Om Anonym Chatt

Vi har alltid uppmuntrat öppenhet och transparans i Simployer &frankly, och "kommentarer" har varit ett sätt för medarbetare att utrycka sina tankar utöver frågeställningen. Vi har tagit nästa steg i att uppmuntra att göra sin röst hörd, genom att lansera Anonym Chatt.

Anonym Chatt är ett verktyg som ger medarbetare och ledare en chans att föra en dialog vidare kring en kommentar. Det här kan stötta medarbetaren att vara mer uppriktig. För chefer innebär det en möjlighet att kunna lära sig mer om resultat och kommentarer. Det kan handla om att tydliggöra bakgrunden till en kommentar eller att diskutera ett område vidare med en medarbetare.

Individen som lämnat en kommentar är alltid anonym, medan HR Admin och chef är identifierade inför att chatten inleds och under pågående chat.

I menyn Inställningar > Företag kan du aktivera eller inaktivera Anonym Chatt för hela organisationen.
En förutsättning för att kunna aktivera chatten är att ange en HR Admin. En individ som har systemrollen Administratör i &frankly kan bli vald att bli HR Admin. Därefter kommer medarbetare se denna individ som ett val att kunna starta en chatt med.

Individen som är HR Admin kan se alla chattar i organisationen, och initiera en chatt utifrån alla kommenterar i resultatvyn.

I inställningar är det även möjligt att:

1. Välja till vem en medarbetare ska kunna öppna en chatt med. Ett val kan göras utifrån följande:
   • Tillåt att öppna en chatt med HR Admin eller direkta Gruppägare
   • Tillåt att öppna en chatt med endast HR Admin
   • Tillåt att öppna en chatt med endast direkta Gruppägare.
2. Aktivera/inaktivera att direka Gruppägare kan inleda en chatt utifrån kommentarer i resultatet.

Det finns olika anledningar till varför du inte kan starta en anonym chatt.

• Administratören behöver först ha aktiverat funktionen i kontot.
• Det behöver finnas en HR Admin eller en chef (direkt gruppägare) som du kan starta chatten med, om detta inte finns kan du inte starta en chatt.
• Kontots inställningar avgör om medarbetare tillåts att starta en chatt och om HR Admin/Gruppägare kan inleda en chatt. Fråga gärna er administratör om funktionen Anonym Chatt är aktiverad i organisationen.

Det finns 3 personer som kan initiera en
Anonym Chatt.

• En HR Admin är tilldelad att vara en främsta kontakt för medarbetare som vill initiera en chatt med HR. En individ som har systemrollen Admininstratör i &frankly kan bli tilldelad att vara HR Admin. Denna individ har möjlighet att initiera en chatt utifrån alla tillgängliga kommenterar.
  
  
• En direkt Gruppägare kan initiera en chatt utifrån kommentarer från dennes direka Gruppmedlemmar.
  
  Både HR Admin och Gruppägare kan starta en anonym chatt utifrån kommentarer via resultat i vyerna Dashboard eller Individuella Frågor. Om funktionen Anonym Chatt är aktiverat i kontot kommer en chatt ikon att synas bredvid kommentarer. Genom att klicka på ikonen kan HR Admin eller Gruppägare starta en chatt med personen som skrivit kommentaren.
  
  
• Gruppmedlemmar kan initiera en chatt medan de svarar på en fråga. Om funktionen Anonym Chatt är aktiverad, kommer individer se en ikon för att starta en chatt baserad på kommentaren som lämnats för en fråga. Gruppmedlemmar kan välja att antingen starta en chatt med HR Admin eller direkta Gruppägare. Om det finns flera chefer/Gruppägare, kommer individen kunna välja en av dessa. Beroende på kontoinställningar, kan det vara begränsat att enbart kunna välja HR Admin eller enbart direkta Gruppägare.
  
  Om den tilldelade HR Admin även är en direkt Gruppägare, kommer individen enbart presenteras som HR Admin. 

När en anonym chatt har skapats kan den hittas igen under Resultat > Anonym chatt. Om en gruppmedlem initierar en anonym chatt samtidigt som den svarar på frågor, kommer HR-administratören eller chefen att se chatten först efter att pulsen stängts och resultaten är tillgängliga.

Personen som postade den ursprungliga kommentaren som en anonym chat är baserad på kommer att ha tillgång att se den anonyma chatten oavsett status. Mottagaren (HR-administratör eller chef) kommer bara att se öppna eller stängda chattar.

Det finns fyra statusar för en anonym chatt:
1. Väntar: Statusen en anonym chatt får när en anställd initierar en chatt till en fråga i en pågående puls. Under denna status kan den anställde som startade chatten skicka chattmeddelanden. Dessa kommer att bli synliga om och när chatten får statusen "Öppen".

2. Öppna: När pulsen är stängd och resultaten är tillgängliga för mottagaren (HR-administratör eller chef). Eller om det är HR-administratören eller chefen som initierar chatten från resultatet.

3. Stängd: När den anonyma chatten stängs av HR-administratören eller chefen. Om chatten är stängd kommer det inte längre att vara möjligt att skicka chattmeddelanden i denna chatt. HR-administratören eller chefen kan öppna chatten igen vid behov.

4. Dolt: När pulsresultaten är tillgängliga, men den ursprungliga kommentaren eller chatten är dold på grund av schemats synlighet eller synlighetsintegritetsinställningar. Endast den person som skickade kommentaren eller startade chatten kommer att kunna se chatten om den har statusen dold.

HR-administratören kommer att kunna se en översikt över alla anonyma chattar i webbversionen av &frankly. HR-administratören har endast tillgång till att läsa och svara på chattar adresserade till HR-administratören.