Vanliga frågor och svar

Här hittar du förklaringar till ord och benämningar som används i &frankly. 

Användare – Användare är en av tre roller i &frankly. En användare kan besvara frågor och läsa resultat. Vad användare har tillgång till kan regleras av en företagsadministratör och/eller av en Manager som har schemalagt frågor.

ENPS - eNPS (employee Net Promoter Score) är ett populärt mätetal inom medarbetarengagemang som man får fram genom att ställa en enkel fråga till medarbetarna: ”Hur troligt är det att du skulle rekommendera din arbetsgivare till andra?”. 

Frågebibliotek – I biblioteket hittar du alla frågor i &frankly. Här kan du söka och filtrera på olika kategorier för att enkelt sortera mellan olika frågeområden. I biblioteket ser du även “Företagets frågor”, som visar de frågor ni sparat som favoriter. Administratörer kan lägga till frågor i företagsbiblioteket. 

Föredraget språk – Föredraget språk reglerar språket för frågor och resultat. Alla &franklys standardfrågor har översättningar till flera olika språk, genom att välja föredraget språk kan användaren bestämma det språk som föredras för frågor och resultat. 

Notera: Kunder med Team-abonnemang kan välja mellan engelska och svenska som fördraget språk.

Grupp – En grupp i &frankly är en samling användare. Pulsar och snabbfrågor kan schemaläggas till en eller flera grupper, och resultat presenteras alltid på en gruppnivå. Grupper finns under Användare > Grupper. 

Kontoadministratör – Företagsadministratör är en av tre roller i &frankly. En företagsadministratör har tillgång till allt i kontot, personer med denna roll kan därför se resultat för alla grupper, schemalägga frågor till alla grupper och hantera inställningar för kontot.

KPI – Key Performance Indicator (KPI) är ett genomsnittligt värde från flera frågor i en puls. När du använder en av &franklys pulsar genereras ett KPI automatiskt. Om skapar en egen puls kan du markera vilka frågor du vill inkludera i KPI:et

Manager – En manager är en av tre roller i &frankly. Managers är vanligtvis ägare av en eller flera grupper, vilket ger de rättigheter att se och hantera, se resultatet för och skicka frågor till gruppen. Vad managers har tillgång till kan regleras av en kontoadministratör.

Puls – En puls är en liten undersökning! En puls är ett paket av frågor, som kan skickas ut till grupper i &frankly. 

Resultatintegritet – Resultatintegritet handlar om inställningar för resultatsynlighet Som administratör i ett konto kan du bestämma det lägsta antalet svar som krävs för att visa ett resultat.

Snabbfråga – Snabbfråga är precis vad namnet indikerar, den kan du använda när du vill skicka en snabb fråga. Snabbfrågor skapas under Frågor > Snabbfråga. Dessa frågor skapas och schemaläggs en i taget, i samma vy. Resultat från snabbfrågor presenteras i samma vy som andra frågor (Resultat > Individuella frågor), samlade under ikonen ”Snabbfråga”.

Systemspråk – Systemspråk är språket för systemet och menyn. I dagsläget kan du kan välja mellan engelska, svenska, norska och danska.

Oavsett vilken utmaning du har kan du använda &frankly för att driva positiv förändring och öka engagemang. Här är några vanliga användningsområden: 

• Öka engagemang
• Bygga kultur
• Driv förändring 
• Förbättra arbetsmiljö
• Förstärk ert employer brand 

Genom att gå till Resultat > Individuella frågor BETA kan du se frågeresultaten med uppdaterade diagram tillsammans med nya ytterligare förbättrade funktioner. Här är listan över de stora förbättringarna på betasidan.

1. Ett uppdaterat filter

Sidan för individuella frågor har ett nytt utseende. Betasidan kommer att använda samma toppfilter som sidan Segment och Heatmap för att välja grupper, puls/frågor och datum. Du kan nu vara mer exakt på hur många resultat du vill se för en fråga, eller hur långt tillbaka du vill gå.

2. Förbättrad hantering av tomma påståenden

Tomma påståenden i kommentarer och fritextsvar kommer att filtreras bort för att säkerställa kvaliteten på resultaten.

3. Uppdaterade frågeresultatdiagram

Frågeresultaten kommer att visas i samma uppdaterade diagramstilar som i instrumentpanelen. Här är några exempel:

Dessutom för binära frågor och binära bildfrågor kommer nu resultaten att visas per vecka/datum.

4. Se frågeresultat från andra pulsar

Om en fråga inkluderades och schemalagts i flera pulser, kommer det att vara möjligt att se resultat från olika pulser i ett frågeresultat. Slå på "Resultat från andra pulser", och det kommer att visa frågans resultat från andra pulser inom det filtrerade datumintervallet.

Begränsningar

Det finns några saker som ännu inte fungerar på betasidan. Du kan fortfarande använda den aktuella sidan för individuella frågor för saknade funktioner.

Visa vilka två grupper som är för lika när deras resultat är dolda.
Oroa dig inte. Anonymiteten för gruppens svar kommer fortfarande att skyddas. Det är bara det att det inte kommer att visa vilka två grupper som är alltför lika och med vilket attribut ännu på betasidan. Om du vill ta reda på exakt varför resultaten är dolda, använd den aktuella sidan.

Att se egna svar
På betasidan är det ännu inte möjligt att se dina egna svar. Vi jobbar på att göra det tillgängligt på betasidan, så snart kommer du att kunna se dina egna svar här också. Du kan fortfarande se dina egna svar på den aktuella sidan.

Dela upp resultat efter segment
Segmentfiltret kommer inte att vara tillgängligt på betasidan ännu. Du kan använda segmentfiltret och se resultat för "direkta medlemmar" på den aktuella sidan med individuella frågor.
 

Observera att detta är en betaversion, så det kan finnas några buggar. Meddela oss om du hittar någon!

Anpassa kontot genom att välja rätt inställningar! Logga in på www.simployer.se. Inställningar hittar du som administratör i menyraden till vänster under "Inställningar".

När det är dags att komma igång i &frankly, är det viktigt att se över att ni har rätt inställningar för Språk och Resultatintegritet. Gå till Inställningar > Företag för att kontrollera eller ändra era inställningar.

Vilken gräns bör jag ha för resultat-integritet? 
Vilken nivå som är rätt för er beror på vad ni känner passar utifrån er situation. En gräns på tre är den minsta som finns i &frankly, en gräns på fem är vanligast. Välj gräns utifrån vad som skulle kännas accepterat i er organisation.

Det är enkelt att lägga till eller redigera betalnings information oavsett vilket abonnemang du har, i den här artikeln kommer jag att beskriva steg för steg hur du gör om du ären teams kund.

1. Gå till Inställningar > Konto
2. Genom att klicka på de grå rutorna där det står Ändra kan du fylla i e-post och betalningsinformation:

De flesta &frankly-frågorna är översatta till följande språk:

• Arabiska (Egypten)
• Danska
• Engelska
• Estniska
• Flamländska 
• Finska
• Franska
• Italienska
• Kinesiska (Förenklat)
• Kinesiska (Traditionell)
• Lettiska
• Litauiska
• Norska
• Polska
• Portugisiska (Brasilien)
• Ryska
• Spanska
• Svenska
• Swahili
• Tyska
• Vietnamesiska

Klicka här för att se och anmäla dig till våra kommande webinar och event! 

Du som är medarbetare, chef eller administratör och använder &frankly är alltid välkommen att kontakta supporten för frågor kring verktyget. 

Om er organisation inte har börjat använda &frankly ännu, men du har frågor kring verktyget så är du också varmt välkommen att skriva till oss. 

Här hittar du inspelade webinar som handlar om nya funktioner i &frankly. Kom ihåg att funktionernas utseende kan ha förändrats från tidpunkten då webinaret spelades in.

I detta webinar får du en introduktion till Alarm, den nya landningssidan för resultat, hur du på ett enklare sätt kan lägga till gruppmedlemskap när du skapar användare och fler viktiga uppdateringar!

Inspelat: Maj 2021 

I detta webinar får du lära dig hur du skapar företagsactions, personliga actions och massa annat som kan vara bra att veta i &frankly. 

Inspelat: September 2020 

I detta webinar får du lära dig hur du hittar benchmarks, startar en action, och hur du använder sidorna Heatmap och Segment. 

Inspelat: Juni 2020

Hur kan man på ett enkelt sätt arbeta proaktivt med engagemang? Hur säkerställer man att man mäter rätt saker och vidtar rätt åtgärder?

I det här webinaret berättar Jenny Slotte Hassel, Head of HR Sverige på PayEx, hur de använder &franklys engagemangsmodell för att jobba kontinuerligt med medarbetarengagemanget. Vi djupdyker i kopplingen mellan att mäta, föra en dialog med teamet och öka engagemang och eNPS.

I dette webinaret får du svar på:

• Hur ett upplägg med frågor och pulsar kan se ut.
• Hur &franklys engagemangsmodell fungerar i praktiken.
• Hur PayEx resonerat och agerat kring de actions de tagit i samband med mätningarna och resultaten.
• 3 tips på hur du kan stötta ledarna i organisationen. 

Presentationen pågår i 30 minuter och följs av en frågestund på 15 minuter.

Det har under de senaste åren bedrivits mycket forskning kring engagemang och motivation på arbetsplatsen genom åren. Vi på &frankly brinner för engagemang och har läst det mesta. Här följer en sammanfattning av ett antal signifikanta studier inom området och de studier vi lutar oss mot i vårt engagemangsramverk. 

Les mer här

People First är nyhetsbrevet för HR-chefer och ledare som vill öka engagemanget på arbetsplatsen. Prenumerera för att få senaste utgåvan direkt i inkorgen.

Prenumerera nu!

Logga in på ditt konto eller i appen och gå till Inställningar > Mina inställningar > Min plats för att lägga till din hemadress eller din arbetsplats.

Genom att lägga till din plats kan du få frågor vid precis rätt tillfälle. Om du lägger till din plats i appen skulle du exempelvis kunna få frågan “Hur känner du för att kliva in på jobbet idag?” när du kommer till jobbet, istället för vid en bestämd tidpunkt (notera att frågan också måste schemaläggas med inställningen “Kommer in”).

Om du inte vill att &frankly ska kunna se din plats (vilket vi självklart respekterar) kommer du istället få frågor vid en bestämd tidpunkt. Frågor som är inställda att skickas när en användare “Kommer in” skickas istället 09.00 och frågor som är inställda att skickas när en användare “lämnar” skickas 18.30. 

Hur fungerar denna inställning? 
Om en organisation väljer att lägga till er arbetsplats som en övergripande inställning i ert konto, behöver inte vardera användare lägga till detta själva. Det är dock viktigt att användaren tillåter oss att se deras plats i appen för att inställningen ska fungera. Om en användare inte vill att &frankly ska se deras plats respekterar vi självklart detta. 

Att tillåta &frankly att se en användares plats innebär inte att vi följer användarens plats överallt. &frankly använder enbart platsen för att skicka en notis när en användare kommer till sitt kontor eller sin arbetsplats. Detta innebär att &franklys platsbaserade tjänst känner av när användaren (telefonen) kommer in i ett specifikt område nära  arbetsplatsen. &frankly-appen använder alltså inte användarens plats i något annat syfte. 

Innan du börjar använda verktyget är det viktigt att du går igenom inställningar och praktiska detaljer så att ni kommer igång på bästa sätt. Därför har vi listat några punkter som är viktiga i starten.

Steg 1: Tillåt andfrankly.com
För att säkerställa att &franklys mail (notifikationer och påminnelser) når fram till medarbetarna bör er IT-avdelning eller IT-partner vitlista eller explicit tillåta att mail skickas från &frankly.

Tillåt mail från &frankly genom att lägga till domänenandfrankly.com i Safe Senders-listan, samt tillåt email från följande IP-adress: 167.89.91.15 (o1.sendgrid.andfrankly.com)

Vad händer om vi inte tillåter andfrankly.com?
Om andfrankly.com inte tillåts finns en risk att notifikationer om nya frågor m.fl hamnar i användarnas skräppost istället för vanliga inkorg, och således kanske inte når fram till användarna. Det är en rekommendation att ha detta på plats inför den första lanseringen av &frankly.

Steg 2: Välj inställningar på kontot
Anpassa kontot genom att välja inställningar som passar er. Logga in i ert konto på www.simployer.se och gå till menyraden till vänster och klicka på Inställningar.

När det är dags att komma igång i &frankly, är det viktigt att se över att ni har rätt inställningar för bland annat Resultatintegritet. Gå till Inställningar > Företag för att gå igenom och justera era kontoinställningar.

Vilken gräns bör jag ha för resultatintegritet?
En gräns på tre är den lägsta möjliga gränsen för att visa ett resultat för en grupp i &frankly. gräns på fem är vanligast. Välj en gräns som känns accepterat av er organisation.

Det finns fler inställningar ni kan skräddarsy för kontot.

Steg 3: Konto- och frågespråk
Med ett Team abonnemang kan medarbetare välja att svara på frågor på svenska eller engelska.

Som administratör kan du även bestämma ett förvalt språk för alla medarbetare, och/eller om de ska få välja språk själva. Logga in på ditt konto och gå till Inställningar > Företag > Språk. Här kan du välja:

Det standardspråk som ska visas om medarbetare inte ännu har valt språk, eller om de valt ett språk som inte stöds (exempelvis om en fråga inte har den översättningen).
Om frågor alltid ska visas på svenska eller engelska, eller om medarbetarna själva ska få välja vilket språk de vill svara på.

Steg 4: Kontrollera kontonamn och lägg till er företagslogga

Kontrollera att ert kontonamn är korrekt och lägg till en logga för att göra det lättare för medarbetare att förstå att kontot tillhör er.

OBS! Konton med Team abonnemang tillåter enbart engelska, svenska, norska eller danska som språkval för medarbetarna. Enbart administratörer kan se och ändra i företagsinställningarna.

I &frankly finns det två möjliga språkinställningar för varje användare:

• Systemspråk tillåter användare bestämma vilket språk de vill se i gränssnittet på webben och i appen, till exempel i menyn. Svenska, engelska, norska eller danska är de språk som i dagsläget finns tillgängliga att välja bland. 
• Föredraget språk tillåter användarna att välja ett språk för frågorna. Alla frågor i &frankly-biblioteket är översatta till 21 språk och man kan också lägga till översättningarna när man skapar egna frågor. 

Under Inställningar > Företag kan du som administratör bestämma språkinställningar på kontonivå.

Inställningarna innebär att du kan välja ett standardspråk som kommer att gälla för alla användare om de inte valt något språk själv, eller i de fall översättningar saknas. Du kan också välja att låsa inställningarna för frågespråk så att alla medarbetare får frågorna på samma språk. Se mer detaljerad information om varje inställning nedan.

Frågespråk (Valt språk för frågor)

Den senare inställningen innebär att du som administratör kan sätta ett specifikt språk för alla användare eller låta dem välja sitt eget.

Om du vet att du enbart har svensktalande medarbetare kan du välja svenska, som då blir språket alla frågor kommer att synas på. Vi rekommenderar att låta medarbetarna välja deras föredragna språk.

Kontots standardspråk

När du har valt ett språk för frågor, behöver du även välja ett Standardspråk för kontot. Detta bestämmer vilken översättning som kommer att visas om användaren har valt ett språk som inte finns bland översättningarna du lagt in. Standardspråket används också när nya användare ännu inte har valt ett språk.

Exempel: En användare har valt franska som föredraget språk, men du har inte lagt in någon fransk översättning. I det här fallet visas då standardspråket för kontot. 

Det finns olika lösningar till olika problem, kika gärna närmre på beskrivningarna nedan för att se om de matchar din situation just nu. Om de inte löser problemet eller felet du upplever, skicka gärna ett mail till oss på help@andfrankly.com så hjälper vi dig! 

Systemet känner inte igen min mailadress eller mitt telefonnummer, varför?

Om du är nyanställd hos din arbetsgivare är det möjligt att det inte skapats ett konto till dig ännu. Kontakta gärna din närmsta chef eller er administratör i &frankly och be om ett konto. Din organisation fungerar som personuppgiftsansvarig i avtalet med &frankly, vilket innebär att någon (en chef eller administratör) inom er organisation behöver lägga till dig som en användare i ert konto. 

Om du känner dig osäker på vem du ska kontakta får du gärna höra av dig till oss på help@andfrankly.com så hjälper vi dig att hitta rätt kontaktperson. 

Har du en ny mailadress, nytt telefonnummer eller bytt namn och behöver uppdatera dina uppgifter kan vi på &frankly-supporten hjälpa dig. Skicka ett mail help@andfrankly.com med de ändringar du önskar att göra i din &frankly-profil. 

Mina inloggningsuppgifter och mitt lösenord är korrekta men det fungerar ändå inte att logga in, vad kan jag göra?

Det första du kan göra är att testa uppdatera webbläsaren och/eller rensa dina cookies och cache. Om du testat detta och det fortfarande inte fungerar är du mer än välkommen att höra av dig till oss så försöker vi hjälpa dig. Glöm inte att inkludera så många detaljer som möjligt, här är några exempel på viktig information vi behöver: 

• Vilken mailadress eller vilket telefonnummer använder du för att logga in? 
• Vilken webbläsare använder du? Har du testat flera webbläsare?
• Har du kunnat logga in tidigare? 
• Hur ser felet eller problemet ut? Bifoga gärna bilder! 

Med hjälp av dessa detaljer kan vi oftast identifiera och lösa felet snabbare!  

Som medarbetare kan du få tillgång till dina frågor på flera sätt. Antingen via email, &frankly-appen eller genom att logga in på vår hemsida.

