Satsa på frånvaron – det lönar sig!

Klockan tickar mot arbetsdagens slut och frustrationen stiger, minut för minut. Du behöver ta ett grepp om frånvaroläget, men frågorna hopar sig:

• När kommer Anders tillbaka från föräldraledigheten, var finns hans ansökan? Och hur många ledighetsperioder har han egentligen haft, måste vi bevilja fler?
• Oj, Mona har semester nästa vecka, men hur ska det gå när Ardalan och Kim också är frånvarande samtidigt? Hur kunde jag missa den här krocken?
• Hur länge har Susanne varit sjukskriven egentligen? Arbetsgivaren ska ju ta fram en plan för återgång i arbete senast dag 30 i vissa fall…

Tick-tack, tiden går och pulsen stiger. Dina pappersutskrifter och mejl är en enda röra och det hemmasnickrade systemet i Excel kraschar. Du tänker återigen: Finns det inte ett enklare sätt att hantera allt som har med frånvaro att göra?

Spara tid och pengar

Jo, definitivt! Simployer Frånvaro är ett verktyg som utvecklats som ett svar på kundernas ökande behov av att spara både tid och pengar som läggs på administration. En börda som bara fortsätter att växa för arbetsgivare, stora som små, säger arbetsrätts- och HR-expert Natalia Björkman:

– Alla typer av frånvaro ökar: till exempel steg sjukskrivningarna, särskilt de som är stressrelaterade, med hela 13 procent från juli 2019 till juli 2022. Samtidigt som de vanliga skälen till frånvaron ökar, har det också tillkommit en rad nya skäl, exempelvis det nya omställningsstudiestödet.

Stenkoll på resurserna

Alla olika ledighetsformer – som föräldraledighet, semester, sjukfrånvaro, VAB, permission, halvdagar – ställer krav på någon slags uppföljning från arbetsgivarens sida. Med Simployer Frånvaro blir det lätt att hantera exempelvis:

• Rättigheter och skyldigheter förenade med ledigheter.
• Uppföljningsprocesser, för att kunna arbeta proaktivt med rehabilitering, arbetsanpassning och aktiva åtgärder som främjar ett hälsosamt arbetsliv.
• Lönehantering, som säkerställer att rätt lön betalas ut.
• Intern rörlighet och överlämning till en ny chef. Det minskar till exempel risken för otrevliga överraskningar, när den anställde tror sig ha mer semester att kvar att använda än vad som är realitet.

– Ur ett arbetsgivarperspektiv kan alla dessa olika frågor kokas ner till ett enda ord: resursplanering. Det gäller att ha koll på sina resurser – både på kort och lång sikt, säger Natalia Björkman.

Hon får medhåll av sin kollega, produktspecialist Shwan Amjadi, som vill lyfta fram en annan central aspekt av att använda Simployer Frånvaro:

– Tillgången till all data som verktyget tillhandahåller ger ledningen möjlighet till både effektiv resursplanering och en chans att agera förebyggande, till exempel för att minska risken för ohälsa.

Stenkoll på juridiken

Utöver den ekonomiska fördelen att automatisera och förenkla de administrativa flödena, är det även viktigt att frånvarohanteringen sköts professionellt för att säkerställa att arbetsgivaren följer sina juridiska skyldigheter.

– Ju fler ledighetsformer, desto svårare blir det att hålla koll och att göra rätt. För att lyckas behöver ett bra systemstöd finnas på plats, säger Natalia Björkman.

Simployer Frånvaro ger alltså HR en GDPR-säkrad administration, gör det smidigt för chefen att planera teamets semesterschema och säkrar att medarbetaren enkelt kan rapportera en sjukdag.

Skräddarsy för organisationen

Avslutningsvis passar Shwan Amjadi på att tipsa om möjligheten till företagsanpassning. Till exempel i form av specifika frånvarotyper och för att hantera juridiska frågor:

– Verktyget gör det enkelt att skapa mallar för olika juridiska enheter, inom ett land eller flera, vilket är mycket viktigt för kunder med verksamhet i många länder. Möjligheten till företagsanpassning – som smidigt ger tillgång till korrekt information om vad som gäller för en specifik juridisk enhet eller ett land – underlättar för såväl HR som chefer och övriga medarbetare.

Nyfiken på hur Simployer Frånvaro kan hjälpa din organisation till en enklare arbetsvardag? Klicka på länken och fyll i dina kontaktuppgifter så tar vi kontakt för en visning.

Så får du tillgång till framtidens frånvarohantering
Nyfiken på hur din organisation kan få en smidigare arbetsvardag? Det är enkelt: klicka på bara ordet demo, fyll i dina kontaktuppgifter och sedan bokar vi in en visning av vad Simployer Frånvaro kan innebära för er.