Dokumentarkiv hjälper kunder att bli GDPR-säkra

For English, please scroll down to read the post.

Vad är nytt och vad har ändrats? 

Vi ha utvecklat möjligheten att begränsa insynen i dokumentkategorierna. Det innebär att du kan definiera vilka roller som ska ha tillgång till att se dokument i olika kategorier. Till exempel kan du nu ge anställda med roller inom lön möjligheten att se anställningsavtal, utan att få tillgång till alla dokument.  

Det finns nu också möjlighet att sätta ett bäst före-datum på dokumenten. Den som laddar upp ett dokument kommer att få en påminnelse vid datumet och kan då fatta beslut om vad som ska göras härnäst.  

Ledare, administratörer och andra roller som har tillgång till de anställdas dokument kommer att kunna arbeta mer effektivt från den nya översikten Behandling av dokument. Här kommer du att hitta alla dokument du har tillgång till, oavsett vilken avdelning eller anställd de tillhör.  

Som ett tillägg till detta har vi ändrat rättigheterna för rollen som Systemadministratör, och lagt till en ny administratörsroll som kommer att fungera som Dokumentadministratör utan insyn i dokumenten. En systemadministratör kommer alltså inte längre att kunna se dokumenten, utan att hen får rättigheter till detta. En dokumentadministratör utan insyn kommer att kunna konfigurera och sätta upp dokumentkategorier utan att kunna se innehållet i dem.   

Vilka är fördelarna? 

Simployer har länge erbjudit våra kunder digital förvaring av dokument. Nu gör vi uppdateringar som hjälper våra kunder att behandla dokument enligt riktlinjerna för GDPR. Dessutom kommer ni att uppleva att dokumenthanteringen blir både säkrare och mer effektiv med tillgångsstyrningen och notiser om dokument som blir inaktuella. 

English translation 

Personnel documents help customers become GDRP compliant 

Module: Personnel, Personnel documents   

Roles: Managers, administrators 

Date: January 11th, 2021  

What is new and changed?  

We have developed the ability to limit access to documents per category. This means that you can define which roles should have access to see and read documents in different categories. For example, employees with payroll roles can now be given the opportunity to view employees' employment agreements, without having to have access to all documents.  

It will now also be possible to set an expiration date on the documents. The person who uploads the document will be notified before the set date, and can handle further processing.  

Managers, administrators and other roles given access to employees' documents will be able to work more efficiently from a new document processing overview. Here you will find all the documents you have access to see, across the employees and departments.  

In addition to this, we have changed the rights for the System Administrator role, and created a new administrator role that will act as a Document Administrator without access to the documents. A system administrator will no longer have access to documents without assigning themselves rights to do so. A document administrator without access will be able to configure and set up document categories without having to see the content of the documents.  

What is the advantages of these changes?  

Simployer has for a long time been able to offer our customers efficient digital storage of documents. This update will help our customers to have a document processing that is in line with guidelines within the GDPR. You will experience having a safer and more efficient document management with regards to controlled access to documents and notification of expiration of documents.