För att logga in via hemsidan, gör såhär:

1. Gå till https://www.simployer.se och klicka på knappen ”Logga in och gå till” för att välja &frankly.
2. Använd din mailadress som ditt användarnamn och klicka på "Nästa".
3. Om det är första gången du loggar in behöver du först skapa ett lösenord. När du har skapat ditt lösenord kommer du få ett mail från oss som innehåller en bekräftelselänk. När du har bekräftat lösenordet, kan du återvända till hemsidan igen för att logga in. 
4. Skriv in ditt lösenord och klicka på knappen "Nästa".
5. Om det finns frågor öppna för dig att besvara hittar du dem nu under Start > Svara nu.

När frågor skickas från &frankly, går systemet igenom följande:

• Kontoinställningar- systemet kontrollerar om användarna får välja sitt eget föredraget språk? Ja/nej
• Kontots standardspråk - vilket språk bör visas om användarens eget valda språk inte finns? Svenska/engelska/norska/danska
• Frågorna - finns det översättningar som matchar språken som användare har valt? Ja/nej

Om det finns översättningar som matchar kontots standard- eller användarens valda språk, kommer dessa översättningar synas.

Vad händer om en användare har valt ett språk som inte finns för en specifik fråga?

Systemet söker efter kontots standardspråk (svenska, engelska, norska eller danska) och ser om det finns en översättning på något av dessa språk. I så fall syns denna översättning. I annat fall, om det inte finns några översättningar på svenska, engelska, norska eller danska syns standardversionen av frågan.

Sammanfattning av prioriteringen:

1. Systemet försöker matcha användarens föredragna språk med tillgängliga översättningar. Om användaren har valt svenska kommer den svenska översättningen att visas. 
2. Om det inte finns någon översättning som matchar användarens valda språk, visar systemet kontots standardspråk. 
3. Om det inte finns några översättningar i användarens valda språk, kontots standardspråk visar systemet standardversionen av frågan. Det du har lagt in under "Innehåll" när du skapade din fråga. 

När du försöker logga in för många gånger inom en kort tidsperiod blir kontot temporärt låst av säkerhetsskäl. När detta händer visas ett felmeddelande som lyder "Du har försökt för många gånger" och ser ut så här:

När detta händer är allt du behöver göra att vänta några minuter, sedan låses kontot upp automatiskt så att du kan testa logga in igen.

Om du har glömt ditt lösenord eller om du helt enkelt vill skapa ett nytt, skriver du in din mailadress/telefonnummer och klickar sedan på knappen ”Glömt lösenord?”.

Skapa ett nytt lösenord med minst 8 tecken och verifiera det genom att klicka på länken i bekräftelsemeddelandet som skickas till din mejl/telefon. 

Ditt ärende ID och lösenord kan inte återställas på grund av säkerhetsskäl. Om du glömt eller tappat bort antingen ID:et eller lösenordet så behöver du skapa en ny rapport. 

Spara därför ditt ID och lösenord på en säker plats som bara du har tillgång till. 

Engagera dig i undersökningarna

Se till att du själv besvarar frågorna i undersökningen och har koll på vilka pulsar som kommer att skickas under året. Håll även ett öga på svarsfrekvensen i din grupp.
Förklara syftet med undersökningarna och hur du kommer att följa upp på resultaten med ditt team.
Stäm av med gruppen om allt fungerar som det ska med verktyget, fånga upp eventuell feedback.
Påminn om att medarbetarna kan använda både &franklys app eller webbsida.

Reflektera över resultaten innan du delar dem med teamet

Ta för vana att gå igenom resultaten i närtid efter att en mätning stängt. Är det något som sticker ut? Är det på väg åt rätt håll? Varför/varför inte? Reflektera över resultatet.
Titta gärna på spridningen när du går igenom resultatet för att se om det är ett polariserat resultat, men tänk på att bara fokusera på snittet när du delar och diskuterar resultatet med gruppen.

Våga ta stöd internt

Prata med dina kollegor och andra chefer i organisationen. Kan ni lära er något av varandras sätt att dela och diskutera resultaten?
Dyker ett resultat upp som är svårt att hantera på egen hand, fundera på om du kan kontakta någon internt såsom din närmsta chef, en kollega du litar på eller någon på din HR-avdelning. Det kan kännas tryggt om du får bolla med någon internt, eller låta någon annan stötta helt med vissa frågor.

Diskutera resultaten med gruppen

Välj ut 1-2 frågor som du presenterar för hela teamet under ett möte, gärna i närtid till inkommande resultat. Vad är gruppens spontana reaktioner?
Variera vilka frågor du presenterar, både positiva och negativa resultat.
Frågor med positiva resultat: Bekräfta gruppen och diskutera kring vad som är det vinnande konceptet och vad ni kan fortsätta att göra för att bibehålla resultatet.
Frågor med ett negativt resultat: Ha öppen dialog kring hur ni kan lära er av resultatet och hur ni kan gå vidare för att förbättra resultatet. Ett inspirerande ledarskap handlar om att se framåt. Hur vill ni att det ska se ut och vad krävs för att komma dit? Se vår guide om mötesstruktur för fler tips.

Var transparent och ärlig

Var öppen kring resultaten och tillgänglig för spontana uppföljningsfrågor.
Tänk på att alla i gruppen ansvarar för resultatet, inte bara ledaren. Försök att se det som något ni alla kan lära er av och ha ett öppet sinne för vad som kommer fram i dialogen. Var inte alltför snabb med en lösning utan låt gruppen reflektera öppet.

Boka uppföljningsmöten vid behov

Har ni ett specifikt utmaningsområde som återkommer ofta? Sätt ihop en mindre grupp som under ett möte får diskutera fram förändringsförslag, exempelvis vad gruppen kan göra, vad du som ledare kan göra och vad kan företaget i sin helhet kan göra.
Finns det resultat som ni inte kan hitta en lösning på, eller känner du att dialogen inte kommer framåt? Fundera på om du behöver vara mer tillgänglig och stötta medarbetarna kring detta område, eller om du kan ha tätare kontakt med vardera team medlem.

Del 1:

Del 2:

&frankly är en innovativ tjänst som gör det möjligt att kontinuerligt ta pulsen på verksamheten och trigga organisationen i rätt riktning. Alltid med samma övergripande ambition – att locka fram fler leenden på jobbet. För leenden är inte bara en vinst för den som bär på det, utan även för bolaget som lockar fram dem.

&frankly grundades utifrån en stark tro på att varje individ förtjänar att jobba på en arbetsplats som definieras av välmående och engagemang.

Vad vi tror på

Vi tror på några grundläggande principer som är fundamentet för vår produkt såväl som vårt dagliga arbete. Vi tror på:

... kraften i små förändringar
Små kontinuerliga ändringar varje dag skapar stora förändringar över tid.

... förmågan hos varje individ
Ge befogenheter till dina medarbetare att ta ansvar för det som behöver göras. Fungerar oftast bättre än att diktera uppifrån och ned.

... det finns ingen "one size fit all"
Människor och organisationer är inte stöpta i samma form. Lyft upp relevanta områden i rätt del av organisationen för att ska

Den här videon ger dig en introduktion till &frankly och hur verktyget fungerar. Dela den gärna med chefer och medarbetare som introduktionsmaterial.

Enbart administratörer har tillgång till kontots övergripande inställningar.

Gå till Inställningar > Företag > Information för att ändra namnet eller loggan.

Ändra namnet i rutan direkt bredvid "Namn". Klicka på den nuvarande bilden för att ladda upp en ny logga. Kom ihåg att spara!

Notera att bilden ni laddar upp som er logga behöver vara i formatet png, jpg eller gif.

En viktig del i lanseringen av &frankly är att säkerställa att cheferna är bekväma och har god förståelse för vägen framåt. Här finns samlat material som ni kan distribuera till cheferna, för information och en god onboarding.

Steg 1: Sätt cheferna i förarsätet. 
Nedan finns tillgång till demo och &franklys öppna chefsträningar! &franklys öppna träningar ger cheferna goda verktyg för hur de kan arbeta med pulsar och resultat. Träningar finns tillgängliga varje månad, gratis och enkelt att skriva upp sig (tillgängligt på svenska och engelska).

Demo: Navigere i &frankly

1:&franklys chefsträningar

2. &franklys chefsträningar

1. Dela dina resultat med teamet antingen med hjälp av förstasidan “Start > Dashboard” eller “Resultat > Individuella frågor”.

2. Inled med att se över resultaten tillsammans, fokusera bara på snittet (inte spridningen av resultaten). Kom ihåg att se på de höga resultaten, fira dessa då det är era styrkor som tar er grupp framåt! Vad är det vi ska fortsätta att göra?

3.Ta tag i de låga resultaten och finn åtgärder i gruppen. Ställ öppna frågor;
- Vilka faktorer bidrar till detta resultat?
- Vad skulle vi kunna göra för att komma framåt?

4. Summera vad ni kommit fram till i mötet. På så sätt blir det ni diskuterat tydligare, och om något misstolkats är det ett utmärkt tillfälle att korrigera. Summera det ni ska fortsätta med, det ni ska sluta med och hur ni ska följa upp era tänkta åtgärder till nästa gång. Ni behöver inte arbeta med alla delar samtidigt, utan ta en bit i taget för att komma framåt.

5. Följ upp på de åtgärder ni kommit fram till i nästa möte och håll koll på att trenden går åt rätt håll i era resultat.

Konkreta exempel om ni får mindre bra resultat kan vara exempelvis:

• Lagandan är låg. Vad gör vi som grupp för att höja lagandan? Är det något ni ser som vi kan bli bättre på? Kan vi hjälpa varandra mer? Fråga gärna även hur dina medarbetare mår och visa att du som chef bryr dig om alla medlemmar av gruppen.
• Riktningen är otydlig. Är det något vi behöver förtydliga eller konkretisera i vårt team, och hur målen appliceras i vår grupp? Vet vi hur vi i gruppen kan hjälpas åt för att uppnå företagets mål, och de mål vi satt upp i vår grupp?
• Låga resultat gällande Bekräftelse. Hur kan vi som grupp lyfta varandras framgångar mer? Finns det något vi kan göra för att fira våra framgångar mer som grupp? Vad tycker ni att vi borde göra?
• Välmåendet är lågt i gruppen. Hur ska vi tillsammans undvika negativ stress i teamet? Behöver vi tänka om kring våra resurser? Kan vi hjälpas åt tillsammans?

Gruppnivå eller individnivå?
Om det är resultat som dykt upp som inte berör hela gruppen, kan du med fördel använda ämnena i undersökningarna för att lära dig mer om hur individerna i ditt team upplever sitt arbete. Exempelvis, ser du att ni har ett lågt resultat kring utvecklingsmöjligheter, då kan det vara ett ämne att prata om i ett utvecklingssamtal, för att se vart personen kan och vill bidra mera inom.

Lågt ledarskapsresultat
Om du fått ett lågt resultat kring ditt ledarskap och vill ha stöd i att komma vidare, be om hjälp internt om du inte känner dig redo att hålla i den dialogen med ditt team. Om du känner dig redo att prata om ledarskaps resultatet och det är lågt, rekommenderar vi dig att vara så inlyssnande som möjligt under mötet, se den feedbacken du får som en gåva och om du märker att någon vill säga mer så kan du ställa följdfrågor. Märker du att personen blir obekväm, stanna där och låt inte mötet bli infekterat eller kännas krystat. Det är viktigt att dina teammedlemmar känner sig trygga med att ge dig feedback och det är viktigt att du endast tar upp ämnet om du verkligen är redo för det. Det är viktigt att lämna mötet med en bra känsla, även om själva ämnet känns tungt.

Varmt lycka till med dialogen kring resultaten i &frankly ute med ditt team!

Välkommen till &frankly! Här finns en projektplan med alla steg vid en implementering tillsammans med &frankly

Planen innehåller alla checklistans steg 1-9 för att komma igång med Workplace och Enterprise, mer detaljerad information om vad dessa steg innebär finner ni i artiklarna på denna sida.

Skapa en plan för när ni vill genomföra implementeringens olika delar och när ni vill skicka er första puls i &frankly. Anpassa planen till organisationens behov. Tips när ni skapar er projektplan:

• Skapa en realistisk tidsplan utifrån era förutsättningar.
• Ge utrymme för eventuella semestertider eller röda dagar.
• Korrigera planen vid behov.

Implementeringen innehåller olika moment, nedan har vi sammanställt hur flödet ser ut för att komma igång med &frankly i form av olika möten och aktiviter.

En viktig del i lanseringen av &frankly är att säkerställa att cheferna är bekväma och har god förståelse för vägen framåt. Här finns samlat material som ni kan distribuera till cheferna för en lyckad onboarding. 

Steg 1: Informera chefernaInformera om &frankly! Bifogat finns ett utkast på mail.

• Berätta om ert syfte och den initiala planen. 
• Var tydlig med era förväntningar på cheferna i användandet av &frankly. 
• Utkast finner ni bifogat längst ner

Steg 2: Chefens användarguide (rekommenderas)

&frankly erbjuder en online användarguide för chefer! Det inspelade materialet finns tillgängligt on-demand och ger introduktion till hur chefen kan arbeta med &frankly. 

• Användarguiden består av en chefsträning i två steg, samt demonstration av app och webbsida!
• Ni väljer när och hur ni vill dela länken till &franklys användarguide till cheferna. Cheferna behöver inte vara inloggade för att se materialet. 
• Användarguiden finns tillgänglig på svenska och engelska (du väljer språk uppe till höger på sidan).

Som kontoadministratör i &frankly kan du dela en specifik Action. För att dela actions med kollegor kan du följa dessa steg:

1. Gå till Actions > Actionbibliotek
2. Klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet av åtgärden du vill dela. Du kan dela &frankly actions och publicerade företagsactions:

Som kontoadministratör i &frankly kan du se intern statistik för Actions. Du kan se hur många som har startat och färdigställt en action i ert konto, hur många som låtit en action utgå och hur många som klickat på en action som irrelevant.

Step-by-step:

1. Gå till Actions > Actionbibliotek
2. Klicka på de tre punkterna i det högra hörnet
3. Klicka på knappen ”Intern statistik” 

Varför skapa ett årshjul?Med ett årshjul får ni en bra överblick av de pulsar ni planerat att skicka under året. Det gör det lättare för er att planera, samt att veta vad ni kommer mäta och när.

Ett bra tips är också att dela årshjulet internt så att chefer och medarbetare vet på ett ungefär när ni kommer att skicka frågor.

Är du ny administratör i &frankly och behöver en onboarding? Då har du hittat rätt! 

I denna video går vi igenom de viktigaste sakerna du behöver tänka på när du är ny som administratör, eller tar över administratörs-rollen från en kollega. 

Vad är det egentligen som driver engagemang på arbetsplatsen? Och hur kan du som chef arbeta aktivt med denna viktiga fråga? Detta svarar vi på i den här handboken ! 

I den här handboken får du:

• En introduktion till varför engagemang är viktigt och i vilka situationer
• Ett tydligt ramverk för att arbeta med engagemang
• Exempel på saker du kan implementera i vardagen för att driva engagemang

Vem har nytta av denna handbok? 

Denna handbok riktar sig till dig som är VD, affärsstrateg, ledare eller HR-chef och vill förstå vad som påverkar engagemang och hur du kan arbeta för att ta fram kraften i varje enskild medarbetare.  

Ladda ned handboken här 

En puls är en sammansättning av frågor. Pulsen kan innehålla frågor inom specifika områden – allt från stress till hur teamet upplevde den senaste sociala aktiviteten. 

Gå till Frågor > Pulsbibliotek och klicka på knappen "Skapa ny puls". 

Steg för steg: 

1. Namnge pulsen och skriv ett syfte eller en beskrivning.Genom att förklara syftet med frågorna i pulsens beskrivning ökar sannolikheten att medarbetarna förstår innebörden och känner sig mer motiverade att svara. 

2. Skapa egna frågor eller välj från biblioteket.En puls kan maximalt bestå av ca 30 frågor. Vår rekommendation är att pulsa fem till åtta frågor per tillfälle. 

3. Vem eller vilka i din organisation ska få tillgång att använda pulsen? Under sektionen ”Rättigheter” kan du tilldela ägarskap eller dela pulsen med dina kollegor. Här kan du ställa in vem eller vilka grupper i organisationen, som du vill ska ha tillgång till din puls. Under "Delad med" anger du vilka som ska kunna se och använda pulsen. Under "Ägare" anger du vilka som kunna redigera pulsen på samma sätt som du kan. 

Klicka på ”Lägg till i Företagspulsar” om du vill att alla som har behörighet att schemalägga pulsar i ert konto ska kunna använda pulsen.

4. Spara pulsen! Så snart du är redo att schemalägga den går du till Schemaläggning. 

&franklys frågor och pulsarDe frågor och pulsar som finns i vårt bibliotek kan inte ändras, detta beror på att dessa frågor skapats centralt och delas till ditt konto. Om det finns en fråga i vårt bibliotek som ni vill korrigera enligt era önskemål kan ni skapa en egen puls och kopiera denna, då skapas en ny version av frågan som ni kan editera. 

Egenskapade frågor och pulsarNär en puls schemaläggs blir den låst för ändringar. Anledningen till detta är att du som schemalägger ska kunna lita på att ingen annan administratör eller manager som har tillgång till pulsen ska kunna ändra något innan frågorna skickas ut. När frågorna har skickats och en puls har stängt fortsätter pulsen att vara låst för att undvika att användarnas svar förvrängs.

Om du exempelvis skickar frågan ”Mina åsikter blir hörda på jobbet” men sedan ändrar texten i frågan till ”Jag är väldigt nöjd med min chef” kommer svaren som finns lagrade inte längre stämma överens med frågan som faktiskt besvarades.

Skulle det vara så att du verkligen behöver ändra någonting i en fråga eller puls rekommenderar vi att du skapar en helt ny puls.

För att göra det lättare att skapa en ny puls kan du lägga till de frågor du vill behålla till ert företagsbibliotek. På så vis hittar du frågorna snabbare när du skapar den nya pulsen. Notera att enbart administratörer kan lägga till frågor i företagsbiblioteket.

