En tydlig agenda/mål
Följ de riktlinjer ni har för typiska arbetssamtal och var säker på att göra medarbetare varse om dem. Ofta finns mallar för olika arbetssamtal och dessa bör följas. Var tydlig med vad du förväntar dig och skriv en kortfattad plan för samtalet i punktform. Finns det specifika uppgifter en medarbetare behöver göra innan samtalet? Säkerställ att medarbetaren vet vad som är dess ansvar. Är det första gången en medarbetare har just denna typ av samtal, gå igenom alla rutiner och förväntningar om det inte redan är gjort under t ex onboardingen.
Teknik
Nu finns det massor av bra tjänster för digitala samtal som till exempel Skype, Google Hangout eller Teams. Men tekniktrassel kan stjäla onödigt mycket tid från själva samtalet. Testa och se till att tekniken fungerar innan ni börjar. Skicka med en länk i inbjudan till samtalet. Se till att medarbetaren kan logga in. Vårt tips är att alla använder hörlurar. Och att alltid ha kameran på. Det gör samtalet mycket mer personligt.
Engagera
Det kan vara svårt att få till flytet i ett digitalt samtal. Särskilt om det är mer formellt som till exempelvis ett rehabiliteringssamtal. Vissa samtal kanske verkligen ska följa er mall och andra samtal kanske kan få vara mer personliga och lättsammare. Som ledare behöver du lägga nivå och förväntningar därefter. Men att skapa engagemang och trygg space är lika viktigt även digitalt. Ställ frågor och fördela ordet så eliminerar du risken för en lång monolog. Se också till att den du pratar med verkligen får svar på sina frågor. Är det ett onboardingsamtal, kan du göra det mer personligt genom att berätta kort om övriga teamet och hur ni brukar arbeta. ”Mutea” dig själv när du inte pratar och uppmana andra att göra detsamma när de inte pratar. Att höra bakgrundsljud, kan störa samtalet och göra att ni tappar koncentrationen och därmed engagemang, särskilt om ni är flera i samtalet.
Uppföljning
Ta anteckningar under samtalet. Ibland kan det, trots fungerande teknik, vara svårt att uppfatta allt under ett digitalt samtal. Vid ett fysiskt samtal hjälper och förstärker kroppsspråket mycket i kommunikationen och vi behöver kanske inte lyssna lika intensivt under hela samtalet. Ett digitalt samtal kräver mycket mer koncentration än ett fysiskt samtal. Sammanfatta därför gärna det som ni kommit överens om och dela det med deltagarna inom några dagar efter samtalet så att alla är med på tåget.
Till sist
Stäng ner alla digitala distraktioner som till exempel mejl och sociala medier. Ljudnotiser är oerhört störande och tar koncentration. Om du till exempel delar skärm under ett samtal kan du även råka dela känsliga uppgifter. Även om kroppsspråket inte är en lika stor del av ett digitalt samtal är det viktigt att komma ihåg det som syns. Sträck på dig och le. Lycka till med ditt digitala samtal!
