Allt om &frankly mail

Välkomstmail
För att få samtliga medarbetare bekanta med verktyget så rekommenderar vi att ett välkomstmail skickas. I detta mail finns en förklaring av vad &frankly är och medarbetarna kan svara på två testfrågor om de önskar. 

Frågemail
När er första puls schemaläggs skickas automatiskt ett frågemail till användarna med en länk innehållande frågorna. Om en användare har valt att ladda ned appen kan de välja om det vill få notiser via mail, appen eller båda. 

Om du inte vill att det ska skickas mail till användare när det finns nya frågor att besvara kan du ändra detta. Gå till Inställningar > Företag > Grundinställning nya användare. Här kan du ändra huruvida du vill att nya användare som läggs till och som inte börjat använda appen ska få mail eller inte. 

Resultatmail
I &frankly är det minst lika viktigt att arbeta med resultatet som att svara på frågor. Därför skickas resultatmail och resultatnotiser ut från verktyget när en rapport finns tillgänglig, vilket alltid är på måndag morgon.  

Resultatmail kan skickas till alla användare i kontot eller till administratörer och managers. Grundinställningen i &frankly är att resultatmail skickas till managers och administratörer som är gruppägare eller har läsrättigheter för en grupp. 

Om du vill se era inställningar eller ändra era inställningar för resultatmail och resultatnotiser kan du gå till Inställningar > Email > Emailinställningar. 

Notera att inställningarna för resultatsynlighet som väljs vid schemaläggning också styr huruvida ett resultatmail kan skickas. Om användare och managers inte tillåts att se resultaten så kommer inte ett resultatmail att skickas. 

Tyvärr går det inte att skicka ett nytt frågemejl, däremot är det möjligt att skicka ut ett nytt välkomstmejl. I välkomstmejlet finns det en länk som leder till öppna frågor.   

Skicka ett välkomstmail till en befintlig användare: 

• Gå till Användare > Individer  
• Klicka på användarens namn eller mailadress så att användarens profil visas  
• Klicka på knappen "Skicka välkomstmail (föredraget språk)" 

När ett konto skapas i &frankly är grundinställningen att samtliga medarbetare får ett mail när det finns nya frågor att besvara. Genom att logga in på sitt konto eller ladda ned appen kan användare välja att anpassa sina inställningar utifrån sina egna preferenser.  

Logga in på ditt konto och gå till Inställningar > Mina inställningar. Här ser du vilka inställningar ditt konto har just nu och här kan du ändra hur du vill bli notifierad.

Läs nedan beskrivningar om du vill lära dig mer. 

Här kan du välja hur du vill att vi notifierar dig när det finns nya frågor att besvara. Du kan välja att få en notis så fort det finns nya frågor att besvara eller en gång per vecka. Om du väljer inställningen “En gång per vecka” innebär det att du kommer få en notis när alla frågor som är schemalagda för en specifik vecka är öppna. 

Varför finns denna inställning? 
Frågor kan aktiveras samma vecka men vid olika tider och olika dagar. En del frågor passar bäst att svara i början av en vecka medan andra frågor är mer lämpliga att svara på i slutet av veckan. Om du inte vill få flera notiser under en och samma vecka, utan svara på alla frågor samtidigt kan du välja inställningen “En gång per vecka”. 

 Vi rekommenderar att du väljer inställningen “Så fort att en fråga finns att besvara” för att du ska uppleva att frågan du svarar på är så relevant som möjligt. 

Jag vill ha notiser via…
Här kan du välja om du vill få notiser via mail, i appen eller på Slack (eller samtliga). 

Notera: för att aktivera notiser via Slack behöver en administratör sätta upp er Slack Interigations.

Frågenotiser
Användare som har obesvarade frågor i slutet av veckan kommer få en påminnelse på fredag klockan 12.00. Den inställning är förvald när en användare skapas. 

Om du inte vill få påminnelsemail kan du avaktivera denna inställning här. 

Övriga mailinställningar
I den sista sektionen av dina inställningar hittar du övriga mailinställningar. Här kan du bestämma om du vill få generell info om ert konto och om du vill få resultat mail. 