Det är möjligt att ta bort en befintlig fråga eller lägga till en ny fråga i pulsen, men då behöver du få hjälp från &frankly att låsa upp pulsen. Om en fråga raderas från en puls kommer frågans resultat från tidigare mätningar att försvinna. 
 

Kan jag ändra någonting i en befintlig puls?
Ja, när är puls är låst kan du fortfarande ändra:

• Pulsens namn och beskrivning
• Pulsens rättigheter

När du är redo med alla kontoinställningar, valt pulsmätning och du känner att dina chefer och medarbetare är med på planen framåt tidsplanen,  då är det dags att schemalägga din första puls!

Det är enkelt att schemalägga frågor i &frankly! Gå till Schemaläggningen i menyn

Förhandsgranska en schemalagd puls: 

Steg-för-steg: 

1. Gå till Schemalägg > Schemaläggning

2. Filtrera på tidsspannet för de datum då pulsen du vill förhandsgranska är schemalagd: 

3. Klicka på de tre prickarna bredvid schemaläggning och välj "Förhandsgranska": 

Ta bort en schemalagd puls

Steg för steg:

1. Gå till Schemalägg > Schemaläggning och filtrera på det tidsspannet som pulsen du vill ta bort är schemalagd. 

2. Klicka på de “tre prickarna" bredvid schemaläggning och välj "Ta bort": 

Tänk på att om du tar bort tidigare schemaläggningar försvinner resultaten för veckan/veckorna du tar bort.

Pausa en repeterande puls: 

Steg för steg:

1. Gå till Schemalägg > Schemaläggning och filtrera på tidsspannet för de datum då pulsen du vill pausa är schemalagd: 

2. Klicka på de tre prickarna bredvid schemaläggning och välj "Ändra": 

4. Klicka på "Nästa" för att gå till pulsens datuminställningar och ändra slutdatumet under repetitionsinställningarna. Notera att du behöver välja den senaste veckan som frågorna har skickats ut historiskt för att pulsen ska pausas. 

För att starta schemaläggningen igen behöver du schemalägga pulsen på nytt med ett nytt startdatum. 

Varför behöver vi ett syfte?​

Med ett tydligt och väl kommunicerat syfte är det mer sannolikt att respondenterna blir engagerade. Syftet sätter en fråga i sitt perspektiv, vilket gör den enklare att relatera till och därmed besvara.​ När vi tar fram en handlingsplan, för vi diskussionen utifrån det syfte vi har och de mål vi vill nå. 

Hur lägger vi till syftet för en puls? 

När du skapar en puls i &frankly kan du lägga till ert egna syfte med pulsen. Under namnet på pulsen finns en ruta där du kan fylla i syftet, anledning eller beskrivningen till varför frågorna ställs.​ Till höger om namnet på pulsen finner du en dropdown-meny med språk. Välj ett språk som du vill använda och lägg till en översättning av syftet eller beskrivningen.​

Kom ihåg att spara längst ner i fönstret.

Syftet med en puls: tre exempel​

Exempel 1: Följ utveckling på en högre nivå i organisationen​
"Denna puls ska följa engagemangsnivåerna inom vår organisation. Frågorna kommer att skickas ut varje kvartal. Ledningsgruppen kommer att kommunicera kring övergripande resultat. Ledare förväntas att dela och diskutera resultaten i sitt/sina team.​"

 Exempel 2: Lära sig mer om ett specifikt problem​
"Dessa frågor ska ge en djupare insikt kring varför våra stressnivåer ökar. Vi kommer att diskutera resultatet på vårt nästa avdelningsmöte.​"

 Exempel 3: Följ upp på en handlingsplan​
"Med dessa frågor följer vi upp och påminner oss om de åtgärder vi kommit fram till under vår diskussion kring resultaten från pulsen i vecka 36. Vi kommer diskutera utfallet på vårt nästa avdelningsmöte.​"

Steg-för-steg hur du kopierar en puls

1. Gå till Frågor > Pulsbibliotek

2. Klicka på en puls du vill kopiera och klicka sedan på knappen "Spara som en kopia" längst ned.
Detta kommer att kopiera alla aktuella puls inställningar (puls- och frågeöversättningar, åtkomst, taggar etc):

3. Välj om du vill behålla originalfrågorna eller lägga till frågorna som kopior

Som standard så kommer originalfrågorna läggas till i pulskopian så att du kan fortsätta se interna/externa benchmarks. Frågorna kommer då att fortsätta vara låsta för ändringar, men du kommer att kunna genomföra ändringar som att ta bort och lägga till frågor i den kopierade pulsen. 

Om du däremot vill kunna göra ändringar i själva frågorna, så väljer du att lägga till frågorna som kopior genom att bocka i rutan "Lägg till frågor som kopior".
Då skapas nya redigerbara versioner av frågorna som du kan editera enligt egna önskemål.
 
Obs! Om du väljer att lägga till frågorna som kopior förlorar du existerande benchmarks. 

4. Pulskopian är skapad

När du ser att kopieringen lyckades, kan du hitta den kopierade pulsen under "Mina pulsar / delad med mig". Vi rekommenderar att du ändrar pulsnamnet eller bilden när du har kopierat pulsen, så att den är lätt att särskilja från originalpulsen.

Tanken med pulsade mätningar är att snabbt och regelbundet få relevanta insikter. Genom att pulsa frågor regelbundet kan du föra en kontinuerlig dialog med dina medarbetare.

I &frankly kan du skicka frågor vilken tid och dag du vill. Med grundinställningarna kommer frågorna att stänga på söndag samma vecka. Om du vill att frågorna ska stänga en annan dag kan du aktivera Avancerade inställningar och välja vilken dag du vill till och med söndag nästkommande vecka.

Frågor kan som längst vara öppna i två veckor, från måndag till och med söndag nästkommande vecka. Men notera att om en puls öppnar tex en fredag så blir det som längst 9 dagar och inte 14 dagar.

På måndag morgon veckan efter pulsen har stängt finns resultat och exportera tillgängligt på samtliga resultatsidor.

Vad är &franklys engagemangsmodell? 
Utifrån forskning och studier kring vad som driver engagemang har &frankly identifierat 7 grundläggande drivkrafter: Välmående, Samarbete, Bekräftelse, Stolthet, Utveckling, Riktning och Ledarskap. I pulsbiblioteket hittar du ett ramverk med pulsar som bygger på &franklys engagemangsmodell.

Steg 1: Börja med att definiera er organisations/teams syfte med att använda &frankly; vad vill ni börja mäta och varför? Låt sedan detta vägleda er när ni väljer frågor, pulsar eller ett program.

En puls är en sammansättning av en eller flera olika frågor. Du kan antingen välja en av pulsarna från &franklys pulsbibliotek eller skapa din egna puls.

Steg 2: Aktivera en puls eller starta ett program. När du har hittat en puls eller ett program du vill använda, eller skapat din egen puls är det dags att aktivera frågorna. Pulsar schemaläggs veckovis och stänger alltid på söndag samma vecka som den aktiverats.

Frågor som finns i vårt bibliotek, våra standardpulsar samt i pulsar som har varit schemalagda är låsta och kan inte editeras.

Om pulsen är låst rekommenderar vi att först skapa en ny puls som tillåter dig att göra ändringar. I en öppen puls kan du lägga till egna frågor eller välja att lägga till frågor från biblioteket. Om du vill använda en existerande fråga men göra ändringar i den väljer du att lägga till frågan från biblioteket som en kopia. Då skapas en ny version av frågan som du kan editera enligt egna önskemål.

Endast frågor som finns i &franklys frågebibliotek eller företagets frågebibliotek kan kopieras. Detta innebär att om du vill kopiera en fråga som ni har skapat själva, behöver du först lägga till den i ert bibliotek.

Som administratör i &frankly kan du lägga till frågor i biblioteket. Som manager i systemet behöver du be en av era administratörer att hjälpa dig att lägga till frågan i biblioteket. 

Steg för steg:

1.   Se till att frågorna du vill kopiera finns tillagda i biblioteket.
2.   Gå till Frågor > Pulsar och skapa en ny puls.
3.   Klicka på ”Välj från bibliotek”.
4.   Klicka på plus-knappen på den fråga du vill kopiera
5.   Klicka på ”Lägg till som kopia”
6.   Håll muspekaren över frågan och klicka på kugghjulet dyker upp. 
7.   Ändra frågan enligt dina önskemål och spara.

Notera att alla standardfrågor innehåller översättningar. Kom ihåg att editera (eller ta bort) översättningarna enligt ändringarna som görs i standardversionen av frågan.

Frågor och pulsar som har varit schemalagda är låsta. Om du behöver korrigera något i en puls rekommenderar vi att skapa en ny.

Tyvärr går det inte att förlänga en puls som redan har stängt.

Det är dock möjligt att förlänga pågående pulsar en extra vecka, om den bara var en vecka lång från början, (inställningen måste låsas upp först, skicka ett mejl till help@andfrankly.com). Pulsar som redan är två veckor långa kan inte förlängas ytterligare.

Varför behöver vi ett syfte?

Med ett tydligt och väl kommunicerat syfte är det mer sannolikt att respondenterna blir engagerade. Syftet sätter en fråga i sitt perspektiv, vilket gör den enklare att relatera till och därmed besvara.  När vi tar fram en handlingsplan, för vi diskussionen utifrån det syfte vi har och de mål vi vill nå. 

Hur lägger vi till syftet för en puls?

När du skapar en puls kan du lägga till ert egna syfte med pulsen. Under namnet på pulsen finns en ruta där du kan fylla i syftet, anledning eller beskrivningen till varför frågorna ställs.  Till höger om namnet på pulsen finner du en dropdown-meny med språk. Välj ett språk som du vill använda och lägg till en översättning av syftet eller beskrivningen.

Kom ihåg att spara längst ner i fönstret.

Syftet med en puls: tre exempel

Exempel 1: Följ utveckling på en högre nivå i organisationen"Denna puls ska följa engagemangsnivåerna inom vår organisation. Frågorna kommer att skickas ut varje kvartal. Ledningsgruppen kommer att kommunicera kring övergripande resultat. Ledare förväntas att dela och diskutera resultaten i sitt/sina team. "

 Exempel 2: Lära sig mer om ett specifikt problem"Dessa frågor ska ge en djupare insikt kring varför våra stressnivåer ökar. Vi kommer att diskutera resultatet på vårt nästa avdelningsmöte. "

 Exempel 3: Följ upp på en handlingsplan"Med dessa frågor följer vi upp och påminner oss om de åtgärder vi kommit fram till under vår diskussion kring resultaten från pulsen i vecka 36. Vi kommer diskutera utfallet på vårt nästa avdelningsmöte. "

Var visas syftet?
Syftet finns synligt precis bredvid frågan när du loggar in för att svara. För att läsa frågans och pulses syfte behöver du klicka på ikonen till vänster om frågan.

Webbvy:


Mobilvy:

En hög svarsfrekvens är alltid eftersträvansvärt när frågor används med syfte att samla in feedback från team eller en organisation. Ett representativt resultat är en viktig förutsättning för att kunna dra relevanta slutsatser, men även en indikator om medarbetare tar möjligheten att göra sin röst hörd.  

&frankly vill ge dig stöd för att du ska kunna nå ditt mål på svarsfrekvens. I &frankly finns funktioner som hjälper administratörer och chefer att arbeta proaktivt med svarsfrekvens. Dock kan svarsfrekvensen skilja sig av naturliga orsaker mellan organisationer på grund av t.ex. skift, säsongsbetonade branscher och andra förutsättningar som kan påverka. Men som tur är finns det generella faktorer som kan trigga en högre svarsfrekvens. Faktorer som blir viktiga för din svarsfrekvens är; ett tydligt syfte, frågornas relevans för medarbetaren, en passande frekvens och antal frågor i pulsen, hur resultatet hanteras och följs upp tillsammans i teamet. 

I denna guide presenteras vanliga faktorer som kan påverka svarsfrekvens i &frankly. Artikeln är en källa till information om svarsfrekvens, men även ett verktyg att utgå ifrån när det finns ett behov att öka förståelsen för den nuvarande engagemangsnivån kring verktyget &frankly.

Vad är en bra svarsfrekvens?Ju mer svar du får desto bättre! Men en fingervisning för en bra svarsfrekvens är 70%. Vad som är en bra svarsfrekvens är dock relativt. Kom ihåg att se till helheten, sätt ditt mål i förhållande till organisatoriska förhållanden, historiska resultat och prioriteringar etc.

I &frankly

NotifikationerNär ett &frankly konto har skapats och medarbetare adderas till systemet, är standardinställningen att användarna får ett e-mail när nya utskick med frågor finns att besvara. Denna inställning kan dock justeras. 

PåminnelsemailSäkerställ att påminnelse e-mail och app-notifikationer är påslagna för användarna. Dessa notiser skickas på fredagar kl 12:00 för att aktivera användare som ännu inte besvarat frågor från den pågående pulsen. Om användare vill ändra inställningar för notifikationer kan de göra detta genom att navigera i menyn Inställningar > Email. 

Inaktiva användareUndersök om det finns användare som ännu inte har loggat in i verktyget eller om det uppstått problem med deras e-mail. Navigera i menyn till Användare > Individer och filtrera på status. 

Om du arbetar med en puls men inte har schemalagt den ännu, behöver du helt enkelt trycka på "Ta bort" från pulsredigeringsvyn för att radera den

Pulsar som däremot har varit schemalagda tidigare och blivit låsta, är inte möjliga radering av den puls som varit schemalagd också skulle radera det historiska resultaten som är kopplat till pulsen.
Om resultatet för pulsen du önskar ta bort var ett internt test av verktyget, eller helt enkelt inte är relevant längre, kan vi hjälpa dig att ta bort dem genom vårt supportteam, skicka bara ett mejl till help@andfrankly.com.

Vi kan också hjälpa dig att ta bort resultaten samtidigt som du behåller pulsen, men vi kan inte ta bort pulsen och behålla resultaten.

Ja, du kan lägga till nya användare i ert konto trots att ni har en öppen puls. Kom ihåg att du behöver tilldela personen ett gruppmedlemskap. 

Följ dessa steg för att lägga till en medarbetare:

1. Om medarbetaren inte redan har ett användarkonto, börja med att skapa en ny användare. 
2. Lägg till medarbetaren i den målgrupp som pulsen är schemalagd för, eller en av dess undergrupper. 
3. Så fort medarbetaren har lagts till i en grupp som pulsen är schemalagt för, kommer de att få frågorna via email / appen automatiskt inom tio minuter om de har notiser aktiverade i sina kontoinställningar. Om de har stängt av aviseringar kan de istället besvara frågorna genom att logga in via hemsidan eller appen.

När den första resultatet är sammanställt är det dags att titta på det i &frankly! Se Heatmap för en överblick eller Individuella frågor för detaljerade resultat.

Resultatet för en öppen mätning visas "live" i Resultat > Individuella frågor, Resultat > KPI och Resultat > Svarsfrekvens.  

Däremot är det slutgiltiga resultatet för vyerna Dashboard, Heatmap, Segment och Engagemangsradar inte tillgängliga förrän på måndag morgon veckan efter att undersökningen har stängt för svar.  

Anledningen till detta är att på söndagskvällar kontrollerar systemet alla grupper och genererar resultat för grupper som "klarar" alla anonymitetskontroller och skapar en slags "snapshot" av det slutgiltiga resultatet. Snapshoten av resultatet finns därefter tillgänglig i Dashboard, Heatmap, Segment och Engagemangsradar på måndag morgon efter att systemet kontrollerat alla grupper.  
 

Detta gäller även export av resultatet.  

För att få en bättre förståelse för era resultat och er organisation kan ni lägga till attribut och filtrera resultat utifrån exempelvis ålder, kön, land, stad, anställningslängd eller roller i &frankly.

Under Resultat > Indivuella frågor är det möjligt att se alla frågeresultat filtrerat på ett attribut.

Steg-för-steg:

Gå till Resultat > Individuella frågor
Välj en grupp i den första sektionen “Vem”
Klicka på knappen “Lägg till filter”
Välj ett attribut
Välj en puls i mittsektionen “Vad”
Välj en period för i den sista sektionen “När”.

Notera! Det är inte möjligt att filtrera resultat på attribut för en pågående puls. Så snart pulsen stängt och resultaten har räknats (måndag morgon) kommer ni kunna filtrera på attribut. 

När er puls har stängt och ni har ett resultat är det viktigt att följa upp på de insikter ni fått. Nedan hittar du information och guider som hjälper dig att arbeta med era resultat:

Hur du använder Individuella Frågor:

Genom att gå till Resultat > Individuella Frågor har du möjlighet att se svarsfrekvens per fråga, jämföra trender och grupper historiskt samt exportera resultatet till Powerpoint, PDF och Excel. Resultatet redovisas här per grupp, puls och period. Observera att du kan välja När, Vad och Vem i vilken ordning du vill. Du behöver inte göra det i samma ordning som i nedan.

Steg-för-steg:

1. Välj en grupp i sektionen ”Vem”.

Administratörer kan se resultatet från samtliga grupper i kontot. Det managers och medarbetare kan se bestäms av vilken resultatsynlighet som valts när pulsen schemalagts. Om du som manager eller medarbetare inte ser något resultat från er senaste mätning, fråga den person som schemalagt pulsen om du ska ha tillgång till resultatet.

2. I nästa sektion ”Vad” väljer du en eller flera pulsar, eller en snabbfråga. 

Notera att enbart pulsar som schemalagts till den grupp du redan valt i den första sektionen kommer att visas. Du kan välja att visa en eller fler pulsar samtidigt.

3. Välj en period i sektionen ”När”.

Nu får du möjlighet att se resultatet från enstaka tillfällen eller jämföra resultat från olika tillfällen. Om en puls har schemalagts vid flera tillfällen kan du expandera och flytta det rosa fältet så att perioden ändras. Genom att följa trender i resultatet kan du få bättre förståelse för er utveckling över tid.

