi personuppgiftsansvarig. Information som behandlas om dig i detta sammanhang kommer att vara användningsdata när du besöker våra webbplatser och information som du skickar via formulär på våra webbplatser. Se cookiepolicyn för hur vi samlar in och behandlar användningsdata på våra webbplatser.
- Övriga onlinetjänster (inklusive "Expert"/"Faghjelp", Learning Library och "Lärandeportalen"/"Læringsportalen "). Här är vi personuppgiftsansvarig. Detta innebär att integritetspolicyn nedan är tillämplig på hur vi behandlar personuppgifter om användare av Tjänsterna. Specifika villkor finns i denna integritetspolicy och i användarvillkoren som gäller för den enskilda tjänsten.
- Software as a Service (Simployer HRM). I den här situationen är din arbetsgivare personuppgiftsansvarig och vi, Simployer, är personuppgiftsbiträde. I dessa fall gäller din arbetsgivares egen integritetspolicy. Om du vill ha mer information om hur din arbetsgivare behandlar personuppgifter om dig i vår programvara måste du därför kontakta den person som ansvarar för denna typ av information hos din arbetsgivare.
Denna integritetspolicy gäller för webbplatser/tjänster som avses i avsnitten 1 och 2 ovan, i de vidare kallade "Tjänsterna". För avsnitt 3 gäller din arbetsgivares integritetspolicy. Simployer AS, org. nr 986 419 454 ("vi", "oss") är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas när du använder Tjänsterna.
Vilka personuppgifter vi behandlar
När du använder våra tjänster utan att logga in behandlar vi information baserat på cookies. Som en allmän regel kommer vi inte att kunna koppla denna information till dig som person om du inte loggar in. Du kan läsa vidare om det i vår cookiepolicy. När du loggar in för att använda våra tjänster behandlar vi följande information:
- Namn
- Kontaktuppgifter
- Företagets adress/faktureringsadress
- Information om kundrelationer
- Dina specifika inställningar, aviseringar och kommunikationsinställningar
- Inloggningsinformation
- Din kommunikation med oss
- Annan relevant information som du kommunicerar med oss
Varför vi behandlar denna information
Vi behandlar uppgifterna:
- för att tillhandahålla och hantera våra tjänster till dig. Den rättsliga grunden för detta är GDPR artikel 6 b (nödvändigt för att ingå och uppfylla ett avtal).
- för att förbättra och vidareutveckla våra tjänster. Den rättsliga grunden för detta är GDPR Artikel 6 f (nödvändig för att uppfylla vårt berättigade intresse för produktutveckling och innovation). När det är möjligt kommer vi att använda anonym information för detta ändamål.
- för att skicka eller visa dig nyhetsbrev, evenemangsinbjudningar och marknadsföring för våra tjänster som motsvarar dem som vår kundrelation bygger på. Den rättsliga grunden för detta är GDPR Artikel 6 f (nödvändigt för att uppfylla vårt legitima intresse av att kommunicera om våra produkter och erbjudanden). Vi kommer att kunna anpassa sådan marknadsföring till dina val och vår kunskap om dig, såvida du inte har bett oss att endast få allmän, icke-anpassad marknadsföring.
- vi kan också behandla information om dig när du sökt ett jobb hos oss, en person har rekommenderat dig i en jobbsökningsprocess eller en arbetssökande har angett dig som referens
Vi kan också behandla information för andra ändamål om du har samtyckt till det. Vi kan också behandla personuppgifter för ändamål som inte är oförenliga med det ursprungliga syftet för vilket de samlades in, till exempel lagring för redovisningsändamål, användning av information i samband med hantering av fordringar och tvister och i samband med köp eller försäljning av vår verksamhet.
Simployer Supportportal – Time & Plan
När du använder supportportalen Min Support för att skicka in en teknisk fråga till modulen Time & Plan godkänner du att behörig supportpersonal hos Simployer får tillgång, vid det enskilda tillfället, att gå in i din relevanta produkt för att hjälpa till att lösa det specifika supportärendet under de närmaste sju dagarna. Vid supportärenden i andra produkter i Simployer HRM gäller fortfarande gällande rutiner och mekanismer för att ge Simployer tillgång till kundens data och produkter.
Arbetssökare
Om du söker ett jobb hos Simployer behöver vi behandla personuppgifter om dig för att kunna bedöma din ansökan. Simployer använder rekryteringsplattformen Jobylon för att hantera ansökningar.
Personupplysningar om dig kan antingen komma till oss genom att du skicka in dem i form av en ansökan till en specifik tjänst eller öppen ansökan. Vi kan också få dina kontaktuppgifter genom att du har blivit rekommenderad eller manuellt tillagd till en tjänst (du meddelas via e-post och godkänner eller nekar ytterligare behandling).