Huruvida resultatmail skickas bestäms dels i kontot övergripande inställningar och dels när en puls schemaläggs. Prata med din chef eller administratör om du inte får resultat mail just nu men önskar att få det.

Det är tyvärr inte möjligt att ändra vilken dag påminnelser skickas ut eller att skicka ut extra påminnelser. Påminelser skickas alltid automatiskt ut på fredagar kl. 12.00 till de som har obesvarade frågor, om dem har notiser aktiverat. 

Vill ni skicka ut fler påminnelser är vår rekommendation att skicka ut påminnelser via en intern kanal.  

Det finns fyra olika ämnesrader för notifikationsmailet och push-notiser via mobilappen när nya frågor är öppna: 

• Knock, knock! Du har nya frågor från {{companyname}}
• Du har nya frågor från {{companyname}}
• {{companyname}} har nya frågor till dig
• Det finns nya frågor från {{companyname}}

Systemet väljer en av dessa slumpmässigt. 

Som administratör i &frankly, kan du anpassa ämnesraden för ert konto. 

Steg-för-steg instruktioner: 

• Gå till Inställningar > Email
• Aktivera knappen för ”Anpassat email-ämne för nya frågor” och skriv in er ämnesrad i det tomma textfältet. 
• Om du har samma meddelande för notifikationer i mobilappen, kan du helt enkelt aktivera inställningen för “Anpassa push-notis text för nya frågor” och skriv in samma text. 
• Spara. 

Max antal tecken tillåtna är 800 men vi rekommenderar att hålla det så kort som möjligt. Om ni vill lägga till en anpassad rubrik eller meddelande i notifikationsmailet, kan ni göra det vid schemaläggningen.

Notera: den här inställningen gäller endast för notifikationer via email och mobilapp som skickas när nya frågor öppnar. Påminnelsen som skickas via email och mobilappen på fredagar klockan 12.00, till medarbetare med obesvarade frågor, kan inte redigeras. 

Vi försöker alltid hålla våra utskick av email till ett minimum, men vi respekterar också när personer önskar att inte ta emot några email alls, och det är därför varje användare har möjlighet att välja bort utskick av email för sitt eget konto.

Användare som har valt bort notiser via email kan fortfarande välja att få notiser i mobilappen, och på så sätt bli notifierad om att det finns nya frågor att besvara.

Administratörer kan se vilka användare som har valt att helt och hållet avregistrera sig från &franklys email. Gör såhär för att kolla se vilka som valt att avregistrera sig från alla mail: 

• Gå till Användare > Individer
• Filtrera i kolumnen "Status" och välj "Problem" eller sök efter e-postadressen för specifika användare

Statusen för dessa användare kommer att markeras med en varningstext, som lyder "Valt bort emailnotiser". Denna information är särskilt användbar när användare ibland glömmer bort att de har valt bort email vid ett tidigare tillfälle.

Alla användare kan när som helst ändra denna inställning i sitt eget konto genom att logga in på &frankly och gå till Inställningar > Mina inställningar och slå på "E-post". 

Mailadresser kan endast justeras av administratörer. Om du är användare eller manager i &frankly, men behöver ändra din eller någon annans adress så kan du kontakta er administratör.

Steg-för-steg:

• Gå till Använder > Individer
• Hitta personen du vill ändra
• Öppna profilen
• Ändra mailadressen
• Spara

Ett mail kommer att skickas till användarens befintliga mailadress, med information om att ändringen har skett. 

Vill du få notiser i din telefon när det finns nya frågor att besvara? Kontrollera dessa steg för att säkerställa att dina inställningar är korrekta.

• Logga in i &frankly-appen och gå till Inställningar > Notifieringar. Kontrollera att inställningen är aktiverad. 
• Gå till dina telefoninställningar och säkerställ att du tillåter notiser från &frankly.
• Säkerställ att det skickats frågor till ditt team denna vecka. Fråga din chef eller kollega om det finns frågor att besvara.
• Be din chef kontrollera att du har ett gruppmedlemsskap i &frankly.

Notera! Om du har valt att få notiser ”En gång per vecka” och inte ”Så fort en fråga finns att besvara” kan det vara så att det finns frågor som öppnas senare denna vecka. Fråga din chef eller HR-avdelning vilken tid frågorna öppnas.  

