Corona – ersättning och avdrag när man jobbar hemifrån

Hemmakontor verkar vara här för att stanna, och allt fler företag funderar nu på att låta medarbetarna jobba hemifrån även efter pandemin. Det väcker en del frågor om vad som gäller skattemässigt. Hur löser man behovet av kontorsutrustning – som skrivbord och kontorsstol – på bästa sätt? Vad gäller för bredband? Är fika och gemensamma måltider skattefritt? Frågorna är många! Här ger vi svar på några av dem.
Ingrid Langkilde, Skatteexpert
schedule den 6 april 2021
Lästid: 3 Minuter
Ingrid Langkilde, skatteexpert på Simployer, rätar ut några vanliga frågetecken kring vad som är skattefritt och avdragsgillt för medarbetare som arbetar från hemmakontoret.

Inledningsvis kan vi konstatera att regeringen inte har infört några särskilda skatteregler som tar sikte på just dessa frågor nu under coronapandemin. Det är alltså ”vanliga” skatteregler som gäller.  

Vi kan därmed konstatera att de som jobbat hemifrån med anledning av pandemin har små möjligheter att få avdrag för exempelvis bredband, kontorsmöbler eller kaffe i de egna deklarationerna. 

Däremot finns det goda möjligheter för arbetsgivarna att stå för en del av dessa kostnader! 

Ersättning för kontorsmöbler och utrustning  

Om en arbetsgivare lämnar bidrag till en anställds privata inköp, av exempelvis en kontorsstol eller ett höj- och sänkbart skrivbord, blir bidraget skattepliktig lön. Den anställde blir alltså beskattad för ersättningen och arbetsgivaren ska betala arbetsgivaravgifter. Samtidigt blir kontorsstolen, eller skrivbordet, förstås den anställdes privata egendom. 

Om arbetsgivaren står för själva inköpet kan bedömningen bli en annan. Arbetsgivaren gör då inköpet direkt eller ersätter den anställda mot inlämnade av ett kvitto. 

Att utrusta ett kontor för en anställd som arbetar hemifrån med lämpliga kontorsmöbler medför normalt inga skattekonsekvenser. All den utrustning som en anställd behöver för att kunna utföra sitt arbete från hemmakontoret kan behandlas som skattefria arbetsredskap. Det kan handla om till exempel headset, skrivaredataskärmar och webbkameror. 

Förutsättningen för skattefrihet är att arbetsredskapet är viktigt för att den anställde ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Det behöver däremot inte vara direkt nödvändigt för arbetet. 

För att det ska vara fråga om ett skattefritt arbetsredskap krävs vidare att det är arbetsgivaren som äger eller leasar det aktuella redskapet. 

Ersättning till anställda för egna bredband 

Ersättningar från arbetsgivare till anställda som använder sina egna privata bredband vid arbete i hemmet är skattepliktiga som lön. 

Man kan undra varför ersättningen från arbetsgivaren inte kan ses som en kostnadsersättning? I ett sådant fall skulle arbetsgivaren inte behöva betala några arbetsgivaravgifter på ersättningen. Anledningen varför är att de anställda inte kan visa någon merkostnad för att de använder bredbanden i tjänsten. Arbetsgivaren anses därför ha ersatt den anställdes privata levnadskostnader. 

Skatteverket har dock öppnat upp för en möjlighet att anställdas egna bredbandsuppkopplingar kan bli skattefria som arbetsredskap. Det gäller om arbetsgivaren avtalar med teleoperatören ifråga om att bli betalningsansvarig för de anställdas egna abonnemang. Operatören fakturerar då alltså arbetsgivaren för både abonnemanget och de löpande avgifterna. 

Även dessa ”fria” bredband kan – enligt Skatteverket – utgöra skattefria arbetsredskap. En förutsättning är dock att villkoren i övrigt är uppfyllda. 

Ett annat alternativ är förstås att arbetsgivaren tecknar ett separat bredbandsabonnemang som den anställde använder i tjänsten. I så fall handlar det om ett skattefritt arbetsredskap. 

Om den anställda behöver uppgradera sin bredbandskapacitet p g a hemmaarbetet kan arbetsgivaren stå för den uppgraderingen utan skattekonsekvenser. 

Fika och frukt – skattefritt på hemmakontoret? 

En arbetsgivare har möjlighet att ge sina anställda skattefria personalvårdsförmåner. Syftet med dessa förmåner är att skapa trivsel i arbetet. 

Till de skattefria personalvårdsförmånerna hör till exempel kaffe, te, fralla, bulle och frukt. Alltså fri fika på jobbet. 

Sådana förmåner som de anställda får utanför arbetsgivarens arbetsplatser kan inte utgöra skattefria personalvårdsförmåner. Det talar för att fri fika på hemmakontoret är skattepliktig. 

En intressant fråga är om man kan hävda att hemmakontoret är lika med ”arbetsgivarens arbetsplats. Kan den kanske tillfälligt anses vara i den anställdes bostad under pandemin?  

Ett argument för detta skulle kunna vara att arbetsgivaren helt eller delvis har stängt ner sitt kontor och att de anställda därför måste arbeta hemifrån. 

Som ni märker är frågorna verkligen många, här på Simployer fortsätter vi att bevaka ämnet och uppdatera er med senaste nytt! 

Gratis webinar: Hur mår dina medarbetare?

Som chef kan det vara svårt att följa upp hur dina medarbetare mår när ni inte kan träffas fysiskt. Att dessutom se till att de känner sig motiverade att jobba även på hemmaplan kan vara en svår nöt att knäcka.  Få koll på verktygen framåt!

 

email

Nyhetsbrev

Dela sidan: LinkedIn twitter