Mer än hälften saknar strategi för att modernisera sin HR-data

Lätt att hamna på efterkälken

Nästan hälften av svenska företag saknar strategi för HR-masterdata. Det visar en undersökning som Simployer har gjort bland 212 företag i olika storlekar. Digitaliseringen av HR är redan ett faktum och man kan inte sitta kvar i gammalmodiga lösningar och ”vänta på att trenden ska gå över”. Men utan strategi för att klara övergången riskerar trögstartade bolag att hamna på efterkälken när konkurrenterna byter till HRM-system som kan ge bättre lönsamhet.

Viktigt att få med alla på tåget

För att runda fallgropar gäller det att involvera företagets intressenter i strategin. Ofta handlar det faktiskt om att hjälpa dessa att få insikt i hur pass ”het potatis” denna omställning är. Annars blir frågan för lågt prioriterad.

– Mandat och resursbrist är vanliga fällor, säger Henrik Sandström, HRM-expert på Simployer. Har man inte med sig intressenterna så kan det ta stopp mitt i processen för att andra projekt måste prioriteras eller att kapitalet måste fokuseras på ett annat ställe. Det är viktigt att ha hela organisationen med sig. Förklara nyttan och var ödmjuk för att förändringar tar tid.

Dela upp processen i ”klyftor”

Men hjälpen är nära om du tar en fruktstund med Henrik som jämför en övergångsplan med att äta apelsin, dvs ta en klyfta i taget.

– Jag har en jämförelse som jag brukar göra och den handlar om apelsiner. Man tar en klyfta i taget, inte alla på en gång. Dela upp och avgränsa processerna, prioritera vad som är absolut viktigast och se till att lansera det. En bra första klyfta kan exempelvis vara att lagra information säkert och att företaget klarar en revision utifrån GDPR-lagstiftningen.

En annan viktig sak som Henrik poängterar är att inte ta för många klyftor på samma gång.

– Tänk på att en del företag bara äter halva apelsinen och känner att, nu är vi mätta, nu har vi stöd för de processer vi önskar. Andra företag känner att nej, vi vill ha mer – faktiskt hela apelsinen till slut.

Henriks topp tre för att komma igång med strategiarbetet

1. Involvera alla intressenter på företaget.
– Se till att alla intressenter är informerade, att deras röster blivit hörda och att deras behov tas tillvara. Några intressenter som definitivt finns är HR-avdelningen som äger persondatan, it-avdelningen som har speciella krav och behov, ledningen som givetvis behöver vara informerad samt såklart ekonomiavdelningen som styr nya investeringar, förbättringar och besparingar.

2. Kartlägg medarbetarresan.
– Hur ser flödet för HR-processerna ut? Hur går onboardingen till? I vilka system registreras medarbetaren? I vilka riktningar går pilarna i företagets it-system, det vill säga vad skapas här, vad händer därefter. Då får man en överblick över den digitala medarbetarresan i företaget från onboarding, under tiden som anställd i företaget och tills medarbetaren avslutar sin anställning.

3. Driv processen tillsammans.
– Ha intressenterna i åtanke under hela projektet. Ge en inblick och be om inspel. Det kan också vara en bra idé att släppa en pilot-variant där ledning, IT- och HR-avdelning kan se nyttan, kpi:er, dashboards och vilka analyser de kan få ut. Det ger bra förankring under projektets gång.

Denna här artikeln har skrivits i samarbete med Helene Falk