För att kunna bedöma inlämnad information, genomföra intervjuer och samtalsreferenser behandlar vi uppgifter baserat på artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen (GDPR). Denna bestämmelse tillåter oss att behandla personuppgifter när det är nödvändigt att vidta åtgärder på ansökan innan vi ingår ett avtal. Genom att ansöka till tjänsten och ladda upp dokument, anser vi att kandidaten ber oss att överväga inlämnad dokumentation, genomföra intervjuer och ringa referenser i syfte om att ingå ett anställningsavtal. I andra fall, är vår grund för behandling artikel 6.1 a i GDPR, dvs. ditt uttryckliga samtycke, se artikel 9.2 a. Du som kandidat har rätt att återkalla ditt samtycke när som helst.
Ifall vi utför egna utredningar utöver ovanstående, till exempel att kontakta någon som har utfärdat ett intyg, manuellt tillagd i rekryteringsprotalen eller lägger till kontaktinformation om dig utifrån en rekommendation, är grunden för sådana behandlingar artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen. Det ger oss möjlighet att behandla information som är nödvändigt för att tillvarata ett legitimt intresse, här att hitta rätt kandidater till tjänsten, vilket väger tyngre än individens intressen eller grundläggande rättigheter och friheter.
Varje ansökning sparas i vårt rekryteringsplattform Jobylon. Efter att du har skickat in en ansökan till oss och accepterat behandling av din ansökan, sparar vi dina uppgifter i upp till 36 månader, såvida du inte begär att din information raderas.
Hur länge lagrar vi information om dig?
Vi lagrar personuppgifterna så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in. Våra kriterier för att avgöra hur länge vi lagrar informationen är:
- Varaktigheten av din kundrelation med oss. Vi lagrar vanligtvis all information så länge din kundrelation kvarstår, och kontaktuppgifter och information om din kundrelation i upp till fem år därefter.
- Vissa uppgifter omfattas av lagstadgade lagringskrav. Vi lagrar till exempel transaktionsinformation och supportdokumentation i enlighet med relevant bokföringslag.
Vi kan lagra och använda anonymiserad information oavsett ovanstående lagrings-/raderingskriterier. Du kan när som helst be oss att radera dina personuppgifter.
Du gör detta genom att kontakta vårt kundcenter eller via funktionalitet för radering i den enskilda tjänsten.
Utlämnande av information till tredje part
Vi delar inte information om dig med utomstående tredje part.
Användning av underleverantörer
Vi behandlar och överför endast information om dig till våra underleverantörer i den utsträckning som krävs för att de ska kunna tillhandahålla sina tjänster till oss. Vi har personuppgiftbiträdesavtal på plats med alla underleverantörer för att säkerställa korrekt behandling av uppgifterna.
Vi kan komma att dela kundinformation med andra företag inom vår koncern för interna administrativa ändamål, såsom analys, rapportering och kundadministration.
Dina rättigheter
Du har flera rättigheter enligt GDPR. Nedan följer en översikt över dessa. Kontakta oss gärna om du vill utöva dina rättigheter. Vi kommer att svara på din förfrågan så snart som möjligt, och senast inom en månad. Observera att vissa villkor och undantag från dessa rättigheter gäller.
Tillgång: Du har rätt att få tillgång till vilka personuppgifter vi har registrerat om dig.
Rättelse eller radering: Du har rätt att be oss att korrigera felaktig information om dig och att be oss att radera personuppgifter om dig.
Begränsning (behandling): Du har rätt att be oss att stoppa behandlingen av dina personuppgifter ("frysa") dvs. om du anser att vi behandlar personuppgifter om dig olagligt och du inte vill att vi ska radera sådana uppgifter i enlighet med våra raderingsrutiner förrän detta har klargjorts.
Dataportabilitet: När vi behandlar information om dig baserat på samtycke eller avtal har du rätt att begära att personuppgifter om dig överförs i ett standardiserat, maskinläsbart format.
Invändning: Du har rätt att invända mot vår behandling av personuppgifter om dig om din speciella situation kräver det. Du kan också invända mot vår användning av din information i marknadsföringssyfte, vilket du kan göra, med hjälp av länken som ingår i varje marknadsföringsmeddelande (för att "avsluta prenumerationen" för sådana utskick).
Klagomål till den svenska dataskyddsmyndigheten: Om du anser att vi inte har följt dina rättigheter enligt gällande sekretessregler har du rätt att klaga till den svenska dataskyddsmyndigheten, dvs. Integritetsskyddsmyndigheten (”IMY”). Kontaktuppgifter finns på: www.imy.se. Vi kommer att uppskatta om du kontaktar oss först så att vi kan reda ut eventuella missförstånd.
Ändringar i integritetspolicy
Vi kommer att uppdatera denna integritetspolicy om det behövs. Du hittar alltid den senaste versionen av vår integritetspolicy på vår webbplats.
Kontaktuppgifter
Telefon 031-84 01 80
Simployer Göteborg, Box 17103, 402 61 Göteborg
Om du har några frågor om hur vi hanterar ditt dataskydd eller om den här integritetspolicyn, kan du kontakta Simployers dataskyddsombud på: dpo@simployer.com. Du kan också kontakta kundtjänst per telefon eller e-post, se kontaktuppgifter ovan.
Denna integritetspolicy gäller för samtliga webbsidor på simployer.se. Simployer AB (”vi”) är ansvarig för behandlingen av personuppgifter som samlas in på webbplatsen. Det gäller även personuppgifter som samlas in vid avtal för produkter och kurser.