Reflektera, diskutera och följ upp på resultatet:

Att vara chef eller ledare kan vara roligt, givande och inspirerande. Men det kan också medföra en del utmaningar. Genom att använda &frankly kan du bli en bättre ledare på många sätt. Börja arbeta med resultatet tillsammans med ditt team för att förstå hur ni kan förbättra er - både för dig som ledare men också i ert team. 

Vi har förberett guider som du kan använda innan och efter en puls har skickats ut. Dessa kommer hjälpa dig och ditt team att reflektera, diskutera och följa upp era resultat. 

Det första steget när du arbetar med resultatet är att börja reflektera. För att bättre förstå resultatet i ditt team kan du läsa vår guide om reflektion. 

Steg två handlar om att involvera teamet och diskutera resultatet i er grupp. Detta steg kommer hjälpa dig att skapa en bättre förståelse för resultatet och hur du kan involvera teamet i er utveckling.  

Det tredje steget handlar om er handlingsplan efter att ni har reflekterat och diskuterat resultatet. Genom att läsa igenom nedan guide får du hjälp med hur du kan tänka när du skapar action-frågor och hur du hjälper ditt team framåt.

Vad är actions?

Att mäta medarbetarengagemang genom att ställa relevanta frågor är viktigt för att förstå organisationens eller teamets riktning. På &frankly vill vi stötta HR-chefer och ledare att gå från insikt till handling för att öka engagemanget. Med hjälp av actions kan du enkelt och direkt i verktyget följa upp och agera på dina resultat.

Actions finns för både Managers och Medarbetare, och kan specificeras utifrån rollerna. Detta gör det möjligt för alla att aktivt arbeta mot högre engagemang!

Du kan arbeta med tre typer av actions:

• &frankly actions, skapade och rekommenderade av &frankly. 
• Personliga actions är aktiviteter som du skapar själv, för dig själv. 
• Företagsactions är aktiviteter skapade och rekommenderade av din organisation.

Actions finns tillgängligt både på webben och i mobilappen. 

Individuella frågorResultatet i Individuella Frågor är möjligt att exportera till Excel, Powerpoint eller PDF. 

SegmentDet är möjligt att exportera till en CSV-fil i vyn Resultat > Segment. 
Det går även att exportera utifrån segment genom att gå till Resultat > Individuella Frågor och därifrån filtrera utifrån de attribut ni använder och önskar exportera.

HeatmapResultatet i Heatmap är möjligt att exportera till Excel-format.

KPIKPI-värdet kan exporteras till en CSV-fil. 

Svarsfrekvens
Resultatet i vyn Resultat > Svarsfrekvens kan endast exporteras till en CSV-fil.
Detta görs genom att trycka på ikonen för nedladdning under Resultat > Svarsfrekvens.

Vi har förberett ett förslag på hur man kan formulera sig när man vill dela med sig av resultat till organisationen. Låna vår text eller skapa din egen.

"Stort tack till alla xx% av oss medarbetare, som har deltagit i den här månadens frågepaket.  

Våra möjligheter att snabbt kunna anpassa oss för att fortsätta vara en bra arbetsplats bygger på ditt och dina arbetskamraters engagemang. Därför uppskattar vi att du tagit dig tid och svarat på frågorna. 

Vi ser att vi går åt helt rätt håll när det gäller x – verkligen kul att se att våra gemensamma insatser har tagit oss i rätt riktning. När det gäller område y behöver vi fokusera extra på aktiviteter som gör att vi bryter en negativ utveckling – vi i ledningsgruppen kommer att gräva djupare i detta och en handlingsplan ska jobba in oss på rätt spår igen. 

Gå gärna in och titta på hur ni som grupp har svarat på frågorna – går ni åt rätt håll som grupp eller finns det något som ni bör diskutera? 

Återigen, tack för ditt engagemang!"

Att vara chef eller ledare kan vara roligt, givande och inspirerande. Men det kan också medföra en del utmaningar. Genom att använda &frankly kan du bli en bättre ledare på många sätt. Börja arbeta med resultatet tillsammans med ditt team för att förstå hur ni kan förbättra er - både för dig som ledare men också i ert team. 

Vi har förberett guider som du kan använda innan och efter en puls har skickats ut. Dessa kommer hjälpa dig och ditt team att reflektera, diskutera och följa upp era resultat. 

Det första steget när du arbetar med resultatet är att börja reflektera. För att bättre förstå resultatet i ditt team kan du läsa vår guide om reflektion. Denna guide kommer hjälpa dig att reflektera kring din egna upplevelse och förbereda dig för den kommande diskussionen med ditt team. 

Steg två handlar om att involvera teamet och diskutera resultatet i er grupp. Detta steg kommer hjälpa dig att skapa en bättre förståelse för resultatet och hur du kan involvera teamet i er utveckling. 

Det tredje steget handlar om er handlingsplan efter att ni har reflekterat och diskuterat resultatet. Genom att läsa igenom nedan guide får du hjälp med hur du kan tänka när du skapar action-frågor och hur du hjälper ditt team framåt. 

Grundinställningen i &frankly är att det alltid krävs minst tre svar inom en grupp för att ett aggregerat resultat ska kunna visas. Denna inställningen är förvald när ett konto skapas men kan anpassas om ni önskar att ha en högre gräns. 

Administratören (administratörerna) ansvarar för vilken anonymitetsgräns som sätts i ett konto. Det vanligaste är att sätta en gräns som kräver minst fem svar. Om det finns många mindre team kan det vara fördelaktigt att behålla anonymitetsgränsen till tre. 

Kom ihåg att resultat kan döljas även om det finns tillräckligt många svar för att komma över anonymitetsgränsen. När nästan identiska grupper har ett resultat där skillnaden mellan svaranden är två eller mindre kommer integritetsramverket att dölja resultatet, för att dessa nästan identiska grupper inte ska kunna jämföras och riskera att en användares anonymitet röjs. Läs mer här: Anonymitet i &frankly

Kom ihåg att berätta för ditt team eller din organisation vilken anonymitetsgräns som ni väljer att använda i &frankly. Notera att frågor med öppna svar och kommentarer alltid visas trots att antalet svaranden är lägre än vad som krävs. 

Hur ändrar jag anonymitetsgränsen? 
För att ändra gränsen behöver du vara administratör. Gå till Inställningar > Företagets inställningar > Anonymitetsgräns, ändra till den siffra ni önskar att utgå från och spara. 

Tänk på att denna inställning gäller för hela kontot och kommer att tillämpas på alla rapporter i verktyget. 

Spridningen visar alla svar granulärt (alltid anonymt). Spridningen visar hur svaren varierar inom ditt team eller organisation, och kan hjälpa dig att hitta avvikande svar och resultat som behöver ageras på.

Steg-för-steg:

1. Gå till Resultat > Individuella frågor
2. Gör de val utifrån vad du vill se: Vad (grupp), Vad (puls) och När (vecka).
3. Nere till vänster av ett resultat kan du välja hur du vill se datan. Välj “Alla individuella svar” för att visa spridningen.

När en puls har avslutats och resultaten genererats kan du exportera de till Excel, Powerpoint eller PDF. Filtrera fram de resultat du vill exportera. 

I det nedre högra hörnet av en fråga hittar du ett par ikoner. Håll din muspekare över dessa för att se vad de symboliserar. Klicka på ikonen som visar “Exportera till…”. 

När du exporterar ett resultat kan du välja grupp, frågor och period. Följ nedan steg: 

1. Välj en grupp i sektionen “Vem” 

2. Sedan kan du välja om du vill exportera en eller flera frågor i sektionen “Vad”

3. I sektionen “När” kan du välja den vecka eller period du vill exportera resultat från

4. Välj ett format; Excel, Powerpoint eller PDF

5. Bestäm om du vill se ett sammanställt (genomsnitt) eller granulärt (spridningen) resultat

6. Bocka i rutorna “Inkludera kommentarer” och “Inkludera svarsfrekvens per fråga” om du vill se mer detaljer i din export. 

 

 

Om du exporterar resultatet till PDF eller Powerpoint kan du välja om du vill att siffror ska visas i graferna eller inte. Bocka för rutan “Visa siffror i graferna” om du vill att det aggregerade värdet ska visas i grafen när du exporterar. Om du inte bockar i denna ruta kommer resultatet visas med en symbol istället för genomsnittssiffran. 

 

 

Kom ihåg! 

• Det är inte möjligt att exportera resultat från pulsar som fortfarande är öppna. Exportfunktionen är tillgänglig på måndag morgon när resultatet har räknats klart. 
• Kommentarer kan inte inkluderas när du exporterar till PDF. Om du exporterar till en PowerPoint visas kommentarerna i "anteckningar" i din PowerPoint. 

Dela resultatet från en fråga med hjälp av vår live-länk. Logga in på ditt konto och gå till Resultat > Individuella frågor. När du filtrerat fram resultatet för den fråga du vill dela klickar du på knappen "Dela" längst ned i det högra hörnet. 

Live-länken är en URL som du kan skicka via email, publicera på ert intranät eller dela på en skärm. 

När du delar resultatet för en fråga kan du välja hur länge länken ska fungera, upp till 14 dagar. Efter 14 dagar behöver du skapa en ny länk. 

Om du vill skapa en länk som fungerar längre än 14 dagar kan du bestämma att länken endast får öppnas från en eller några IP-adresser. Du kan lägga till flera IP-adresser genom att separera de med ett komma. 

Notera att länken endast visar resultatet för en fråga och inte alla frågor i pulsen. 

1. Dela dina resultat med teamet antingen med hjälp av förstasidan “Start > Dashboard” eller “Resultat > Individuella frågor”.
    
2. Inled med att se över resultaten tillsammans, fokusera bara på snittet (inte spridningen av resultaten). Kom ihåg att se på de höga resultaten, fira dessa då det är era styrkor som tar er grupp framåt! Vad är det vi ska fortsätta att göra?
    
3. Ta tag i de låga resultaten och finn åtgärder i gruppen. Ställ öppna frågor;
   - Vilka faktorer bidrar till detta resultat?
   - Vad skulle vi kunna göra för att komma framåt?
    
4. Summera vad ni kommit fram till i mötet. På så sätt blir det ni diskuterat tydligare, och om något misstolkats är det ett utmärkt tillfälle att korrigera. Summera det ni ska fortsätta med, det ni ska sluta med och hur ni ska följa upp era tänkta åtgärder till nästa gång. Ni behöver inte arbeta med alla delar samtidigt, utan ta en bit i taget för att komma framåt.
    
5. Följ upp på de åtgärder ni kommit fram till i nästa möte och håll koll på att trenden går åt rätt håll i era resultat.

Konkreta exempel om ni får mindre bra resultat kan vara exempelvis:

• Lagandan är låg. Vad gör vi som grupp för att höja lagandan? Är det något ni ser som vi kan bli bättre på? Kan vi hjälpa varandra mer? Fråga gärna även hur dina medarbetare mår och visa att du som chef bryr dig om alla medlemmar av gruppen. 
   
• Riktningen är otydlig. Är det något vi behöver förtydliga eller konkretisera i vårt team, och hur målen appliceras i vår grupp? Vet vi hur vi i gruppen kan hjälpas åt för att uppnå företagets mål, och de mål vi satt upp i vår grupp?
   
• Låga resultat gällande Bekräftelse. Hur kan vi som grupp lyfta varandras framgångar mer? Finns det något vi kan göra för att fira våra framgångar mer som grupp? Vad tycker ni att vi borde göra? 
   
• Välmåendet är lågt i gruppen. Hur ska vi tillsammans undvika negativ stress i teamet? Behöver vi tänka om kring våra resurser? Kan vi hjälpas åt tillsammans?

Gruppnivå eller individnivå?
Om det är resultat som dykt upp som inte berör hela gruppen, kan du med fördel använda ämnena i undersökningarna för att lära dig mer om hur individerna i ditt team upplever sitt arbete. Exempelvis, ser du att ni har ett lågt resultat kring utvecklingsmöjligheter, då kan det vara ett ämne att prata om i ett utvecklingssamtal, för att se vart personen kan och vill bidra mera inom. 

Lågt ledarskapsresultat
Om du fått ett lågt resultat kring ditt ledarskap och vill ha stöd i att komma vidare, be om hjälp internt om du inte känner dig redo att hålla i den dialogen med ditt team. Om du känner dig redo att prata om ledarskaps resultatet och det är lågt, rekommenderar vi dig att vara så inlyssnande som möjligt under mötet, se den feedbacken du får som en gåva och om du märker att någon vill säga mer så kan du ställa följdfrågor. Märker du att personen blir obekväm, stanna där och låt inte mötet bli infekterat eller kännas krystat. Det är viktigt att dina teammedlemmar känner sig trygga med att ge dig feedback och det är viktigt att du endast tar upp ämnet om du verkligen är redo för det. Det är viktigt att lämna mötet med en bra känsla, även om själva ämnet känns tungt. 

Varmt lycka till med dialogen kring resultaten i &frankly ute med ditt team! 

Svarsfrekvens kan läsas på flera platser i &frankly, så att du alltid har det tillgängligt. Om du vill se den totala svarsfrekvensen för en grupp och vecka, eller om du vill se hur svarsfrekvensen förändras över tid kan du gå till sidan Resultat > Svarsfrekvens. 

Steg-för-steg:

1. Gå till Resultat > Svarsfrekvens
2. Välj en grupp i rullisten. Om ni vill jämföra två olika grupper, kan du lägga till en grupp att jämföra med.

Svarsfrekvensen presenteras i realtid (uppdateras var 10:e minut) och visar trenden inom gruppen. Håll din muspekare på en datapunkt för att se detaljer. 

Heatmap presenterar resultat, svarsfrekvens och KPI:er för alla grupper i en och samma vy.

Med Heatmap får du en överblick av alla gruppers resultat och kan lättare identifiera vilka grupper som behöver extra stöd i din organisation. Färgkartan hjälper dig att se vilka grupper som är rödmarkerade och behöver arbetas vidare med, eller vilka grupper som är grönmarkerade och har höga resultat. 

Denna funktion är HR chefens och Ledningsgruppens bästa verktyg för att snabbt få en överblick över hur hela organisationen mår, men den hjälper även dig som chef eller ledare att se vilka frågor du behöver fokusera på och prioritera upp på agendan.

För att förenkla denna vy kan du filtrera på olika nivåer, välja bort vissa frågor eller KPI:er och sortera resultaten. Använd gärna filtreringen om du tycker att resultaten är för många, på så sätt kan du arbeta stegvis med färgkartan.

Var hittar jag Heatmap?

Heatmap finns tillgängligt i ditt konto när du loggar in via webben 

Steg-för-steg:

1. Gå till Resultat > Heatmap
2. Välj en grupp i rullisten högst upp på sidan
3. Välj en vecka på tidslinjen. Alla frågor som ställts under den valda veckan kommer visas. 
4. Välj filter för att visa eller dölja detaljer såsom; ägare av grupp, svarsfrekvens, KPI:er, pulsar, frågor, gruppnivåer och färgning.

Heatmap visar frågeresultat, KPI:er och svarsfrekvens för samtliga grupper som inkluderas av en mätning. Om ni har schemalagt flera pulsar under en och samma vecka kommer Heatmap att visa resultatet från alla pulsarna. Det är inte möjligt att välja pulsar från två olika veckor på Heatmapen. 

• Managers: filtret “managers” visar namnet på personen som var gruppägare när pulsen stängde.
• Svarsfrekvens: svarsfrekvensen visar gruppens totala svarsfrekvens under den vecka som valts på tidslinjen.
• KPI:er visar gruppens genomsnittliga resultat från alla frågor som inkluderas i KPI:et. Med hjälp av denna siffra får du en snabb överblick och uppfattning, innan du kikar närmare på resultatet för vardera fråga. 
• Gruppnivåer: i organisationer där det finns många gruppnivåer kan det vara hjälpsamt att succestivt öka/minska antalet nivåer att visa. Gruppnivåerna baseras på den gruppstruktur ni har i ert konto i &frankly, gå till Användare > Grupper för att kika närmre på hur just er gruppstruktur ser ut.
• Pulsar: har ni schemalagt flera pulsar samma vecka kan du välja att se resultatet från båda pulsarna samtidigt, eller att dölja ena pulsen. 
• Frågor: samtliga frågor i en puls visas i din Heatmap. Om du vill fokusera på specifika frågor i en puls kan du välja att dölja frågor. Kryssa ur de frågor du vill dölja i rullisten.

Färgningsval: välj mellan en relativ eller absolut färgskala på din Heatmap. Den relativa färgskalan utgår från resultaten för samtliga grupper som visas, den grupp som har lägst resultat får en mörkröd färg och den grupp med högst resultat får den grönaste färgen. Den absoluta färgskalan utgår istället från 0 som det lägsta värdet och 100 som det högsta värdet.

Ja, resultatet kan exporteras till Excel.

Steg-för-steg:

1. Välj en grupp och en vecka 
2. Klicka på knappen “Ladda ned som XLS” längst ned i det högra hörnet på din Heatmap. 

Heatmap finns tillgängligt för administratörer och managers. Administratörer har tillgång till samtliga grupper i kontot medan managers har tillgång till de grupper de är ägare av eller har läsrättigheter till.

Användare kan inte se eller använda heatmap. 

Tillgängligt för Workplace och Enterprise abonnemang.

Segment är en vy i &frankly som gör det möjligt att se och följa resultatet utifrån attribut såsom ålder, kön, land, stad eller anställningslängd. Genom att segmentera resultatet utifrån dessa attribut kan ni få en djupare och bättre förståelse för er organisation och era team. Till exempel hur resultatet ser ut för de som varit anställda en längre tid jämfört med de som är relativt nyanställda. 

I denna vy kan du filtrera på grupper, pulsar, frågor och specifika attribut. Om ni har skickat en puls ett flertal gånger kan du se resultat från de tre senaste mätningarna, vilket ger dig möjlighet att följa trender över tid. 

Vad menas med datasegmentering? 

Resultatet i &frankly visas alltid per grupp, puls och period. Om ni önskar att skära resultat i andra kategorier (exempelvis roll, anställningsdatum, land eller stad) kan ni göra detta genom att lägga till attribut på varje användare.

