Förenkla och trygga medarbetarupplevelsen – låt era system prata med varandra!

GDPR, digitalisering och manuella processer

Baserat på en undersökning vi på Simployer lät HR-ansvariga och IT-chefer besvara under hösten 2020 har vi ringat i tre utmanande områden. Enligt undersökningen upplever...

… 1 av 2 att de känner sig otrygga gällande säkerhet och GDPR.

… 1 av 3 att det finns utmaningar gällande manuell behandling av persondata.

… 1 av 2 att coronapandemin inneburit att fokus på digitalisering har ökat.

Smidiga arbetsprocesser

Så vad kan vi göra fler ska känna sig säkra på vad som gäller kring dessa punkter? Att förenkla hur vanliga medarbetarprocesser fungerar kan göra stor skillnad. Och ett sätt att göra det enklare är genom att integrera era system, att låta dem prata med varandra. Under en vanlig arbetsdag måste vi logga in i många olika system för att genomföra våra arbetsuppgifter. För medarbetarna blir det många lösenord att hålla reda på och för administratörer betyder det merarbete eftersom alla ändringar måste uppdateras i varje system var för sig. Det är inte heller helt ovanligt att informationen i de olika systemen skiljer sig åt, eftersom olika personer har ansvar för att uppdateringarna eller på grund av att man glömmer att uppdatera någonstans.

En lösning för att undvika detta är att integrera systemen, till exempel med ett HRM-system där masterdata hanteras. Därifrån kan informationen sedan föras över till andra system som exempelvis lönesystem, tidrapporteringssystem och active directory. Det blir dessutom smidigare när både administratörer och medarbetare endast behöver logga in på ett ställe för att komma åt alla system och verktyg som behövs under arbetsdagen.

Tydlig medarbetarresa

System som är integrerade – pratar med varandra – kan alltså förenkla medarbetarnas vardags. Dessutom flyter medarbetarresen smidigare med ett HRM-system där underlag och verktyg för alltifrån onboarding, till medarbetarsamtal och exitsamtal finns samlat. I systemet lagrar ni även HR-masterdata GDPR-säkert, och ni slipper huvudbry över gammalmodig och tungrodd manuell hantering. Vem som är slutgiltigt ansvarig för all data blir också tydligare, något som gör hanteringen säkrare och enklare.

Välfungerande system ger mer tid för arbete 

Men vad avgör i slutändan om medarbetarna trivs på jobbet? Är det så enkelt att bara systemen fungerar sömlöst så är alla nöjda? Självklart är svaret mer komplext än så, men det ger förutsättningar för att fokusera på andra delar av arbetet. Medarbetarna får mer tid till sina arbetsuppgifter, HR kan lägga mer tid på strategiarbete och kompetensutveckling och ledningen kan arbeta med att leda verksamheten mot de uppsatta målen.