Onboarding – Introduktion för nyanställda

En onboardingprocess kan sägas vara mer omfattande än vanlig introduktion, och varar vanligtvis mellan 9 - 12 månader. Onboardingprocessen bör omfatta alla delar en nyanställd behöver bli introducerad i såsom företagskultur, organisationsstruktur, riktlinjer och rutiner. Här kan du läsa mer om alla delar som bör ingå för att skapa en optimal process. 

En effektiv onboardingprocess leder i regel till att nyanställda lättare förstår sin roll, känner högre lojalitet och ökad motivation, vilket ger en lägre risk att den nyanställda slutar. 

Onboardingprocessen kan med fördel påbörjas redan när anställningsavtalet är signerat. Den del av onboardingprocessen som avser tiden från signering av anställningsavtalet till och med första arbetsdag brukar kallas för preboarding. 

Såväl medarbetare som varit frånvarande en längre tid som anställda som byter roll inom organisationen kan också behöva en genomtänkt onboarding. Vid intern rörlighet kallas ofta processen för crossboarding. 

Strukturerad process och kontinuerlig uppföljning

En strukturerad onboardingprocess innebär att det finns ett organiserat upplägg som vägleder den nyanställde i sina arbetsuppgifter och ansvarsområden. Det innebär också att det finns goda rutiner samt uppföljning kopplat till introduktionen.

Goda och enhetliga rutiner innebär minskade administrativa kostnader samt en enhetlighet i processen. Detta gör att samtliga nyanställda inom organisationen får en likartad introduktion till sin nya arbetsgivare – det är alltså inte avhängigt exempelvis vilken chef den nyanställde har.

Genom kontinuerlig uppföljning stämmer chef och nyanställd av hur introduktionen fortlöper, vad som fungerar bra/mindre bra och om behov av särskilda insatser finns. Det ger också möjlighet att stämma av ömsesidiga krav och förväntningar – om exempelvis det som utlovades vid rekryteringen infrias. 

Introduktion – ett lagkrav 

Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivare skyldiga att introducera nya medarbetare i arbetet. Arbetsgivaren ska se till att

• Arbetstagaren får god kännedom om de förhållanden under vilket arbetet bedrivs.
• Arbetstagaren upplyses om risker som kan vara förbundna med arbetet.
• Arbetstagaren har utbildning för sina arbetsuppgifter och vet hur hen ska göra för att undgå risker i arbetet.
• Endast arbetstagare som fått tillräckliga instruktioner får tillträde till riskområden.
• Arbetet är anpassat till den anställdes förutsättningar.  

Unga nyanställda

Unga löper större olycksrisk i arbetet och har inte samma möjlighet att göra egna riskbedömningar. Särskilt stort ansvar har arbetsgivare därför att introducera minderåriga medarbetare. Vad gäller minderåriga finns även lagkrav på att handledare ska utses. 

För unga kan arbetet vara den första kontakten med arbetslivet och normer, regler mm kan behöva förklaras mer. En tätare uppföljning i onboardingprocessen kan därför behövas när man anställer unga medarbetare. 

Första arbetsdagen

För att ge ett gott första intryck och få den nyanställde att känna sig välkommen till sin nya arbetsgivare är det avgörande hur mottagandet är redan den första arbetsdagen.

Arbetsplatsen bör vara färdigställd och inredd med det som den nyanställde behöver. Allt praktiskt såsom exempelvis nycklar, koder, IT-system, mobiltelefon och arbetskläder bör vara förberett för att medarbetaren snabbare ska kunna komma in i arbetet. 

Introduktionsprogram

Det bör finnas ett färdigt introduktionsprogram som anpassas efter den befattning samt de kunskaper och erfarenheter den nyanställde har. Vid exempelvis kortare, tidsbegränsade anställningar kan det vara lämpligare med ett mindre omfattande introduktionsprogram.
Den nyanställde kan via introduktionsprogrammet lära sig företagets organisationsstruktur och dess funktioner. Företagets affärsidé, mål, visioner och historia är också delar som bör ingå.

Introduktionsprogrammet bör även innehålla information om de olika policyer, riktlinjer och rutiner som företaget har samt den värdegrund och de etiska riktlinjer som företaget följer. Programmet bör också innehålla praktisk information om tidrapportering, arbetstider, IT-system et c.

Det är viktigt att den anställde blir introducerad i var det finns information och kunskap att inhämta som behövs för att komma in i arbetet.

Företagskultur och nätverksbyggande

För att underlätta för den nyanställde att komma in i den sociala gemenskapen och lära känna företagskulturen bör kollegor involveras i onboardingprocessen.

En fadder eller mentor bör utses, som har till uppgift att guida rätt, finnas till hands och svara på frågor. En fadder kan i vissa fall vara lättare att ställa frågor till än till vederbörandes chef. Faddern behöver inte vara en nära kollega, utan kan exempelvis vara en anställd som arbetar på en annan avdelning.

Ett bra sätt att lära sig om företaget är att ha introduktionsmöten med nyckelpersoner. Utöver rent kunskapsinhämtande syftar dessa möten också till att bygga nätverk hos den nya arbetsgivaren. 

Kostnader för onboarding

Den största posten vid personalomsättning är vanligtvis kostnaden för onboarding, dock är det inte en lika tydlig och synlig kostnad som kostnaderna vid en rekryteringsprocess. 

Onboardingkostnaderna blir högre ju längre tid det tar innan den nya medarbetaren är fullt integrerad i den nya verksamheten och därigenom fullt produktiv.

Utvärdera onboardingprocessen

I syfte att utveckla och mäta effekterna av onboardingprocessen bör den utvärderas kontinuerligt. Utvärderingar kan göras såväl efter avslutad process som under processens gång. För att få en heltäckande bild bör den utvärderas ur flera perspektiv, av såväl berörda chefer och av nyanställda medarbetare.