Attribut kan också användas för att skapa “dynamiska” frågor, där vardera fråga hämtar information från användarna. Ett exempel på en sådan fråga är “Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera din närmsta chef Chefens namn som ledare?”. 

Kan alla organisationer installera attribut? Attribut finns tillgängligt för Enterprise och Workplace abonnemang. Att använda attribut för att segmentera och skära data är en bra lösning för större organisationer som vill se resultat i olika kategorier. 

När attributs läggs till finns mer information om vardera medarbetare. För att säkerställa att alla medarbetares svar förblir anonyma, kontrollerar vårt anonymitet- och integritetsramverk att det inte är möjligt att isolera svar från enskilda medarbetare. Om det, exempelvis, finns en grupp med fem personer, där fyra personer har attributet "Kvinna" och en person har attributet "Man", kommer det inte vara möjligt att segmentera resultatet utifrån dessa attribut, eftersom att personen med attributet "Man" inte längre då är anonym. 

Vilka attribut är vanligt att använda? De vanligaste attributen för att skära på data är: 

• Anställningsdatum (visas som anställningslängd) 
• Födelsedatum (visas i åldersspann)
• Kön
• Stad
• Land

Hur installeras användarattribut? 

1. Bestäm och definiera vilka attribut ni behöver. 
2. Logga in i &frankly och gå till Inställningar > Användare > Användarattribut 
3. Lägg till ett av de valbara attributen (Kön, Ålder, Anställningslängd, Land eller Stad) eller skapa ett eget attribut (se instruktioner längre ned).

Varje medarbetare behöver tilldelas de attribut som aktiveras. För att lägga till eller ändra ett attribut hos en medarbetare kan du gå till Användare > Individer, öppna användarens profil och lägga till/ändra informationen. När ett attribut aktiveras skapas ytterligare ett fält på medarbetarens profil, fältet har samma namn som attributet. Attribut som avser ett datum (födelsedatum eller anställningsdatum) kommer visa en kalender där du sedan kan välja ett datum. 

Om ni har många medarbetare kan det vara lättare att samla alla medarbetare med tillhörande attribut i en excel fil som vi sedan kan importera. 

Notera: attribut som baseras på ett datum (födelsedatum eller anställningslängd) behöver ha formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. 

Hur lägger jag till ett eget attribut? 
När du lägger till attribut behöver du lägga till attributets namn (ex anställningsdatum) och det ord ni vill ska vara synligt i resultatvyn (ex anstälningslängd).  

1. Klicka på "Lägg till ett attribut"
2. Definiera attributet (ex: anställningsdatum) 
3. Namnge attributet (ex: anställningslängd). Attributets namn kommer att vara det som visas i resultatet när ni vill filtrera. 
4. Bestäm om attributet ska vara obligatoriskt att lägga till när nya användare skapas
5. Välj ett format (text, siffror, datum)
6. Definiera de värden ni vill ska vara tillåtna (ex: Man, Kvinna, Icke-binär) 

Tillgängligt för Workplace och Enterprise abonnemang. 

Importera eller uppdatera användare med &franklys importfil. Att addera, ändra och ta bort enstaka användare genomförs manuellt i kontot. 

På det första bladet i excelfilen och längre ned på denna sida hittar du instruktioner. Nedan video kan också vara bra att titta på innan ni börjar med filen. 

Nedan hittar du instruktioner, råd och tips som är bra att läsa igenom innan du fyller i importfilen. 

När du laddar ned och öppnar filen, klicka på ”Enable macros”. 

1. Medarbetare (Employees flik 2)

Lägg till alla medarbetare som du vill importera under fliken ”Employees” genom att lägga till följande data på varje rad:

Förnamn Medarbetarens förnamn, t.ex. "Anders"Efternamn Medarbetarens efternamn, t.ex. "Svensson"E-post Medarbetarens e-postadress (används för att logga in med), t.ex. anders.svensson@company.comRoll Den roll som medarbetaren ska ha i &frankly: User, Manager eller Administratör.

Medarbetare med rollen ”User” kan svara på frågor, se sina egna svar och resultat för grupper de får tillgång till. Personer med rollen ”Manager” kan se användarlistan, grupper de är ägare av och skapa samt schemalägga frågor (endast för grupper som de är gruppägare av). Managers kan också få tillgång att se resultat för grupper de är ägare av eller har läsrättigheter till. Vilka resultat "Users" och "Managers" får se strys av de inställningar ni väljer när ni aktiverar en mätning. Administratörer kan skapa och schemalägga frågor för alla grupper och se resultat för alla grupper.  

2. Gruppstruktur (Groups flik 3)

Lägg till de grupper du vill lägga till under fliken Groups genom att lägga till följande data på varje rad:

Group name Gruppens namnDescription (valfritt) GruppbeskrivningParent grupp (valfritt) Grupp som denna grupp ska placeras under

Group owner (valfritt) E-postadress på den som är ansvarig för den här gruppen. Måste vara en medarbetare som läggs till i fliken Employees och med rollen ”Manager”. Man kan endast ha en gruppägare per grupp via excelfilen, men du kan lägga till fler gruppägare senare direkt i verktyget.

Lägg in organisationens namn som en separat grupp. Denna grupp (den som ska vara högst upp i hierarkin) behöver inte ha en ”parent group” knuten till sig. Man kan ha flera huvudgrupper/parent groups i &frankly och du kan ändra din struktur direkt i kontot senare.

Alla resultat presenteras i stapeldiagram. Under vardera fråga eller påstående visas resultatet för varje attribut i en stapel. I staplarna längst till vänster kan du se det totala resultaten för gruppen.

I staplarna till höger kan du se resultatet inom vardera attirbut. För att säkerställa anonymiteten hos medarbetarna kommer segment som inte har tillräckligt många svar att döljas. Om det till exempel finns en grupp med fem kvinnor och en man så kommer det inte vara möjligt att se resultatet för något av segmenten. Då är det endast möjligt att se gruppens totala resultat. 

Segment visar era resultat kategoriserat utifrån deattribut ni använder i ert konto.

Steg-för-steg:

1. Gå till Resultat > Segment
2. Välj en grupp i gruppmenyn högst upp på sidan
3. Välj en vecka och puls på tidslinjen

I sektionen "Filter" kan du välja vilka resultat du vill se genom att filtrera på KPI:er, frågor och attribut. 

Segment visar resultat från de tre senaste mättillfällena. Du kan välja om du vill öka eller minska antalet resultat som visas genom att ändra inställningen "Visa senaste X resultat" eller genom att välja från kalendern. 

Med vår funktion Segment är det möjligt att se KPI:erna fördelade på diverse attribut. För att se KPI-resultatet, gå till Resultat > Segment och välj den Grupp och Puls du vill se resultat för. Klicka gärna på "Filter" knappen där du kan välja vilka KPI:er som visas tillsammans med de frågor som är relevanta för din mätning:

I denna vy av resultaten kommer du att kunna se det fördelade resultatet på alla attribut för den grupp och puls som valts. Kom ihåg att alla resultat är skyddade av vårt integritets-ramverk - desto mindre grupperna är, desto högre risk att resultat döljs för att skydda våra användares anonymitet i de fall då resultaten inte uppfyller miniminivån för antal svarande per attribut och grupp. 

Segment finns tillgängligt för Workplace och Enterprise abonnemang hos &frankly. För att se resultat i Segment behöver ni ha lagt in attribut för varje medarbetare. 

Administratörer har tillgång till alla resultat och alla grupper. Managers som tillåts se resultat filtrerat på attribut kan också se Segment, det styrs av inställningar i ert konto. Hör av er till oss på help@andfrankly.com om ni är osäkra på om cheferna i er organisation får se Segment.

Flertalet studier visar att dessa medarbetare oftare bidrar till företagets utveckling och lönsamhet. Men vad är det som gör att en medarbetare känner sig som en ambassadör och en annan inte är det? Lyssna på vårt inspelade webinar – dags att reda ut hur vi i en organisation aktivt kan arbeta för att öka antalet ambassadörer!

eNPS (employee Net Promoter Score) är ett populärt mätetal inom medarbetarengagemang som man får fram genom att ställa en enkel fråga till medarbetarna: ”Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera din arbetsgivare till andra?”. 

Medarbetarna svarar genom att välja en siffra mellan 0 och 10, där 0 motsvarar ”inte alls sannolikt” och 10 motsvarar ”mycket sannolikt”. Svaren delas sedan in följande kategorier:

• Detractors (de som anger ett svar mellan 0 och 6)
• Passives (de som svarar 7 eller 8)
• Promoters (de som svarar 9 eller 10)

eNPS beräknas genom att subtrahera procentandelen detractors från procentandelen promoters (bortse från passives). Om 20 procent av de svarande är promoters och 20 procent är detractors blir alltså din eNPS 0.

Vad betraktas som ett bra eNPS-resultat? Ett eNPS-resultat kan variera mellan -100 och 100. I praktiken är allt över 0 acceptabelt. Ett eNPS kring 20-30 är mycket bra och allt över det är utmärkt. Det genomsnittliga eNPS-resultatet varierar mellan olika branscher, länder och påverkas av många faktorer. Av denna anledning rekommenderar vi att ni lägger störst fokus på er egna eNPS och sätter upp interna mål som är relevanta samt realistiska för er. 

Varför är eNPS viktigt?Det är ett användbart och enkelt mått för regelbunden uppföljning över tid. Det hjälper dig att börja arbeta med medarbetarnas engagemang och ger dig dessutom en siffra som du kan ta med dig till nästa styrelsemöte. eNPS-undersökningar blir allt populärare och används ofta för att jämföra lojaliteten i olika organisationer. Det ger dessutom chefer en konkret utgångspunkt i problemlösningsarbetet. eNPS är sällan en fullständig metod för att mäta medarbetarnas lojalitet och kompletteras ofta av fler närliggande frågor. 

Teamet har en låg eNPS – vad kan du göra?

Här följer tips på hur du kan höja teamets eller organisationens eNPS.

Var öppenOm det finns problem i företaget, är de flesta medarbetare medvetna om detta. En del människor är väldigt intuitiva, och de skulle tappa respekten för dig och organisationen om de upplever att du försöker förminska problemen eller låter bli att informera om dem. Öppen kommunikation är A och O när man vill öka medarbetarnas välbefinnande. Det skapar förtroende och engagemang, två viktiga drivkrafter bakom goda prestationer. Det här betyder att du inte ska dra dig för att berätta om problem, utmaningar eller till och med misstag som du eller ditt företag har begått. Se bara till att du presenterar de åtgärder du vidtagit för att lösa problemen.

Uppmärksamma promoters och detractorsFör att få högre eNPS måste du engagera dina detractors och ta itu med deras problem. Var inte rädd för deras kritik, för sannolikt finns det något värdefullt i deras synpunkter om dig eller om ledningen. Du kan förbättra situationen genom att ta fram åtgärder och strategier för att lösa problemen som de tar upp. Att omvandla detractors till promoters (eller åtminstone passives) är det effektivaste sättet att höja resultatet.

Det är även viktigt att se till att dina promoters kan fortsätta vara engagerade. Det är lätt hänt att man glömmer bort sina promoters och lägger allt fokus på sina detractors. Gör inte det misstaget! Även promoters kan ha många värdefulla synpunkter på hur arbetet kan förbättras. De kan lyfta saker som andra medarbetare kan ha missat men som har stor betydelse. Se med andra ord till att inkludera samtliga medarbetare när du planerar inför ett högre eNPS.

Feedback är viktigt
Ju mer feedback du får från dina medarbetare, desto bättre. Se alltid till att det finns plats för kommentarer när du skickar ut undersökningen, och följ upp resultatet med öppna möten. Det bästa är att erbjuda både anonyma och offentliga sätt att ge feedback. Då kan ni upptäcka såväl mer personliga problem som medarbetarna känner sig obekväma med att diskutera öppet som den typ av problem som lyfts fram i en diskussion. Feedback hjälper dig att ta fram en plan för att höja er eNPS.

eNPS (employee Net Promoter Score) är ett populärt mätetal inom medarbetarengagemang som man får fram genom att ställa en enkel fråga till medarbetarna: ”Hur troligt är det att du skulle rekommendera din arbetsgivare till andra?”.  
eNPS-undersökningar blir allt populärare och används ofta för att jämföra nöjdhet i olika organisationer. Det ger dessutom chefer en konkret utgångspunkt i problemlösningsarbetet. eNPS är sällan en fullständig metod för att mäta medarbetarnas lojalitet och kompletteras ofta av fler närliggande frågor.  

Genom att jämföra era resultat med benchmark kan ni också få en bättre förståelse för vad ni behöver fokusera på.

eNPS kan analyseras från två olika perspektiv:

• Organisationsnivå: tas fram genom att sammanställa alla svar och sedan generera ett eNPS-resultat. 
• Gruppnivå: tas fram genom att sammanställa genomsnittet av alla gruppers eNPS-resultat. 

I tabellen nedan kan du se benchmarks på en organisationsnivå och gruppnivå för 2020 och 2021: 

Vad betraktas som ett bra eNPS-resultat? Ett eNPS-resultat kan variera mellan -100 och 100. I praktiken är allt över 0 acceptabelt. Ett eNPS kring 20-30 är mycket bra och allt över det är utmärkt. Det genomsnittliga eNPS-resultatet varierar mellan olika branscher, länder och påverkas av många faktorer. Av denna anledning rekommenderar vi att ni lägger störst fokus på er egna eNPS och sätter upp interna mål som är relevanta samt realistiska för er. 

Det kan också vara viktigt att känna till att eNPS resultat kan förändras under året. Vår benchmark data visar att eNPS generellt är högst i januari och lägst i november (organisationsnivå). 

Vad betraktas som ett bra eNPS-resultat? 
Ett eNPS-resultat kan variera mellan -100 och 100. I praktiken är allt över 0 acceptabelt. Ett eNPS kring 20-30 är mycket bra och allt över det är utmärkt. Det genomsnittliga eNPS-resultatet varierar mellan olika branscher, länder och påverkas av många faktorer. Av denna anledning rekommenderar vi att ni lägger störst fokus på er egna eNPS och sätter upp interna mål som är relevanta samt realistiska för er. 

Det kan också vara viktigt att känna till att eNPS resultat kan förändras under året. Vår benchmark data visar att eNPS generellt är högst i januari och lägst i november (organisationsnivå). 

 

Ett Key Performance Indicator, eller KPI, är en uppsättning av mätetal som företag eller organisationer vanligtvis använder för att mäta sin utveckling. Dessa mätetal är vanligtvis ett bra sätt att avgöra om företaget möter sina strategiska och operativa mål.

Ett index är en aggregerad summa, vilken genereras av värdet från ett antal frågor. Summan är ett genomsnittligt värde från samtliga frågor i indexet och presenteras på en skala 0-100. Genom att följa en aggregerad summa kan du snabbt få en överblick och värdefulla insikter.

Notera att benchmarks kan användas som vägledning men bör inte vara den enda källan när ni sätter upp mål.

I tabellen nedan kan du se &franklys KPI benchmark för våra mest populära pulsar:

Dessa benchmarks är baserade på våra benchmark kriterier vilket innebär minst 10 olika företag deltog med ett minimum på 30 användare per företag.

Vad är ett KPI?

Ett Key Performance Indicator, eller KPI, är en uppsättning av mätetal som företag eller organisationer vanligtvis använder för att mäta sin utveckling. Dessa mätetal är vanligtvis ett bra sätt att avgöra om företaget möter sina strategiska och operativa mål. Att sätta upp tydliga mål och mäta medarbetarnas engagemang anser vi vara lika viktigt som andra organisatoriska index. Av denna anledning har vi gjort det enkelt för er att sätta upp KPI:er i &frankly.

Hur fungerar ett KPI i &frankly?Ett index är en aggregerad summa, vilken genereras av värdet från ett antal frågor. Summan är ett genomsnittligt värde från samtliga frågor i indexet och presenteras på en skala 0-100. Genom att följa en aggregerad summa kan du snabbt få en överblick och värdefulla insikter.

För att komma igång med KPI:er i &frankly kan du antingen aktivera någon av våra pulsar eller skapa egna. När du använder våra pulsar aktiveras ett KPI automatiskt.

 

Om du istället vill skräddarsy ett KPI kan du skapa en ny puls, aktivera KPI-knappen och bocka i de frågor du vill ska inkluderas i indexet. Namnet på KPI:et kommer bli samma som pulsens namn.

 

Såhär aktiverar du ett KPI i din egna puls: 

1. Skapa ny puls (om du vill aktivera ett KPI på en puls som redan använts behöver du först kontakta oss på help@andfrankly.com)
2. Lägg till frågor i pulsen 
3. Aktivera KPI-knappen 
4. Välj vilka frågor du vill inkludera i KPI:et genom att checka i boxarna som visas under frågorna

 

KPI:et kommer få samma namn som pulsens namn och finnas tillgänglig under Resultat > KPI:er och Resultat > Heatmap.

Varför kan vissa frågor inte inkluderas i KPI:et? 

Det går bara att inkludera numeriska frågor i ett KPI. Frågor som inte är numeriska och inte kan generera ett genomsnittligt värde, såsom fritextfrågor, kan inte inkluderas i ett KPI. 

 

I nedan bild kan du se vilka frågemallar som du kan inkludera i ett KPI. 

Hur beräknas KPI:et? 

KPI:et är ett genomsnitt av samtliga frågor som ingår i KPI:et. Alla frågor genererar en genomsnittlig siffra som blir en del av KPI-resultatet. Vilken frågemall du använder bestämmer hur frågans värde beräknas. 

KPI-värdet kan exporteras till en CSV-fil.

1. Gå till Resultat > KPI:er
2. Välj en grupp.
3. Klicka sedan på ikonen för att ladda ner. 

Ja! Du kan se vilka frågor ett KPI baseras på under sidorna Resultat > KPI:er och/eller Frågor > Pulsbibliotek. Det senare alternativet är endast möjligt om du har rättigheter att se pulsen i pulsbiblioteket. 

