Vi ses digitalt av fler och fler anledningar. Från arbetsplatsmöten och utbildningar till medarbetarsamtal, anställningsintervjuer och kanske till och med rehabiliteringsmöte? Att skapa trygghet ger bra förutsättningar för ett värdeskapande samtal. Vad behöver du tänka på för att genomföra ett lite svårare samtal digitalt? Ta del av våra tips för att finslipa de metoder ni redan har på plats.
Förbered dig och andra
Förberedelse är ett nyckelord för att skapa bra möten. Grunden läggs redan i inbjudan för ett konstruktivt samtal eller möte. Du som kallar till mötet behöver därför vara klar och tydlig med:
Syfte - varför ska vi ses?
Mål – vad ska vi uppnå? (Dela information, ta beslut, komma fram till mål eller plan etc)
Agenda – vad ska vi prata om?
Deltagare – vilka kommer att vara med, varför och vad förväntas man bidra med?
Underlag – Använd samtalsunderlag om det finns och skicka ut dessa i god tid före samtalet så att alla får chans att förbereda sig. Säkerställ att alla får den information som behövs för att syfte och mål med mötet ska uppfyllas.
Riktlinjer/spelregler – inför och under mötet är det bra att vara tydlig med om kameran ska vara på eller av och om mikrofonen ska vara av eller inte när man inte pratar själv. Om man vill ställa en fråga eller göra ett inlägg, ska man räcka upp handen eller är det okej att prata fritt?
Teknik
Det finns många tjänster för digitala samtal. Varje plattform har sina finesser. Tekniktrassel kan stjäla onödig tid från samtalet. Om någon part är ovan användare kan man alltid erbjuda guidning inför mötet. Ju känsligare ett samtal är, desto viktigare är det att tänka på att tekniken begränsar möjligheten att kontrollera vem som kan lyssna eller ta del av samtalet. Vid samtal om hälsa – begränsa samtalet till konkret planering utifrån arbetssituation och behov relaterat till arbetsförhållanden. Det är extra viktigt vid digitala möten att ha sekretess och integritet i åtanke.
Engagera och inkludera
Precis som när man ses på kontoret är det personliga bemötandet en framgångsfaktor. Som samtalsledare sätter du tonen och påverkar förutsättningarna att engagera och inkludera. Ge möjlighet till presentation av deltagare om de inte är kända för varandra. Upprepa syfte och mål med mötet när ni ses digitalt. Bjud in till dialog och visa att svaren är betydelsefulla för att lösa uppgiften. Ju tydligare och konkretare du är, desto lättare är det för andra deltagare att bidra till att komma i mål med samtalet. Deltar flera parter i mötet, följ upp allas perspektiv. Fånga upp eventuella förväntningar. Tänk på att kroppsspråket inte hjälper till att förmedla information som i ett fysiskt möte. Röst, tonläge och ett leende är därför av extra betydelse. Lämna inte mötet utan att repetera vad ni har beslutat. Det digitala engagemanget bygger på samma grundstenar som när man ses i verkliga livet. Se, lyssna in och ge respons.
Uppföljning
Underlätta dokumentationen genom att ha formulär eller mallar. Gäller samtalet eller mötet en arbetsrättslig procedur – var noga med att följa formalia. Se till att de som deltagit får dokumentation om man kommit överens om detta. Har samtalet rört uppgifter som kan bedömas vara känsliga, är det åter viktigt att ha integritet och sekretess i åtanke om dokumentationen ska delas.
Till sist. De små detaljerna.
Ta dig tid att reflektera över mötet – Vad gick bra? Vad gick mindre bra? Vad kan göras bättre nästa gång? Be om feedback och ta reda på hur andra upplevde mötet. Att ha samtal eller leda möten kan vara en utmaning oberoende om det sker digitalt eller på kontoret. Arbetet du lägger både före och efter ditt samtal eller möte bidrar till trygghet både för dig som leder och för den som deltar. Ett strukturerat arbetssätt är främsta framgångsfaktorn för värdeskapande samtal.
