HR-masterdata – HR:s ansvar men gynnar alla!

Vad är HR-masterdata och varför är det viktigt?

Masterdata inom HR-området är nyckeldata som är knuten till personer, anställningar, befattningar, organisationer, roller och grupper. HR-masterdata utgör navet i dagens digitala personalsystem.

HR-masterdata gör att ett företag kan få de fördelar som ett brett HR-system ofta erbjuder, till exempel att kunna koppla frånvaro- och tidsregistrering eller medarbetarsamtal och kompetensutveckling till rätt person. Masterdata bidrar helt enkelt till ökad flexibilitet, säkerhet, kvalitativa dataflöden och en hög grad av självbetjäning.

Fördelarna varierar mellan olika roller i företaget, men leder sammantaget till stor skillnad för hela verksamheten.  

Vilka fördelar innebär HR-masterdata för olika roller?

För chefen 

När masterdata läggs i ett HRM-system sker hanteringen av personuppgifterna i enligthet med GDPR. En arbetsgivare som prioriterar datasäkerhet och personuppgiftsskydd har en konkurrensfördel när det gäller att locka till sig de bästa talangerna. HR-masterdata ger dessutom ledningen bättre underlag för strategiska beslut, då masterdata helt enkelt resulterar i bättre informationsöversikt och en effektivare vardag.

För HR 

Med kontroll över HR-masterdata lyfter HR sin position. HR blir mer datadrivet och kan gå från mjuka värden till faktiska siffror, vilket ger HR en starkare strategisk funktion i verksamheten.

Att ha ett personalsystem som master för HR-data stärker skyddet av de anställdas personuppgifter med rollstyrd behörighet, vilket bidrar till hög datakvalitet och en bra överblick för HR. Resurserna och kompetensen blir använda på bästa sätt.   

För ekonomi

För ekonomiavdelningen medför HR-masterdata minskade ekonomiska risker, bättre kostnadskontroll och effektivare processer. Om verksamhetens system inte samarbetar kan det bli dyrt!

Tillförlitlig data som ekonomichefen kan lita på är avgörande i budget- och prognosarbetet. Dessutom medför en integration till lönesystemet att man kan vara trygg med att rätt underlag ligger till grund för lönearbetet.

För IT 

När HR får kontroll och ansvar över HR-masterdatan så frigörs tid för IT, som slipper hantera administrativa frågor om lösenord som slutat fungera, tillgångar som ska läggas till eller raderas när medarbetare börjar och slutar på företaget m m. En välfungerande dataintegration och hög datasäkerhet ger helt enkelt bättre flexibilitet och stabilitet, samt lägre kostnader.

På Simployer har vi till exempel ett privacy by design-tänk i våra produkter, som hanterar dataintegritet, rapportering och spårbarhet (insyn). REST API:er definieras för användargränssnitt och dokumentationen är öppen och tillgänglig. 

För medarbetaren 

När HRM-systemet är master för personuppgifter kan medarbetaren se, lägga till och ta bort sina egna uppgifter HR-systemet. Det ger de anställda kontroll, överblick och en trygghet i att deras personuppgifter skyddas enligt GDPR.