Resultat > KPI:er 

1. Gå till Resultat > KPI:er
2. Välj en grupp i rullisten högst upp på sidan
3. Skrolla till det KPI du vill se och klicka på "Visa/dölj resultat från frågor som ingår i denna KPI" 

 

Frågor > Pulsbibliotek (endast möjligt om du har tillgång till pulsen)

1. Gå till Frågor > Pulsbibliotek 
2. Öppna pulsen som KPI:et genereras från 
3. Kika precis under frågorna för att se vilka som inkluderas i KPI:et (alla check-boxar som är i-klickade). 

Ett KPI (Key Performance Indicator) i &frankly är en aggregerad summa som genererats av värdet från ett antal frågor. Summan är ett genomsnittligt resultat från samtliga frågor i KPI:et och presenteras på en skala 0-100. Genom att följa en aggregerad summa kan du snabbt få en överblick och värdefulla insikter.

Såhär hittar du KPI:er 

1. Gå till Resultat > KPI:er 
2. Välj en grupp i rullistan högst upp på sidan bredvid ”Visa resultat för”

När du har valt en grupp kommer du att se alla KPI:er för den valda gruppen. 

Notera! KPI:er visas endast för pulsar som använts senaste 6 månaderna, om du inte kan hitta det KPI:et du letar efter så kan du alltid kontakta oss på help@andfrankly.com

Benchmarks hjälper dig att förstå resultaten och snabbt identifiera förbättringsområden. Med hjälp av denna funktion kan du jämföra ditt resultat mot benchmarks och få en bättre förståelse för vad du behöver fokusera på. På Dashboarden finns också ett benchmarkvärde som indikerar hur era resultat står i jämförelse med benchmarks. 

Resultaten kategoriseras också in i följande kategorier: 

• Resultat att fira.
  Resultat med höga värden, det vill säga ett resultat som genererar lika med eller högre än 3.7 i benchmarkvärde, kommer visas i denna kategori. Reflektera kring vad du tro bidrar till frågans höga resultat och hur ni kan behålla denna nivå.  
   
• Resultat att förbättra.
  Frågor med lägre resultat, och med ett benchmark värde som är lägre än 2.7, kommer visas i denna kategori. Lägg några minuter extra till att fundera kring hur ni kan förbättra inom dessa områden. Kika gärna på Actions som hjälper dig arbeta med resultaten.  

• Polariserade resultat.
  Här visas frågor vars resultat är polariserade, vilket innebär att svaren skiljer sig mycket bland medarbetarna. 

• Neutrala resultat.
  I denna visas resultat för frågor som är nära benchmarks, där benchmarkvärdet (stjärnorna) ligger mellan 2.7 och 3.69. Frågor som inte är numeriska (exempelvis frågor med ordmoln) och därmed inte kan kategoriseras utifrån ett benchmarkvärde visas också i denna kategori. Kika närmre på vardera fråga och reflektera på egen hand. 

Hur beräknas benchmarkvärdet?
Frågorna kategoriseras in i olika sektioner utifrån hur högt, lågt eller polariserat resultatet är. För att avgöra vilken sektion en fråga ska kategoriseras in i jämförs resultatet mot externa och interna benchmarks. 

• Numeriska frågor från &franklys bibliotek jämförs mot både externa och interna benchmarks. Det totala benchmarkvärdet (stjärnorna) är ett genomsnitt av jämförelsen mot det externa och det interna benchmarket. Genom att klicka på "Se benchmarks" så kan du se separat. 
• Numeriska frågor som ni skapat själva inom er organisation kommer endast jämföras mot interna benchmarks, och därmed också vara det används för att avgöra benchmarkvärdet. 

Frågor med resultat som är i linje med eller bättre än benchmarks hamnar exempelvis i “Resultat att fira”. 

 

Svarsfrekvensen används inte för att beräkna benchmarkvärdet, trots att ni kan se benchmark för svarsfrekvens. Använd gärna benchmarket för svarsfrekvens som en riktlinje för att sätta upp egna mål gällande svarsfrekvens. 

Dashboarden visar resultat från de senaste 90 dagarna, eller från de tre senaste pulsarna. En del frågemallar (trend-vänliga) visar flera grafer, medan en del frågemallar (mindre trend-vänliga) endast visar resultatet från den senaste mätningen.  

Frågorna kan sorteras utifrån era senaste resultat, eller resultat-kategorier. Klicka på rullisten “Sortera efter” precis ovanför frågeresultatet för att ändra sortering.

Om du väljer att sortera utifrån resultat-kategori så presenteras frågorna i fyra olika sektioner:

• Resultat att fira. Resultat med höga värden kommer visas i denna kategori. 
   
• Resultat att förbättra. Frågor med lägre resultat kommer visas i denna kategori. 

• Polariserade resultat. Här visas frågor vars resultat är polariserade, vilket innebär att svaren skiljer sig mycket bland medarbetarna.
   
• Neutrala resultat. Här visas resultat för frågor som är nära genomsnittliga resultatet (nära benchmarks) eller frågor som inte är numeriska.

Du kan skapa actions kopplat till ett resultat på din Dashboard eller en generell action i ditt actionbibliotek. En generell action kan exempelvis vara “Boka ett möte för att prata om månadens KPI:er” medan en action kopplat till en specifik fråga kan vara “Schemalägg fördjupningspulsen "Wellbeing in depth" för att få bättre förståelse för gruppens resultat på frågan om välmående. 

Från din Dashboard: 

1. Gå till Start > Dashboard
2. Hitta ett resultat/område som du vill skapa en action kopplad till 
3. Klicka på “Skapa action” 
4. Fyll i titel och detaljer 
5. Välj ett slutdatum 
6. Starta din action! 

&frankly actions
Nej, andra kan inte se om eller vilka &frankly actions du startat. Administratörer kan dock se ett totalt antal av hur många som startat eller utfört en specifik action i ert konto. 

Företagsactions
Nej, ingen annan i ditt konto kan se vilka företagsactions just du startat. Notera att administratörer kan se det totala antalet användare som startat eller utfört en företagsaction i ert konto.

Personliga actions
Det är endast du som har tillgång och kan se dina personliga actions.

Att mäta medarbetarengagemang genom att ställa relevanta frågor är viktigt för att förstå organisationens eller teamets riktning. På &frankly vill vi stötta HR-chefer och ledare att gå från insikt till handling för att öka engagemanget. Med hjälp av actions kan du enkelt och direkt i verktyget följa upp och agera på dina resultat.

Actions finns för både Managers och Medarbetare, och kan specificeras utifrån rollerna. Detta gör det möjligt för alla att aktivt arbeta mot högre engagemang!

Du kan arbeta med tre typer av actions:

• &frankly actions, skapade och rekommenderade av &frankly. 
• Personliga actions är aktiviteter som du skapar själv, för dig själv. 
• Företagsactions är aktiviteter skapade och rekommenderade av din organisation.

Actions finns tillgängligt både på webben och i mobilappen. 

Notera: denna funktion finns endast tillgänglig på webben och för administratörer.

Som administratör i &frankly kan du skapa actions och dela de till alla i er organisation. Med denna funktion kan ni lättare stötta chefer och medarbetare att följa upp resultat med relevanta aktiviteter som är i linje med era mål och riktlinjer. 


Gå till Actions > Actionbibliotek och klicka på knappen “Skapa Företagsaction”

1. Lägg till en tagg eller koppla din action till en specifik fråga.
För att säkerställa att denna action är synlig intill insikterna på Dashboarden behöver du antingen lägga till en tagg eller koppla den till en fråga.

Om du exempelvis lägger till taggen “Samarbete” kommer den action du skapar finnas som ett förslag vid resultatet för alla frågor som också har taggen “Samarbete”.

Om det inte finns någon tagg som passar, eller om ni inte vill använda er av taggar kan ni istället koppla en action till en eller flera frågor. För att koppla en företagsaction till en fråga behöver frågan antingen finnas i &franklys frågebibliotek eller i ert företagsbibliotek. Om ni skapat egna frågor behöver du lägga till de i biblioteket innan du kan koppla en action till frågan.
 

2. Fyll i titel, beskrivning, vad som behövs och bakgrund.
Försök att vara så konkret och tydlig som möjligt när du skapar en action. Det gör det lättare för chefer och medarbetare att förstå uppgiften.

3. Lägg till översättningar om ni vill att er företagsaction ska finnas tillgänglig på flera språk.
En action som har översättningar kommer att visas på samma språk som användaren har valt som förvalt språk i sina inställningar. Om en företagsaction inte har en översättning som matchar det språk som en användare valt kommer “defaultversionen” av er företagsaction att visas. Defaultversionen är den text du skriver in först när du skapar en action.

Exempel: om en användare har valt norska som förvalt språk och den action ni skapat inte har en norsk översättning kommer systemet att visa defaultversionen.

4. Välj storlek på din action. Storleken styr hur många dagar man maximalt har på sig att utföra aktiviteten. En enklare aktivitet som går snabbt att utföra = small. En omfattande aktivitet som kräver större arbetsinsats = large.

• Liten: 5 dagar
• Mellan: 10 dagar
• Stor: 20 dagar

 

5. Spara och publicera! 
 

När du publicerat er företagsaction kommer den att finnas tillgänglig för alla administratörer och chefer i sektionen Företagsactions under Actions > Actionbibliotek. Om den är kopplad till en tagg eller en fråga kommer den också finnas tillgänglig vid resultatet på Dashboarden. 

Dashboard

På din Dashboard kan du hitta eller skapa en action i direkt anslutning till ett svarsresultat. På så vis kan du arbeta fokuserat med de områden du vill förbättra.

Hitta actions på din Dashboard:

1. Gå till Start > Dashboard
2. Välj en grupp i rullisten
3. Klicka på knappen “Ta action” eller “Skapa en action” för att antingen starta en &frankly action, en företagsaction, eller för att skapa din egna action.

När du startat en action hittar du den under Actions > Action bibliotek.
 

Actionbibliotek

Under Actions > Actionbibliotek kan du se alla actions. Detta inkluderar actions som du skapat själv (Personliga actions), som din organisation har skapat (Företagsactions) och som &frankly föreslår (&frankly actions). Filtrera på “taggar” för att lättare hitta en action som är relevant för dig och dina mål.

Action plan

Under Actions > Action plan får du en överblick av alla actions du startat, färdigställt och som utgått. Här ändrar du statusen på de actions du arbetar med. Kom ihåg att logga in och klicka på “Markera som klar” när du utfört en action. Om du inte hinner utföra en action du startat under den rekommenderade tiden kan du hitta den under “Utgångna” och starta den på nytt.

Notera: det är bara du personligen som har tillgång till din action plan.
 

Webbsidan: Benchmarks finns under Start > Dashboard. Filtrera på önskad grupp och klicka på “Se benchmarks” vid frågans resultat.

Det externa benchmarket baseras på data från alla organisationer som använder en fråga i &frankly. För att säkerställa att datan är representativ använder vi ett gränsvärde som kräver minst 1000 svar, från 20 olika organisationer och inom de senaste 12 månaderna. Om en fråga från &franklys standardbibliotek inte uppfyller detta saknas benchmarks.

Det interna benchmarket är frågans genomsnitt inom er organisation. För att generera interna benchmarks behöver datan baseras på svar från minst 40% av användarna i konto. Om en fråga skickas till färre än 40% av användarna i kontot, exempelvis till ett mindre team, eller om mindre än 40% besvarar frågan, kommer inte internt benchmark finnas tillgängligt.

Dashboard

På din Dashboard kan du hitta eller skapa en action i direkt anslutning till ett svarsresultat. På så vis kan du arbeta fokuserat med de områden du vill förbättra.

Hitta actions på din Dashboard:

1. Gå till Start > Dashboard
2. Välj en grupp i rullisten
3. Klicka på knappen “Ta action” eller “Skapa en action” för att antingen starta en &frankly action, en företagsaction, eller för att skapa din egna action.

När du startat en action hittar du den under Actions > Action bibliotek.
 

Actionbibliotek

Under Actions > Actionbibliotek kan du se alla actions. Detta inkluderar actions som du skapat själv (Personliga actions), som din organisation har skapat (Företagsactions) och som &frankly föreslår (&frankly actions). Filtrera på “taggar” för att lättare hitta en action som är relevant för dig och dina mål.

Action plan

Under Actions > Action plan får du en överblick av alla actions du startat, färdigställt och som utgått. Här ändrar du statusen på de actions du arbetar med. Kom ihåg att logga in och klicka på “Markera som klar” när du utfört en action. Om du inte hinner utföra en action du startat under den rekommenderade tiden kan du hitta den under “Utgångna” och starta den på nytt.

Notera: det är bara du personligen som har tillgång till din action plan.
 

Ja, du kan skapa Företagsactions och koppla de till frågor i en puls som redan stängt. Dina actions kommer dyka upp på Dashboarden retroaktivt. 

Kom ihåg att Dashboarden visar era senaste insikter, alltså resultat från de senaste 90 dagarna. Om ni inte har skickat frågor de senaste 90 dagarna kommer Dashboarden istället visa resultat från de tre senaste pulstillfällena. 

Dashboarden (Start > Dashboard) ger dig en överskådlig överblick av dina senaste insikter. Du kan se svarsfrekvens, KPI:er, frågeresultat och kommentarer från era tre senaste mätningar, eller mätningar som skickats de senaste 90 dagarna.

I dashboarden kan du få en bättre förståelse genom att läsa slutsatser och jämföra med benchmarks. Du kan enkelt och smidigt följa upp på de resultat du vill arbeta med genom att starta eller skapa en Action.

På Dashboarden kan du se och arbeta med Actions kopplade till resultatet. De actions som visas på Dashboarden är kontextspecifika och i linje med det ämne frågan berör. Detta hjälper dig att följa upp, och proaktivt arbeta med ämnen som är relevanta för er.

Kika gärna på frågorna som kategoriserats in i “Resultat att förbättra” eller “Polariserade resultat” och se föreslagna actions kopplade till dessa. Kom ihåg att du också kan skapa dina egna actions kopplade till frågor eller resultat.

Benchmarks finns tillgängligt för administratörer och managers. Ni hittar benchmarks på webbsidan via andfrankly.se eller i din mobilapp.

Notera! Några konton har valt att dölja benchmarks, prata med er administratör om du inte har tillgång till benchmarks eller slutsatser.

I schemaläggningen kan du välja mellan två olika vyer. I Listvyn kan du se pågående, kommande eller avslutade schemaläggningar för flera grupper samtidigt. Du kan anpassa tidspannet till 30 eller 90 dagar, eller välja specifika datum. 

I Tidslinjevyn kan du välja en grupp, men se schemaläggningarna i en kalender. Denna vy gör det lättare att se när pulsarna är schemalagda. 

Steg-för-steg hur du schemalägger frågor:

1. Gå till Schemalägg > Schemaläggning
I listvyn, klicka på “Lägg till schemaläggning”:

I tidslinejvyn, klicka på "Lägg till puls": 

2. Välj om du vill schemalägga en existerande puls eller om du vill skapa en egen.

3. Fortsätt med att välja en eller flera grupper för schemaläggningen. 

Du kan välja flera grupper, eller välja bort specifika grupper som du vill exkludera från schemaläggningen. Vänligen notera att du inte kommer att kunna se ett totalresultat ifall du väljer bort en grupp i hierarkin, du kommer istället få separat resultat för varje grupp.

Om du väljer en hel grupp hierarki, utan att välja bort några grupper, kommer du kunna se resultat för varje grupp likväl som det totala resultatet för toppgruppen. 

Om ni har attribut installerade i ert &frankly-konto, kan ni också välja att schemalägga mot ett specifikt segment genom att aktivera de avancerade inställningarna.

Notera: Du kan endast välja ett segment, men inom det segmentet kan du välja flera värden. 

Den kontinuerliga mätningen skickar automatiskt ut en variation av frågor som över tid ger en fullständig bedömning av engagemangsnivåerna inom er organisation - baserat på &franklys forskningsbaserade engagemangsmodell som inkluderar 7 drivkrafter:

• Riktning: En tro på organisationens mål och värderingar.
• Utveckling: Uppfyllelse av arbetsuppgifter & utvecklingsmöjligheter.
• Stolthet: Känsla av att vilja vara associerad med organisationen.
• Bekräftelse: En känsla av att vara uppskattad.
• Samarbete: En stark laganda och ett välfungerande samarbete.
• Välmående: Arbetsförhållande som skapar en hållbar och hälsosam arbetsmiljö.
• Ledarskap: Relationen till närmsta chef och förtroende för ledningen.

Mätningen gör det enkelt att få koll på engagemangsnivåerna i er organisation genom att automatiskt att ge uppdateringar (enligt er föredragna frekvens) för övergripande engagemang och för varje enskild drivkraft, med mycket liten ansträngning.

Den kontinuerliga mätningen körs tyst i bakgrunden och ger er samtidigt insikter om era styrkor och svagheter som organisation.

Hur fungerar det?

Var och en av de 7 drivkrafterna som ingår i &franklys forskningsbaserade engagemangsmodell representeras av totalt 4 olika frågor (förutom drivkraften Stolthet som därtill representeras av eNPS-frågan).

När mätningen väl har aktiverats kommer den att skicka ut frågor i 4 olika omgångar, enligt er föredragna frekvens, antingen veckovis, varannan vecka eller månadsvis.

I varje omgång kommer 1 fråga från varje drivkraft att skickas. Eftersom det är 7 drivkrafter totalt - betyder det att totalt 7 frågor kommer att skickas i varje omgång (förutom omgång 1 då eNPS-frågan också skickas så att det blir totalt 8 frågor).
Hur ser jag vilka frågor som ingår i den kontinuerliga mätningen? 