Personuppgifter som behandlas
Exempel på information som inhämtas:
- Företagsnamn
- Kontaktperson
- Företagsadress/fakturaadress
- Telefonnummer och e-postadress
- Information om användningen av webbplatsen, i form av bland annat vilka undersidor som besökts, browserinställningar och IP-adress.
Vi samlar inte in personupplysningar som personnummer eller upplysningar om betalningsmedel via webplatsen.
Informationskapslar
Informationskapslar (cookies) är små textfiler som skickas till och lagras på din enhet när du besöker en webbplats. Du kan läsa mer om hur vi behandlar cookies i vår cookiepolicy.
Hur hämtar vi information?
Vi samlar in upplysningar genom formulär på våra webbsidor. Det är frivilligt att uppge denna information. När du uppger den informationen framgår det vilka tjänster och produkter du har köpt/ingått avtal om, inklusive eventuella tillgångar som är knutna till din arbetsgivares avtal med oss. Om du väljer att inte uppge personuppgifter, kan vi vara förhindrade från att ge dig tillgång till vissa produkter eller tjänster.
Exempel på formulär:
- Kontaktformulär
- När man önskar att prova en produkt eller tjänst
- Vid köp av produkter eller tjänster på våra webbsidor
- Vid anmälan till webinarer, kurser och konferenser
- När man laddar ner dokument som t ex e-böcker från våra webbsidor
- Vid anmälan att motta våra nyhetsbrev per e-post
- Vid anmälan till Lärandeportalen
Ändamålet med information som inhämtas
- För att kunna ge tillgång till våra produkter och tjänster
- För att kunna sända relevant information
- För att kunna ta kontakt och erbjuda våra produkter och tjänster
Vi upprättar profiler baserat på bakgrunden av informationen som inhämtas, detta för att kunna erbjuda dig de mest relevanta produkterna och ge dig en god kundservice. Profilerna baseras på den information som du frivilligt ger oss. Vi inhämtar ingen information från tredje part.
Hur lagras informationen?
Information som inhämtats genom formulär på simployer.se lagras i vårt CRM-system och Hubspot, vårt Marketing Automation System (MAS) som används till automatiserad marknadsföring.
Hur länge lagras uppgifter om dig?
Vi lagrar inte personuppgifter längre tid än vad som är nödvändigt, utan så länge som det behövs för att kunna hantera kundförhållandet eller andra gratis tjänster. Vi har rutiner för radering av data relaterat till kontakter som inte längre är aktiva hos oss. I några fall måste vi dock spara data längre tid på grund av speciallag.
I tillägg raderar vi också data på begäran av den registrerade. Detta görs genom att kontakta vår kundtjänst.
Utlämning av information till tredje part?
Vi delar inte ut personuppgifter om dig till tredjepart.
Användning av underleverantörer
Vi kan använda underleverantörer för att leverera hela eller delar av webbplatsen. Sådana underleverantörer kan behandla personuppgifter på Simployers vägnar. I sådana fall kan uppgifter bara användas för angett ändamål och vi har ingått biträdesavtal med alla företag som information delas med för att säkra datasäkerheten.
Informationssäkerhet
Simployer jobbar kontinuerligt med informationssäkerhet och för att säkra gott skydd för våra användares uppgifter. Vi har implementerat både tekniska och organisatoriska tilltag för att säkerställa säkerheten så gott som möjligt genom bland annat anonymisering, tillgångskontroll och raderingsrutiner.
Rättigheter
Som användare av vår webbplats, simployer.se, har du rätt till att kräva insyn i behandlingen av personuppgifter. Du kan också kräva korrigeringar, begränsningar eller borttagande av personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen. Information raderas eller ändras på begäran genom att kontakta vår kundtjänst eller dataskyddsombud.
När behandlingen av personuppgifter är baserad på samtycke, kan du närsomhelst ta samtycket tillbaka.
Simployer ingår i Simployergruppen och är ett dotterbolag till norska Simployer AS, org nr: 986 419 454. Simployergruppen har ett gemensamt dataskyddsombud i Sarpsborg, Norge, för hela koncernen. Kontaktuppgifter till ombudet finner du nedan, under kontakt.
Om du tror att Simployer inte har uppfyllt dina rättigheter enligt personuppgiftslagen, har du rätt att överklaga till den aktuella tillsynsmyndigheten. Detta görs genom att skicka ett klagomål till Integritetskyddsmyndigheten. Kontaktuppgifter finns på: http://www.imy.se
Ändringar i integritetspolicyn
Vi har behov för att ändra integritetspolicyn från tid till tid. Du hittar alltid den senaste versionen av vår integritetspolicy på vår hemsida.
Kontaktinformation
Telefon 031-84 01 80
infoSE@simployer.com
Simployer Göteborg, Box 17103, 402 61 Göteborg
Om du har några frågor om hur vi hanterar ditt dataskydd eller om den här integritetspolicyn, kan du kontakta Simployergruppen dataskyddsombud på: dpo@simployer.com. Du kan också kontakta kundtjänst per telefon eller e-post, se kontaktuppgifter ovan.
