Lyckas med onboarding - på plats eller digitalt

Även om onboarding givits större fokus på senare år, är det lätt att missa viktiga delar i processen. Ett misstag många gör är att glömma tidsperioden mellan det att kontraktet skrevs på och den dag den anställde faktiskt börjar arbeta. Uppsägningstid och annat gör att den här perioden kan bli lång, inte sällan tre månader eller mer och på den tiden kan mycket hinna hända.

Men även gamla medarbetare kan behöva "onboardas" igen. Ett nytt HR-grepp att göra sig bekant med är reboarding. Reboarding handlar i grunden om samma sak som onboarding – att medarbetare så enkelt som möjligt ska komma in i arbetet.

Bygg lojalitet under preboardingperioden

Under själva rekryteringsprocessen har man täta kontakter med den som ska anställas, men när alla papper är påskrivna blir det ofta tystare. Medarbetaren har ännu inte hunnit bygga upp några lojaliteter eller en känsla av tillhörighet gentemot den nya arbetsgivaren. Risken finns att den gamla arbetsplatsen lockar med nya utmaningar eller högre lön för att få behålla personen. Många som söker nytt jobb befinner sig dessutom kanske i flera olika rekryteringsprocesser samtidigt och en annan risk är att det dyker upp andra jobberbjudanden som känns lockande. I värsta fall förlorar man personen.

Använd därför tiden fram till jobbstart, den fas som kallas preboarding, till att börja bygga lojalitet med den nya medarbetaren. Håll kontakten med den anställde.

Preboardingperioden bör även arbetsgivaren använda till att planera den faktiska onboardingen. Passa på att få praktiska saker som skrivbord och arbetsverktyg på plats. Boka gärna upp utbildningar och möten med nyckelpersoner så att starten blir så värdefull som möjligt för den nyanställde.

Många chefer och arbetsgivare underskattar den tid det tar för en nyanställd att bli fullt integrerad i en ny organisation samt hur viktigt detta faktiskt är. En trygg medarbetare börjar prestera och leverera snabbare än en som inte riktigt känner sig hemma.

Viktigt med en genomtänkt onboarding

En bra onboarding ska vara en genomtänkt, medveten och strukturerad process. Det minskar risken för att den nyanställde säger upp sig under det första året. Men det är också ett sätt att bygga varumärke. När någon byter jobb pratar man ofta ganska mycket om det. Omgivningen frågar hur man trivs, om man kommit in i nya jobbet och så vidare. Information sprider sig lätt och en dålig onboarding kan få negativ inverkan på företagets rykte.

Företag är som regel duktiga på att informera nya medarbetare om skriftliga policyer, säkerhetsföreskrifter och rutiner. Däremot glöms företagskulturen ofta bort. Det som tar längst tid att lära sig och förstå är de normer som finns på en arbetsplats. Vad råder för kultur? Hur uttrycker man sig på arbetsplatsen? Är det högt i tak?

Många missar också att säkerställa möjligheten för nya medarbetare att börja bygga egna nätverk, ett sätt att verkligen bli en del av organisationen och företagskulturen på. Ett tips är därför att satsa på relationsfrämjande aktiviteter. Man bör som arbetsgivare se till att den nya medarbetaren får träffa nyckelpersoner inom företaget genom exempelvis möten eller luncher.

Reboarding – viktigt i en ny hybridarbetsvardag

Skillnaden mellan de två olika begreppen är att en onboarding fokuserar på stöd för en medarbetare som är ny i organisationen, medan en reboarding fokuserar på stöd för en befintlig medarbetare som ska återgå till arbetsplatsen på hel- eller deltid. I en reboarding kan du därför hoppa över de flesta moment som vanligtvis ingår i en onboardingprocess.

Vid reboarding känner de anställda redan till arbetsuppgifterna, företagskulturen och har ett socialt nätverk.

Efter nästa två års hemarbete och restriktionen är det för många dags att återvända till kontoret. Detta kan skapa oro bland medarbetarna som då är oroliga att de ska ”tvingas” tillbaka till arbetsplatsen.

Att ha en bra reboardingprocess kan vara avgörande för medarbetarnas välmående, trivsel och inte minst leverans/prestation/produktivitet.

Fördel med digital onboarding

Digital onboarding har blivit allt vanligare och den kommer dessutom med många fördelar, speciellt i det som vi kallar det nya normala där allt fler kommer att fortsätta arbeta på distans, även efter att vi tagit oss igenom pandemin.

Genom digital onboarding går det att i detalj planera hela processen och återskapa den i ett digitalt system där det framgår vem som ska göra vad och om det blivit gjort. Det är lätt att få en överblick och skapa trygghet både för den anställde och för arbetsgivaren. Behovet av digital onboarding kommer dessutom troligtvis att öka. När träffarna vid kaffeautomaterna blir färre behövs en systematik och en struktur, framförallt för att introducera nya medarbetare till företagskulturen.

Nyanställda kan med fördel tilldelas en mentor eller fadder, gärna en som inte ingår i den nyanställdas egen arbetsgrupp utan någon på en annan enhet eller avdelning. Det kan kännas tryggt att ha en person som man kan vända sig till med eventuella frågor som kan kännas obekväma att ställa till exempelvis chefen. Det är också är ett bra initiativ för att bredda nätverk och främja relationsbyggandet på företaget.

Viktigt med onboarding

Om medarbetare slutar redan under den första anställningstiden kan skälet vara att medarbetarens förväntningar inte är uppfyllda. Nyanställda som får andra arbetsuppgifter än vad som utlovats vid rekryteringen eller som de har förväntat sig blir snabbt missnöjda. En väl genomförd onboardingprocess kan vara avgörande för att bygga lojalitet redan från början samt för att följa upp att förväntningarna infriats.

Behöver du mer stöttning i ditt onboarding arbete? Missa då inte att signa upp dig till vårt nyhetsbrev Simployer HR. Varannan vecka djupdyker vi i medarbetarskap, arbetsmiljö, HRM och mycket mer kopplat till HR-årshjulet och det senaste inom HR! Prenumerera här.