Genom att gå till Frågor > Engagemangsmodell kan du se vilka frågor som ingår i den kontinuerliga mätningen och inom repsektive drivkraft. Frågorna visas från vänster till höger i den ordning de skickas per omgång, med undantag för eNPS frågan som även skickas i omgång 1. 

Kontoadministratörer i &frankly kan aktivera eller inaktivera Visselblåsarfunktionen på sidan “Ärendehantering” under fliken “Visselblåsare” i menyn. Det är obligatoriskt att lägga till en case manager när du aktiverar Visselblåsarfunktionen. Personen behöver ha rollen kontoadministratör eller manager i ert &frankly-konto.

När du aktiverat funktionen kommer en unik länk genereras för er Rapporteringskanal.

Om du inte kan se “Visselblåsare” i menyn i ert konto behöver ni uppgradera ert abonnemang. Kontakta help@andfrankly.com för att få hjälp att uppgradera. 

När en kontinuerlig modell stoppas och återaktiveras kommer den att återuppta att skicka ut nästa omgång frågor, oavsett om mottagare/frekvensinställningarna har ändrats.

Obs: Inga start- och slutdatum väljs för den kontinuerliga mätningen. Mätningen aktiveras endast omedelbart eller stoppas omedelbart genom att klicka på play/stop-ikonen.

Notera: Inga start- och slutdatum väljs för den kontinuerliga mätningen. Mätningen aktiveras endast omedelbart eller stoppas omedelbart genom att klicka på play/stop-ikonen. 

Steg för steg:

1. Gå till Schemalägg > Engagement radar

Under Kontinuerliga mätningar, klicka på "Kör modellen":

2. Fortsätt med att välja en eller flera grupper för schemaläggningen. 

Du kan välja flera grupper, eller välja bort specifika grupper som du vill exkludera från schemaläggningen. Vänligen notera att du inte kommer att kunna se ett totalresultat ifall du väljer bort en grupp i hierarkin, du kommer istället få separat resultat för varje grupp.

Om du väljer en hel grupphierarki, utan att välja bort några grupper, kommer du kunna se resultat för varje grupp likväl som det totala resultatet för toppgruppen. 

Pulser kan vara öppna i max två veckor, måndag till söndag veckan efter.

För att förlänga en redan schemalagd puls att vara öppen i två veckor, följa dessa steg:

1. Gå till Schemalägg > Schemaläggning
2. Klicka på det schema du vill redigera
3. Klicka på "Redigera datum och e-postmeddelanden":

Det finns tre alternativ för att undvika post.

Val 1) Ladda ner &frankly-appen. Du kommer då att kunna få aviseringar via din mobiltelefon istället för e-post.

Val 2) Logga in på &frankly, gå till Konto > Mina inställningar. Välj vilka aviseringar du vill få för nya frågor eller resultat. Om du inte vill få något, stäng av alla aviseringar.

Val 3) Om du vill stoppa alla mail, i nästa mail du får (eller om du har ett som tidigare har skickats), titta längst ner i mailet för att klicka på "stoppa prenumeration".

Du kan alltid logga in på ditt konto och ändra dina inställningar om du vill.

Vill du få notiser i din telefon när det finns nya frågor att besvara? Kontrollera dessa steg för att säkerställa att dina inställningar är korrekta.

1. Logga in i &frankly-appen och gå till Inställningar > Notifieringar. Kontrollera att inställningen är aktiverad. 
2. Gå till dina telefoninställningar och säkerställ att du tillåter notiser från &frankly.
3. Säkerställ att det skickats frågor till ditt team denna vecka. Fråga din chef eller kollega om det finns frågor att besvara.
4. Be din chef kontrollera att du har ett gruppmedlemsskap i &frankly.

Notera! Om du har valt att få notiser ”En gång per vecka” och inte ”Så fort en fråga finns att besvara” kan det vara så att det finns frågor som öppnas senare denna vecka. Fråga din chef eller HR-avdelning vilken tid frågorna öppnas.  

Hör av dig till oss på help@andfrankly om dessa tips inte löser problemet så hjälper vi dig!

Om du har semester, är sjukskriven eller är frånvarande av någon annan anledning och vill pausa notiser från &frankly tillfälligt kan du ange detta i dina inställningar. 

Logga in i appen eller på webben, gå till dina Inställningar och slå på ”Frånvarande”, ange sedan den period du planerat att vara frånvarande. Kom ihåg att spara dina ändringar!

VälkomstmailFör att få samtliga medarbetare bekanta med verktyget så rekommenderar vi att ett välkomstmail skickas. I detta mail finns en förklaring av vad &frankly är och medarbetarna kan svara på två testfrågor om de önskar. Så här skickar du ett välkomstmail: Link her

FrågemailNär er första puls schemaläggs skickas automatiskt ett frågemail till användarna med en länk innehållande frågorna. Om en användare har valt att ladda ned appen kan de välja om det vill få notiser via mail, appen eller båda. 

Om du inte vill att det ska skickas mail till användare när det finns nya frågor att besvara kan du ändra detta. Gå till Inställningar > Företag > Grundinställning nya användare. Här kan du ändra huruvida du vill att nya användare som läggs till och som inte börjat använda appen ska få mail eller inte. 

ResultatmailI &frankly är det minst lika viktigt att arbeta med resultatet som att svara på frågor. Därför skickas resultatmail och resultatnotiser ut från verktyget när en rapport finns tillgänglig, vilket alltid är på måndag morgon.  

Resultatmail kan skickas till alla användare i kontot eller till administratörer och managers. Grundinställningen i &frankly är att resultatmail skickas till managers och administratörer som är gruppägare eller har läsrättigheter för en grupp. 

Om du vill se era inställningar eller ändra era inställningar för resultatmail och resultatnotiser kan du gå till Inställningar > Email > Emailinställningar. 

Notera att inställningarna för resultatsynlighet som väljs vid schemaläggning också styr huruvida ett resultatmail kan skickas. Om användare och managers inte tillåts att se resultaten så kommer inte ett resultatmail att skickas. 

När ett konto skapas i &frankly är grundinställningen att samtliga medarbetare får ett mail när det finns nya frågor att besvara. Genom att logga in på sitt konto eller ladda ned appen kan användare välja att anpassa sina inställningar utifrån sina egna preferenser.  

Logga in på ditt konto och gå till Inställningar > Mina inställningar. Här ser du vilka inställningar ditt konto har just nu och här kan du ändra hur du vill bli notifierad.

Läs nedan beskrivningar om du vill lära dig mer. 

Fråge-notiser

Jag vill ha notiser...

Här kan du välja hur du vill att vi notifierar dig när det finns nya frågor att besvara. Du kan välja att få en notis så fort det finns nya frågor att besvara eller en gång per vecka. Om du väljer inställningen “En gång per vecka” innebär det att du kommer få en notis när alla frågor som är schemalagda för en specifik vecka är öppna. 

Varför finns denna inställning? 

Frågor kan aktiveras samma vecka men vid olika tider och olika dagar. En del frågor passar bäst att svara i början av en vecka medan andra frågor är mer lämpliga att svara på i slutet av veckan. Om du inte vill få flera notiser under en och samma vecka, utan svara på alla frågor samtidigt kan du välja inställningen “En gång per vecka”. 

 Vi rekommenderar att du väljer inställningen “Så fort att en fråga finns att besvara” för att du ska uppleva att frågan du svarar på är så relevant som möjligt. 

Jag vill ha notiser via…

Här kan du välja om du vill få notiser via mail, i appen eller på Slack (eller samtliga). 

Notera: för att aktivera notiser via Slack behöver en administratör sätta upp er Slack Interigations.

Frågenotiser

Användare som har obesvarade frågor i slutet av veckan kommer få en påminnelse på fredag klockan 12.00. Den inställning är förvald när en användare skapas. 

Om du inte vill få påminnelsemail kan du avaktivera denna inställning här. 

Övriga mailinställningar

I den sista sektionen av dina inställningar hittar du övriga mailinställningar. Här kan du bestämma om du vill få generell info om ert konto och om du vill få resultat mail. 

Huruvida resultatmail skickas bestäms dels i kontot övergripande inställningar och dels när en puls schemaläggs. Prata med din chef eller administratör om du inte får resultat mail just nu men önskar att få det.

Genom att integrera Slack med &frankly kan ni notifiera användare om nya frågor och resultat genom era Slack-kanaler.

Aktivera integrationen

För att kunna aktivera integrationen behöver du vara en administratör i &frankly samt ha rättigheter att lägga till appar till er organisations Slack workspace.

Steg-för steg:

Logga in i &frankly och gå till Inställningar > Integrationer.
Tryck på knappen “Add to slack”

Du slussas nu vidare till Slack. Ange det “workspace” som du vill koppla &frankly till och logga in med hjälp av dina inloggningsuppgifter för Slack för att godkänna integrationen.

När du godkänt &frankly, så kommer du slussas tillbaka till &frankly-sidan där du ser att integrationen är aktiv.

Gå till Slack och lägg till &frankly appen till er organisations workspace.

Notiser om nya frågor att besvara

När &frankly-appen är tillagd så kommer den skicka direktmeddelanden till användare när de får frågor från &frankly med en länk till webbsidan alt. mobilappen där de kan svara. Meddelanden skickas bara till de användare som är inlagda i &frankly och som har samma email i &frankly som de har i Slack. Varje medarbetare måste själva välja att ta emot notifikationer i Slack genom att logga in i &frankly och navigera till Inställningar > Mina inställningar.

Dela ett specifikt resultat från &frankly till Slack

Resultat som ni tar del av i &frankly kan delas direkt till en utvald Slack-kanal.

Steg-för-steg:

Filtrera fram ett resultat via Resultat > Alla frågor.
Gå till ikonen i nedre i högra hörnet på resultatet du vill dela.

Välj till vilken Slack-kanal du vill dela resultatet och lägg till ett valfritt meddelande som i så fall visas i kanalen. (OBS. Om du vill dela resultatet till en privat slack-kanal måste du se till att först lägga till appen i kanalen).

Resultat och eventuellt meddelandet delas i kanalen.

Dela en grupps resultat automatisk till Slack

Om du vill ha &frankly resultaten till din Slack-kanal automatisk så kan du installera en trigger i ditt konto. Resultaten kommer då att dyka upp i kanalen på måndagar kl 08.30 CET.

Steg-för-steg:

Kontrollera att &frankly och Slack är integrerade och att &frankly appen är tillagd.
Logga in på &frankly och gå till Inställningar > Integrationer. Kryssa i rutan “Resultat pushade till Slack”
Välj gruppen vars resultat du vill ska pushas ut samt till vilken slack-kanal du vill att resultatet ska dyka upp i. Glöm inte att klicka på “Lägg till”. (OBS. Om du vill dela resultatet till en privat slack-kanal måste du se till att först lägga till appen i kanalen).

Mailadresser kan endast justeras av administratörer. Om du är användare eller manager i &frankly, men behöver ändra din eller någon annans adress så kan du kontakta er administratör.

Steg-för-steg:

1. Gå till Använder > Individer
2. Hitta personen du vill ändra
3. Öppna profilen
4. Ändra mailadressen
5. Spara

Ett mail kommer att skickas till användarens befintliga mailadress, med information om att ändringen har skett. 

Välkomstmail
För att få samtliga medarbetare bekanta med verktyget så rekommenderar vi att ett välkomstmail skickas. I detta mail finns en förklaring av vad &frankly är och medarbetarna kan svara på två testfrågor om de önskar. Så här skickar du ett välkomstmail: Hur skickar jag välkomstmail till användare?

Frågemail
När er första puls schemaläggs skickas automatiskt ett frågemail till användarna med en länk innehållande frågorna. Om en användare har valt att ladda ned appen kan de välja om det vill få notiser via mail, appen eller båda.

Om du inte vill att det ska skickas mail till användare när det finns nya frågor att besvara kan du ändra detta. Gå till Inställningar > Företag > Grundinställning nya användare. Här kan du ändra huruvida du vill att nya användare som läggs till och som inte börjat använda appen ska få mail eller inte.

Resultatmail
I &frankly är det minst lika viktigt att arbeta med resultatet som att svara på frågor. Därför skickas resultatmail och resultatnotiser ut från verktyget när en rapport finns tillgänglig, vilket alltid är på måndag morgon.

Resultatmail kan skickas till alla användare i kontot eller till administratörer och managers. Grundinställningen i &frankly är att resultatmail skickas till managers och administratörer som är gruppägare eller har läsrättigheter för en grupp.

Om du vill se era inställningar eller ändra era inställningar för resultatmail och resultatnotiser kan du gå till Inställningar > Email > Emailinställningar.

Notera att inställningarna för resultatsynlighet som väljs vid schemaläggning också styr huruvida ett resultatmail kan skickas. Om användare och managers inte tillåts att se resultaten så kommer inte ett resultatmail att skickas. 

Det finns fyra olika ämnesrader för notifikationsmailet och push-notiser via mobilappen när nya frågor är öppna: 

• Knock, knock! Du har nya frågor från {{companyname}}
• Du har nya frågor från {{companyname}}
• {{companyname}} har nya frågor till dig
• Det finns nya frågor från {{companyname}}

Systemet väljer en av dessa slumpmässigt. 

Som administratör i &frankly, kan du anpassa ämnesraden för ert konto. 

Steg-för-steg instruktioner: 

1. Gå till Inställningar > Email
2. Aktivera knappen för ”Anpassat email-ämne för nya frågor” och skriv in er ämnesrad i det tomma textfältet. 
3. Om du har samma meddelande för notifikationer i mobilappen, kan du helt enkelt aktivera inställningen för “Anpassa push-notis text för nya frågor” och skriv in samma text. 
4. Spara. 

Max antal tecken tillåtna är 800 men vi rekommenderar att hålla det så kort som möjligt. Om ni vill lägga till en anpassad rubrik eller meddelande i notifikationsmailet, kan ni göra det vid schemaläggningen.

Notera: den här inställningen gäller endast för notifikationer via email och mobilapp som skickas när nya frågor öppnar. Påminnelsen som skickas via email och mobilappen på fredagar klockan 12.00, till medarbetare med obesvarade frågor, kan inte redigeras. 

Dela information internt kring hur och varför ni ska använda &frankly i god tid. Syftet är att säkerställa att alla är bekväma och väl insatta i hur ni kommer att arbeta med verktyget. Ett säkert tips är att dela information i olika kanaler, vid olika tidpunkter – då är sannolikheten högre att alla är med på banan när startskottet går!

Ett välkomstmail kan också skickas till medarbetarna innan ni skickar frågor för första gången. Mailet förklarar vad &frankly är, hur appen laddas ned och två testfrågor. 

Er kontaktperson i &frankly kan under implementationen skicka ett välkomstmail till alla medarbetare. Kom överens med er kontaktperson om vilken dag och tid ni vill att mailet skickas. 

Om du lägger till medarbetare direkt i &frankly, eller vid ett senare tillfälle kan ni skicka välkomstmailet i samband med att användaren skapas.

Tyvärr går det inte att skicka ett nytt frågemejl, däremot är det möjligt att skicka ut ett nytt välkomstmejl. I välkomstmejlet finns det en länk som leder till öppna frågor.   

Skicka ett välkomstmail till en befintlig användare: 

1. Gå till Användare > Individer  
2. Klicka på användarens namn eller mailadress så att användarens profil visas  
3. Klicka på knappen "Skicka välkomstmail (föredraget språk)" 

Det är tyvärr inte möjligt att ändra vilken dag påminnelser skickas ut eller att skicka ut extra påminnelser. Påminelser skickas alltid automatiskt ut på fredagar kl. 12.00 till de som har obesvarade frågor, om dem har notiser aktiverat. 

Vill ni skicka ut fler påminnelser är vår rekommendation att skicka ut påminnelser via en intern kanal.  

Det finns fyra olika ämnesrader för notifikationsmailet och push-notiser via mobilappen när nya frågor är öppna: 

• Knock, knock! Du har nya frågor från (companyname)
• Du har nya frågor från (companyname)
• (companyname) har nya frågor till dig
• Det finns nya frågor från (companyname)

Systemet väljer en av dessa slumpmässigt. 

Som administratör i &frankly, kan du anpassa ämnesraden för ert konto. 

Steg-för-steg instruktioner: 

1. Gå till Inställningar > Email
2. Aktivera knappen för ”Anpassat email-ämne för nya frågor” och skriv in er ämnesrad i det tomma textfältet. 
3. Om du har samma meddelande för notifikationer i mobilappen, kan du helt enkelt aktivera inställningen för “Anpassa push-notis text för nya frågor” och skriv in samma text. 
4. Spara.

Många organisationer har interna filter som kan blockera en avsändare när en stor volym mail skickas till många medarbetare inom kort tid. Detta är något som kan ske om alla medarbetare får ett välkomstmail eller ett frågemail från &frankly vid samma tidpunkt.

Varför ska vi vitlista &frankly? 

För att undvika problem, rekommenderar vi våra kunder att alltid vitlista (tillåta) mail från &frankly. Vilken typ av vitlistning som ska tillämpas bestäms internt inom er organisation, vanligtvis av IT-avdelningen. Det är oftast också IT-avdelningen (eller liknande ansvarig person/avdelning) som konfigurerar era system och tillåter &frankly som avsändare. 
Om er organisations mailsystem litar på de SPF/DKIM/DMARC inställningarna som vi på &frankly följer, är det ett idealt sätt att tillåta mail från oss eftersom att det inte kräver ytterligare inställningar samt att det är industristandard. 

Men om ovan inställning inte kan användas för att garantera att mail levereras, behöver er organisation lägga till vår IP-adress eller hela vår domän @andfrankly.com som en tillåten avsändare.
 

Vitlista (tillåta) vår IP-adressAlla transaktionella mail skickade från &franklys system kommer från en och samma IP-adress. Genom att vitlista denna kan ni säkerställa att samtliga mail (välkomstmail, frågemail och resultatmail) som kommer från vårt system levereras. Eftersom att denna IP-adress endast används av &frankly finns det ingen risk att mail från andra domäner eller tjänster också vitlistas i samband med att ni vitlitsar vår adress.

