Hög personalomsättning = tappade resurser
Jag började arbeta på Hertz för fem år sedan. Innan jag började jobba här hade jag en lång erfarenhet av arbetslivet. För många andra som börjar jobba hos oss ser det däremot annorlunda ut. Vi har mycket ung personal och är ofta deras första arbetsgivare. Självklart är möjligheten att kunna erbjuda unga deras första arbete fantastisk, men det innebär också att vi har en hög personalomsättning. Tyvärr innebär en hög personalomsättning att vi också tappar resurser i form av kunskap och tid. Därför är det viktigt för oss att hitta vägar till att minska omsättningen. Därför frågade vi oss vilken väg vi skulle välja för att behålla våra anställda längre.
Svaret blev att arbeta mer aktivt med onboarding. Undersökningar som Talent Lyft har gjort visar nämligen att 86 procent bestämmer sig för om de vill stanna kvar på arbetsplatsen under de tre första månaderna. Enligt samma undersökning väljer 69 procent att vara kvar i över tre år om de ha fått en bra onboarding.
I startgroparna för en bra onboarding
För att förbättra onboardingprocessen började jag att revidera det omfattande onboardingmaterial som redan fanns på företaget. Mycket av materialet var bra, det stora problemet var att det inte användes. Därför blev nästa steg i processen att jag bjöd in personalchefer från hela landet till ett möte om just onboarding. Under mötet kom det bland annat fram att många personalchefer tyckte att onboarding tog för mycket tid från andra uppgifter och att de inte kände till materialet som fanns.
En fråga som inte togs upp under mötet, men som vi däremot lade mycket fokus på under en uppföljande workshop var varför onboarding är viktigt. Workshopen blev därmed det verkliga startskottet för arbetet mot en bra onboarding. Under workshopen delades deltagarna in i grupper som fick gå igenom olika delar i onboardingprocessen, fundera på när de skulle genomföras och diskutera varför de behövdes.
Första steget – kunskapsspridning
Kort därefter drog arbetet för en bra onboarding igång även ute på stationerna. Eftersom ett av de största problemen som konstaterats var bristande kunskap anordnade vi på HR utbildningar för personalcheferna samt besökte stationerna för att göra punktinsatser. Vi som jobbar med HR och utbildning ringde också upp de nyanställda för att stämma av hur den första tiden på företaget kändes.
Något annat som fick hög prioritet var att bygga upp företagets LMS (Learning Management System). Detta för att tillgängliggöra det material och de kunskaper som redan fanns inom organisationen, samt för att säkerställa att alla fick samma information och arbetade utifrån samma process.
På avvägar – balansen mellan engagemang och samordning
Målet var alltså att ta fram en gemensam onboardingprocess för hela företaget, men i och med det växande engagemanget för onboarding började stationschefer och personalansvariga på stationerna att själva arbeta fram idéer och processer. För mig och mina kollegor i styrgruppen för detta projekt blev det då viktigt att ta till vara på entusiasmen, men samtidigt undvika att det sattes upp olika individuella processer. Lösningen blev ett möte för att samla in de idéer som fanns bland medarbetarna, men också för att kommunicera att vi på HR- och utbildningsavdelningen redan jobbade på att ta fram en gemensam onboarding för hela företaget.
Digitalisera för tillgänglighet
Nästa steg blev att hitta ett sätt att göra den nya processen lättillgänglig för alla. Valet föll på att introducera ett digitalt system där uppgifter om de anställda enkelt kunde läggas in och processen för onboarding kunde byggas upp. Dessutom ville vi kunna länka allt material från vårt befintliga LMS till det nya systemet.
Att introducera ett nytt digitalt HR-system kan verka som en stor kostnad. Så när jag skulle presentera önskemålet om att köpa in ett digitalt system för ledningsgruppen räknade jag ut vad rekrytering och onboarding med den nuvarande personalomsättningen kostade företaget, och hur mycket vi skulle spara på en förbättrade onboardingprocess i vilken ett digitalt system spelade en avgörande roll. Ledningen såg fördelarna och jag och mina kollegor satte upp en kravlista på vad vi efterfrågade i systemet. Valet föll på Simployer.
Onboarding – så mycket mer än första dagarna
Med Simployers moduler för onboarding och LMS har jag och mina kollegor på Hertz nu påbörjat den sista fasen av resan mot en bra onboarding – nämligen att sätta upp och komma igång med den nya processen. Något jag tycker är extra viktigt att tänka på är att en onboarding handlar om mer än bara den första tiden på arbetsplatsen. Snarare innefattar den hela resan från rekrytering till offboarding. Att komma ihåg alla steg i en så lång process är inte helt enkelt och då är det smidigt med ett digitalt system som kan påminna om var i processen man befinner sig.
Från rekrytering till offboarding
Rekrytering – Hur går rekryteringen till? Är det enkelt att ansöka om jobbet via mobilen? Vilka är skallkraven för tjänsten som är aktuell?
Preboarding – Tiden mellan att kontraktet är signerat och att den nyanställda jobbar sin första dag är en kritisk tid och det är viktigt att hålla kontakten. Fundera på om det finns det något introduktionsmaterial ni kan skicka ut? Kan personalansvarig bjuda in till lunch första dagen? När och var ska den nyanställda vara den första dagen?
Onboarding – Målet med onboardingen är att den nyanställda ska kunna utföra sitt arbete utan handledare. Vilka saker behövs den första dagen? Vilka inlogg? Vem är bäst lämpad att lära ut olika arbetsuppgifter? Hur ofta bör vi planera in avstämningar med den nyanställda?
Ongoing process – Det dagliga arbetet efter upplärningsperioden. Finns det utvecklingsmöjligheter inom verksamheten? När är det dags för utvecklingssamtal? Kan den anställda själv enkelt uppdatera sina personuppgifter om det skulle behövas?
Offboarding – Dagen en anställd väljer att sluta är minst lika viktig som den första dagen. Att ta tillvara på de insikter och åsikter en snart före detta anställd har om arbetsplatsen är bra hjälpmedel för att fortsätta utveckla verksamhetens processer och göra dem ännu bättre. Dessutom är chansen större att en person som har fått ett bra avslut från sin tidigare arbetsgivare rekommenderar andra att söka dit.