Hör av dig till oss på help@andfrankly om dessa tips inte löser problemet så hjälper vi dig!

När våra e-postmeddelanden studsar i servrar eller säkerhetsfilter, flaggar vi e-postadressen med ett varningsmeddelande som lyder "E-post funkar ej". Meddelandet ser ut så här:

En del e-post klienter/tjänster (t.ex. Outlook/Exchange) inaktiverar bilder som kräver nedladdning från externa webbadresser, vilket våra resultatmejl gör. Det här problemet går att lösa genom att lägga till help@andfrankly.com eller hela domänen @andfrankly.com, i listan för "Säker avsändare" (notera att detta kan vara en separat inställning än den som gäller för er Vitlistning).

Beroende på hur dina e-postinställningar ser ut, kan du utöver dessa steg också behöva tillåta nedladdning av bilder för e-postmeddelanden.

Enskilda användare kan välja att själva lägga till oss i listan för "Säker avsändare", om det tillåts av organisationens inställningar. Det kan också vara så att ni som organisation behöva lägga till oss som "Säker avsändare" globalt genom en så kallad Group Policy (GPO), för att det ska gälla för alla användare i organisationen.

Det finns tre alternativ för att undvika post.

Val 1) Ladda ner &frankly-appen. Du kommer då att kunna få aviseringar via din mobiltelefon istället för e-post.

Val 2) Logga in på &frankly, gå till Konto > Mina inställningar. Välj vilka aviseringar du vill få för nya frågor eller resultat. Om du inte vill få något, stäng av alla aviseringar.

Val 3) Om du vill stoppa alla mail, i nästa mail du får (eller om du har ett som tidigare har skickats), titta längst ner i mailet för att klicka på "stoppa prenumeration".

Du kan alltid logga in på ditt konto och ändra dina inställningar om du vill.

Att mail inte levereras eller att mail markeras som skräppost kan ibland hända av olika anledningar. Vi på &frankly har genomfört ett antal åtgärder för att begränsa detta, dessa inkluderar:

• Vi är certifierade avsändare via https://returnpath.com/
• Alla mail som skickas direkt från vårt system kommer från en specifik IP-adress från SendGrid (vår partner som vi använder oss av för utskick av mail). Denna IP-adress används endast av oss, och enbart för de mail som skickas från vår tjänst (t.ex välkomstmail, frågemail och resultatmail) och är inställd med omvänd DNS för att bekräfta auktorisering.
• Vi upprätthåller ett gott rykte hos externa mailleverantörer (som Google, Yahoo, Hotmail), som med tiden har lärt oss att vi är en ansvarsfull avsändare. Vi är till exempel för närvarande inte svartlistade någonstans.

Vi har också säkerställt att sättet vi skickar mail konfigureras enligt de bästa metoderna, vilka inkluderar:

• Vi vet exakt vem som skickar ett mail från domänen @andfrankly.com - och vi har skapat kartläggning av SPF som identifierar vem som kan skicka mail för våran räkning. För närvarande är följande tjänster tillåtna avsändare från domänen andfrankly.com:
  • Google (Google Workplace som vi använder för våra individuella / personliga email på &frankly)
  • HubSpot (används för att skicka marknadsföring via mail till potentiella kunder och befintliga kunder)
  • SendGrid (Alla mail som skickas direkt från systemet till våra slutanvändare, t.ex välkomstmail, frågemail och resultatmail)
• Vi har ställt in digitala identitetsnycklar för alla ovanstående avsändare via DKIM, så att alla tjänster som tar emot ett mail kan verifiera att avsändaren är den de påstår sig vara.
• Vi har en DMARC-policy upprättad som säger att om några e-postmeddelanden inte kommer från en känd avsändare från listan ovan, eller inte kan verifieras med en giltig nyckel, ska den mottagande servern sätta mailet i “karantän” och inte leverera dem till slutanvändaren. Detta betyder att ingen annan ska kunna skicka ett mail som kommer från @andfrankly.com och om de gör det, bör den mottagande servern med rätta betrakta det som skräppost och inte leverera det till slutanvändaren direkt. Detta innebär att alla mail som skickas ut från oss borde kunna levereras och inte klassificeras som skräppost.

Trots att vi på &frankly aktivt arbetar med att upprätthålla ett gott rykte som avsändare, kan det i enskilda fall hända att mail inte levereras till användare i ert konto. Det beror oftast på att organisationer har egna filter och policies, och behöver vitlista &frankly som avsändare för att mail ska kunna levereras. 

Många organisationer har interna filter som kan blockera en avsändare när en stor volym mail skickas till många medarbetare inom kort tid. Detta är något som kan ske om alla medarbetare får ett välkomstmail eller ett frågemail från &frankly vid samma tidpunkt.

Varför ska vi vitlista &frankly? 
För att undvika problem, rekommenderar vi våra kunder att alltid vitlista (tillåta) mail från &frankly. Vilken typ av vitlistning som ska tillämpas bestäms internt inom er organisation, vanligtvis av IT-avdelningen. Det är oftast också IT-avdelningen (eller liknande ansvarig person/avdelning) som konfigurerar era system och tillåter &frankly som avsändare. 
Om er organisations mailsystem litar på de SPF/DKIM/DMARC inställningarna som vi på &frankly följer, är det ett idealt sätt att tillåta mail från oss eftersom att det inte kräver ytterligare inställningar samt att det är industristandard. 

Men om ovan inställning inte kan användas för att garantera att mail levereras, behöver er organisation lägga till vår IP-adress eller hela vår domän @andfrankly.com som en tillåten avsändare.

Vitlista (tillåta) vår IP-adressAlla transaktionella mail skickade från &franklys system kommer från en och samma IP-adress. Genom att vitlista denna kan ni säkerställa att samtliga mail (välkomstmail, frågemail och resultatmail) som kommer från vårt system levereras. Eftersom att denna IP-adress endast används av &frankly finns det ingen risk att mail från andra domäner eller tjänster också vitlistas i samband med att ni vitlitsar vår adress.

IP-adressen och DNS-namnet är: 167.89.91.15 (o1.sendgrid.andfrankly.com

Genom att vitlista IP-adressen säkerställer ni att de mail som skickas direkt från &franklys system levereras. Men det garanterar inte att andra typer av mail, exempelvis email från &franklys personal, nyhetsbrev eller inbjudningar till event, som skickas via en av våra underleverantörer (t.ex Google eller Hubspot) kan levereras. För att undvika att dessa typer av mail fastnar i era filter kan ni också vitlista &franklys domän. 

Vitlista &franklys domän 
Att tillåta eller vitlista hela domänen @andfrankly.com är också ett sätt att säkerställa att mail leveraras. Fördelen med denna metod är att alla mail som kan komma att skickas från &franklys system, eller via en underleverantör (exempelvis nyhetsbrev och mail från anställa på &frankly) kommer levereras.
Det innebär dock att spoofing kan förekomma genom att någon annan använder andfrankly.com. Men eftersom att vi har strikta SPF/DKIM/DMARC inställningar kommer moderna mailleverantörer att filtrera ut dessa. Notera dock att inte alla mailleverantörer erbjuder fullt stöd för dessa inställningar, och att det av den anledningen kan vara bättre att vitlista IP-adressen om ni inte använder leverantör som stöder detta. 

Vad händer om vi inte tillåter andfrankly.com?
Om andfrankly.com inte tillåts finns en risk att exempelvis notifkationer om att nya frågor finns att besvara, hamnar i användarnas skräppost, och således inte når fram. Det är vår rekommendation att ha detta på plats inför den första lanseringen av undersökningar via &frankly. 

Det är tekniskt möjligt att få e-postmeddelanden skickade från &frankly (help@andfrankly.com ) som kommer från en anpassad e-postadress (t.ex. no-reply@customer.com ). Eftersom e-postmeddelanden från dina egna domäner vanligtvis alltid tillåts levereras till slutanvändarna - kan detta innebära att e-postmeddelanden kan garanteras levereras till alla slutanvändare.

För att &frankly ska kunna skicka e-postmeddelanden med din domänanpassade e-postadress måste du ha beviljats ​​åtkomst i din egen organisation för att uppdatera globala e-postkonfigurationer eller få hjälp av någon som har den här typen av åtkomst, vanligtvis någon från IT-avdelningen Avdelning. Detta beror på att det kan krävas ytterligare konfiguration från din sida - speciellt SPF/DKIM-inställningar som du måste ändra för att vi ska betraktas som en "auktoriserad" avsändare av e-post från din domän (i det här exemplet customer.com ).

För att helt konfigurera en anpassad e-postavsändare måste följande steg vidtas:

1. Du måste lägga till &frankly som en auktoriserad avsändare genom att lägga till oss i dina egna SPF-poster. Följande post bör läggas till på din sida:

v=spf1 include:_spf.andfrankly.com ~all

2. Den anpassade avsändarens e-post måste konfigureras på ditt &frankly-konto. För det här steget, skicka oss ett e-postmeddelande till help@andfrankly.com och meddela vad som är den anpassade e-postadressen vi ska använda för vår kommunikation.

3. Vi kommer sedan att ställa in DKIM-nycklar för att säkerställa att vi kan identifiera oss som avsändare av e-post för din domän. Detta görs internt och efter att ha gjort den första konfigurationen på &frankly för att generera en nyckel, måste du lägga till ytterligare DNS-poster på din domän för att peka på vår för att säkerställa att våra nycklar anses giltiga (en länk kommer att skickas till dig för att lägga till dig som en del av detta steg).

Viktiga anteckningar:
Observera att det kanske inte är nödvändigt att ställa in SPF- och DKIM-poster för att helt garantera leverans, om du redan litar på någon som skickar e-post via din domän. Om så är fallet är steg 1 och 3 inte nödvändiga att ta - men om så är fallet är det absolut viktigt att du överväger att införa dessa e-postsäkerhetsåtgärder, eftersom det innebär att du för närvarande tillåter vem som helst på internet att skicka e-post från din domän vilket är en enorm säkerhetsrisk.

Observera att genom att lägga till vår avsändande IP-adress som en auktoriserad avsändare via SPF & DKIM betyder det att du tillåter oss att skicka e-postmeddelanden från din domän (inte bara till interna mottagare utan till vem som helst) och detta är i sig en potentiell säkerhetsrisk som du måste bedöma och acceptera. Vi är bekväma med att vi inte kommer att missbruka dessa avsändarprivilegier och att vi har tillräcklig säkerhet på plats för ovanstående – men det kan innebära mindre risk för dig att helt enkelt vitlista oss.

Välkomstmail
För att få samtliga medarbetare bekanta med verktyget så rekommenderar vi att ett välkomstmail skickas. I detta mail finns en förklaring av vad &frankly är och medarbetarna kan svara på två testfrågor om de önskar. Så här skickar du ett välkomstmail: Hur skickar jag välkomstmail till användare?

Frågemail
När er första puls schemaläggs skickas automatiskt ett frågemail till användarna med en länk innehållande frågorna. Om en användare har valt att ladda ned appen kan de välja om det vill få notiser via mail, appen eller båda.

Om du inte vill att det ska skickas mail till användare när det finns nya frågor att besvara kan du ändra detta. Gå till Inställningar > Företag > Grundinställning nya användare. Här kan du ändra huruvida du vill att nya användare som läggs till och som inte börjat använda appen ska få mail eller inte.

Resultatmail
I &frankly är det minst lika viktigt att arbeta med resultatet som att svara på frågor. Därför skickas resultatmail och resultatnotiser ut från verktyget när en rapport finns tillgänglig, vilket alltid är på måndag morgon.

Resultatmail kan skickas till alla användare i kontot eller till administratörer och managers. Grundinställningen i &frankly är att resultatmail skickas till managers och administratörer som är gruppägare eller har läsrättigheter för en grupp.

Om du vill se era inställningar eller ändra era inställningar för resultatmail och resultatnotiser kan du gå till Inställningar > Email > Emailinställningar.

Notera att inställningarna för resultatsynlighet som väljs vid schemaläggning också styr huruvida ett resultatmail kan skickas. Om användare och managers inte tillåts att se resultaten så kommer inte ett resultatmail att skickas.