IP-adressen och DNS-namnet är: 167.89.91.15 (o1.sendgrid.andfrankly.com

Genom att vitlista IP-adressen säkerställer ni att de mail som skickas direkt från &franklys system levereras. Men det garanterar inte att andra typer av mail, exempelvis email från &franklys personal, nyhetsbrev eller inbjudningar till event, som skickas via en av våra underleverantörer (t.ex Google eller Hubspot) kan levereras. För att undvika att dessa typer av mail fastnar i era filter kan ni också vitlista &franklys domän. 

Vitlista &franklys domän 

Att tillåta eller vitlista hela domänen @andfrankly.com är också ett sätt att säkerställa att mail leveraras. Fördelen med denna metod är att alla mail som kan komma att skickas från &franklys system, eller via en underleverantör (exempelvis nyhetsbrev och mail från anställa på &frankly) kommer levereras.
Det innebär dock att spoofing kan förekomma genom att någon annan använder andfrankly.com. Men eftersom att vi har strikta SPF/DKIM/DMARC inställningar kommer moderna mailleverantörer att filtrera ut dessa. Notera dock att inte alla mailleverantörer erbjuder fullt stöd för dessa inställningar, och att det av den anledningen kan vara bättre att vitlista IP-adressen om ni inte använder leverantör som stöder detta. 

Vad händer om vi inte tillåter andfrankly.com?
Om andfrankly.com inte tillåts finns en risk att exempelvis notifkationer om att nya frågor finns att besvara, hamnar i användarnas skräppost, och således inte når fram. Det är vår rekommendation att ha detta på plats inför den första lanseringen av undersökningar via &frankly. 

Att mail inte levereras eller att mail markeras som skräppost kan ibland hända av olika anledningar. Vi på &frankly har genomfört ett antal åtgärder för att begränsa detta, dessa inkluderar:

• Vi är certifierade avsändare via https://returnpath.com/
• Alla mail som skickas direkt från vårt system kommer från en specifik IP-adress från SendGrid (vår partner som vi använder oss av för utskick av mail). Denna IP-adress används endast av oss, och enbart för de mail som skickas från vår tjänst (t.ex välkomstmail, frågemail och resultatmail) och är inställd med omvänd DNS för att bekräfta auktorisering.
• Vi upprätthåller ett gott rykte hos externa mailleverantörer (som Google, Yahoo, Hotmail), som med tiden har lärt oss att vi är en ansvarsfull avsändare. Vi är till exempel för närvarande inte svartlistade någonstans.

Vi har också säkerställt att sättet vi skickar mail konfigureras enligt de bästa metoderna, vilka inkluderar:

• Vi vet exakt vem som skickar ett mail från domänen @andfrankly.com - och vi har skapat kartläggning av SPF som identifierar vem som kan skicka mail för våran räkning. För närvarande är följande tjänster tillåtna avsändare från domänen andfrankly.com:
  • Google (Google Workplace som vi använder för våra individuella / personliga email på &frankly)
  • HubSpot (används för att skicka marknadsföring via mail till potentiella kunder och befintliga kunder)
  • SendGrid (Alla mail som skickas direkt från systemet till våra slutanvändare, t.ex välkomstmail, frågemail och resultatmail)
• Vi har ställt in digitala identitetsnycklar för alla ovanstående avsändare via DKIM, så att alla tjänster som tar emot ett mail kan verifiera att avsändaren är den de påstår sig vara.
• Vi har en DMARC-policy upprättad som säger att om några e-postmeddelanden inte kommer från en känd avsändare från listan ovan, eller inte kan verifieras med en giltig nyckel, ska den mottagande servern sätta mailet i “karantän” och inte leverera dem till slutanvändaren. Detta betyder att ingen annan ska kunna skicka ett mail som kommer från @andfrankly.com och om de gör det, bör den mottagande servern med rätta betrakta det som skräppost och inte leverera det till slutanvändaren direkt. Detta innebär att alla mail som skickas ut från oss borde kunna levereras och inte klassificeras som skräppost.

Trots att vi på &frankly aktivt arbetar med att upprätthålla ett gott rykte som avsändare, kan det i enskilda fall hända att mail inte levereras till användare i ert konto. Det beror oftast på att organisationer har egna filter och policies, och behöver vitlista &frankly som avsändare för att mail ska kunna levereras. 

Vi försöker alltid hålla våra utskick av email till ett minimum, men vi respekterar också när personer önskar att inte ta emot några email alls, och det är därför varje användare har möjlighet att välja bort utskick av email för sitt eget konto.

Användare som har valt bort notiser via email kan fortfarande välja att få notiser i mobilappen, och på så sätt bli notifierad om att det finns nya frågor att besvara. 

Administratörer kan se vilka användare som har valt att helt och hållet avregistrera sig från &franklys email. Gör såhär för att kolla se vilka som valt att avregistrera sig från alla mail: 

1. Gå till Användare > Individer
2. Filtrera i kolumnen "Status" och välj "Problem" eller sök efter e-postadressen för specifika användare

Statusen för dessa användare kommer att markeras med en varningstext, som lyder "Valt bort emailnotiser". Denna information är särskilt användbar när användare ibland glömmer bort att de har valt bort email vid ett tidigare tillfälle.

Alla användare kan när som helst ändra denna inställning i sitt eget konto genom att logga in på &frankly och gå till Inställningar > Mina inställningar och slå på "E-post". 

En del e-post klienter/tjänster (t.ex. Outlook/Exchange) inaktiverar bilder som kräver nedladdning från externa webbadresser, vilket våra resultatmejl gör. Det här problemet går att lösa genom att lägga till help@andfrankly.com eller hela domänen @andfrankly.com, i listan för "Säker avsändare" (notera att detta kan vara en separat inställning än den som gäller för er Vitlistning).

Beroende på hur dina e-postinställningar ser ut, kan du utöver dessa steg också behöva tillåta nedladdning av bilder för e-postmeddelanden.

Enskilda användare kan välja att själva lägga till oss i listan för "Säker avsändare", om det tillåts av organisationens inställningar. Det kan också vara så att ni som organisation behöva lägga till oss som "Säker avsändare" globalt genom en så kallad Group Policy (GPO), för att det ska gälla för alla användare i organisationen.

När våra e-postmeddelanden studsar i servrar eller säkerhetsfilter, flaggar vi e-postadressen med ett varningsmeddelande som lyder "E-post funkar ej". Meddelandet ser ut så här:

Det är tekniskt möjligt att få e-postmeddelanden skickade från &frankly (help@andfrankly.com ) som kommer från en anpassad e-postadress (t.ex. no-reply@customer.com ). Eftersom e-postmeddelanden från dina egna domäner vanligtvis alltid tillåts levereras till slutanvändarna - kan detta innebära att e-postmeddelanden kan garanteras levereras till alla slutanvändare.

För att &frankly ska kunna skicka e-postmeddelanden med din domänanpassade e-postadress måste du ha beviljats ​​åtkomst i din egen organisation för att uppdatera globala e-postkonfigurationer eller få hjälp av någon som har den här typen av åtkomst, vanligtvis någon från IT-avdelningen Avdelning. Detta beror på att det kan krävas ytterligare konfiguration från din sida - speciellt SPF/DKIM-inställningar som du måste ändra för att vi ska betraktas som en "auktoriserad" avsändare av e-post från din domän (i det här exemplet customer.com ).

För att helt konfigurera en anpassad e-postavsändare måste följande steg vidtas:

1. Du måste lägga till &frankly som en auktoriserad avsändare genom att lägga till oss i dina egna SPF-poster. Följande post bör läggas till på din sida:

v=spf1 include:_spf.andfrankly.com ~all

2. Den anpassade avsändarens e-post måste konfigureras på ditt &frankly-konto. För det här steget, skicka oss ett e-postmeddelande till help@andfrankly.com och meddela vad som är den anpassade e-postadressen vi ska använda för vår kommunikation.

3. Vi kommer sedan att ställa in DKIM-nycklar för att säkerställa att vi kan identifiera oss som avsändare av e-post för din domän. Detta görs internt och efter att ha gjort den första konfigurationen på &frankly för att generera en nyckel, måste du lägga till ytterligare DNS-poster på din domän för att peka på vår för att säkerställa att våra nycklar anses giltiga (en länk kommer att skickas till dig för att lägga till dig som en del av detta steg).

Viktiga anteckningar:

Observera att det kanske inte är nödvändigt att ställa in SPF- och DKIM-poster för att helt garantera leverans, om du redan litar på någon som skickar e-post via din domän. Om så är fallet är steg 1 och 3 inte nödvändiga att ta - men om så är fallet är det absolut viktigt att du överväger att införa dessa e-postsäkerhetsåtgärder, eftersom det innebär att du för närvarande tillåter vem som helst på internet att skicka e-post från din domän vilket är en enorm säkerhetsrisk.

Observera att genom att lägga till vår avsändande IP-adress som en auktoriserad avsändare via SPF & DKIM betyder det att du tillåter oss att skicka e-postmeddelanden från din domän (inte bara till interna mottagare utan till vem som helst) och detta är i sig en potentiell säkerhetsrisk som du måste bedöma och acceptera. Vi är bekväma med att vi inte kommer att missbruka dessa avsändarprivilegier och att vi har tillräcklig säkerhet på plats för ovanstående – men det kan innebära mindre risk för dig att helt enkelt vitlista oss.

När du lägger till en medarbetare i &frankly kan du även skicka ett välkomstmail. Detta hjälper användarna att bekanta sig med verktyget och förstå hur det fungerar. 

Du kan välja om du vill skicka välkomstmailet i samband med att du lägger till en ny användare eller om du vill skicka välkomstmailet vid ett senare tillfälle. Nedan hittar du instruktioner till de olika alternativen.

Lägg till ny användare och skicka ett välkomstmail: 

1. Skapa en ny användare och fyll i informationen.
2. Kryssa i rutan "Skicka välkomstmail på föredraget språk".
3. Klicka på "Skapa användare" och välkomstmailet kommer skickas på en liten stund. 

Det språk du väljer som "föredraget språk" för denna användare bestämmer vilket språk innehållet i mailet kommer vara på. Om du vill förhandsgrandska mailet kan du klicka på brevet med ett förstoringsglas bredvid. 

Skicka ett välkomstmail till en befintlig användare:

1. Gå till Användare > Individer 
2. Klicka på användarens namn eller mailadress så att användarens profil visas 
3. Klicka på knappen "Skicka välkomstmail (föredraget språk)"

Vem kan skapa användare? 

Funktionen att skapa användare är tillgänglig för administratörer inom er organisation. Managers har möjlighet att skapa användare om de har tilldelats de rättigheter som krävs i organisationens kontoinställningar. 

Användare kan inte se eller skapa användare.

För att skapa en ny användare, gör såhär: 

1. Gå till Användare > Individer och klicka på “Skapa användare”.

2. Lägg till personens förnamn, efternamn och mailadress.

3. Välj en roll som administratör, chef eller användare.

4. Välj ett föredraget språk: 

OBS! Konton med Team abonnemang tillåter enbart engelska och svenska som språkval för medarbetarna. 

Vad är "föredraget språk"?  

Det föredragna språket bestämmer vilket språk användaren ska se och svara på frågor i. Alla frågor från &franklys biblioteket finns tillgängliga på 18 olika språk och du kan också lägga till översättningar när du skapar dina egna frågor.

Varför måste jag lägga till den här informationen?

Detta fält krävs för att möjliggöra för användaren att besvara frågor på ett språk som de föredrar. Om användarens föredragna språk inte matchar någon av de befintliga översättningarna kommer frågan att visas på ert förvalda standardspråk som ställs ni under era Språkinställningar

5. Välj ett systemspråk: 

Vad är ”systemspråk”?  

Systemspråket låter varje användare bestämma vilket språk de vill se i webb- och app gränssnittet (meny, knappar och så vidare). De tillgängliga alternativen är svenska, engelska, norska och danska. 

Varför måste jag lägga till detta?

Denna inställning krävs för att säkerställa att systemspråket motsvarar ett språk som användaren kan läsa och förstå när de navigerar i sitt användarkonto. 

6. Skicka ett välkomstmejl

När du skapar en användare bestämmer du också om du vill skicka ut ett välkomstmejl till användaren direkt eller inte. För att förhandsgranska e-postmeddelandet, klicka på ikonen som ser ut som ett förstoringsglas. 

7. Tilldela gruppmedlemskap (endast tillgängligt för administratörer)

Kontoadministratörer kan lägga till gruppmedlemskap direkt i användarlistan. I dessa fält är det möjligt att enkelt lägga till en ny användare som medlem, ägare, admin eller ge användaren läsrättigheter till en eller flera grupper.

Obs! Om du vill tilldela gruppmedlemskap till flera användare är det oftast lättare att göra när du skapar eller redigerar din gruppstruktur. 
 

Administratörer kan alltid inaktivera en användare. Managers kan inaktivera användare om kontots inställningar tillåter det. 

I vissa situationer kan det vara bra att tillfälligt kunna pausa/inaktivera en användare i &frankly. Detta kan exempelvis ske på begäran av en medarbetare, vid sjukskrivning, föräldraledighet eller tjänstledighet. Tänk på att dessa personer fortfarande betraktas som anställda, och borde ha rätt att delta i era pulsmätningar om de önskar. Informera eller fråga gärna medarbetaren innan du väljer att inaktivera deras användare. Inaktiverade användare kan inte logga in på sitt konto, de kommer inte få frågor eller notiser och inkluderas inte i svarsfrekvensen för de pulsar som schemaläggs. 
 

Steg för steg hur du inaktiverar en användare:

1. Gå till Användare > Individer och sök efter personen du vill inaktivera.
2. Öppna användarens profil genom att klicka på på kugghjulet till höger om ett namn.
3. Inaktivera användaren genom att klicka på Paus-ikonen.
4. Spara!

Steg för steg hur du aktiverar en användare:

1. Gå till Användare > Individer och sök efter personen du vill aktivera eller radera.
2. Öppna användarens profil genom att klicka på på kugghjulet till höger om ett namn.
3. Aktivera användaren igen genom att klicka på Play-ikonen.
4. Spara!

Vad är det för skillnad mellan att radera och inaktivera en användare?
När en användare raderas förlorar den sitt lösenord, sina svar från tidigare mätningar och andra uppgifter kopplade till kontot. Om ni istället inaktiverar användarens profil kommer medarbetaren kunna logga in på samma konto, med samma lösenord och samma information kommer finnas kvar när användaren aktiveras igen. 

När en användare raderas förlorar den sitt lösenord, sina svar från tidigare mätningar och andra uppgifter kopplade till kontot. Om ni istället inaktiverar användarens profil kommer medarbetaren kunna logga in på samma konto, med samma lösenord och samma information kommer finnas kvar när användaren aktiveras igen. 

Administratörer kan alltid radera användare. Managers kan endast ta bort användare om kontots inställningar tillåter det. 

Steg för steg:

1. Gå till Användare > Individer och sök efter personen du vill radera.
2. Öppna användarens profil genom att klicka på på kugghjulet till höger om ett namn.
3. Klicka på papperskorgen för att ta bort användaren från &frankly. 
4. Spara!

Vad händer när en användare raderas? 

När en användare raderas förlorar den sitt lösenord, sina svar från tidigare mätningar och andra uppgifter kopplade till kontot. Om ni istället inaktiverar användarens profil kommer medarbetaren kunna logga in på samma konto, med samma lösenord och samma information kommer finnas kvar när användaren aktiveras igen. 

Vi förstår att det kan kännas svårt och utmanande att skapa frågor som är lätta att förstå, lätta att svara på och samtidigt samlar relevant data. 

Därför har vi sammanställt våra rekommendationer som kan hjälpa när du skapar frågor. Kom ihåg att du alltid kan bläddra i vårt frågebibliotek för att hitta inspiration.

Gör såhär...

... ställ frågor där du kan påverka​
Ställ frågor där du som ledare kan göra skillnad tillsammans med ditt team.​

... starta med syftet​
Starta med att fråga dig själv vad syftet är, hur kommer du att använda svaren, eller vilka beteenden förväntar du dig?​

... var balanserad 
Kombinera både positiva och negativa aspekter. Detta berör både svarsalternativen och själva frågan (t.ex. fråga om både höjdpunkter och förbättringsområden där både positiva och negativa känslor är tillåtna). ​

... skapa tid för att agera ​
Ge tillräckligt med tid mellan pulsarna, för att möjliggöra att de svarande hinner agera på resultaten till nästa tillfälle. ​

... tillåt variation​
Skapa variation med olika frågetyper för olika syften (tracking-, fördjupnings- och actionfrågor.)​

... börja smått​
Starta med att lära känna verktyget och skapa förtroende hos medarbetarna. Ställ endast ett fåtal frågor följt av en ordentlig uppföljning av resultaten.

Undvik att...

... fråga efter känslig information​
Undvik frågor om kön, etnicitet, politiska åsikter, religion, fackförbundsmedlemskap, sexuell läggning, fysisk eller mental hälsa, graviditet eller liknande (Om du känner dig osäker, läs gärna igenom vår "Code of conduct").​

... ställa ledande frågor​
Ett vanligt misstag är att ställa frågor som bygger på en stark hypotes. Det finns ett undantag i &frankly kring detta dock, och det är när det kommer till Action frågor - då är det befogat att använda ledande frågor - här vill vi faktiskt trigga ett specifikt beteende. ​

... vara för formell​
Om du är den som ställer frågan, låt dina team-medlemmar känna igen din röst. Använd det språk du själv föredrar. ​ 

... tvinga fram ett svar ​
Detta är ett frivilligt verktyg som baseras på individens engagemang. Låt oss behålla det så.​ 

...dränka dina anställda i frågor ​
Var smart och fråga bara kring ett område i taget. Ställ aldrig frågor som du inte har tid att hantera. ​

... ställa dubbelfrågor​
Ställ aldrig frågor som berör två områden där det bara finns ett svarsalternativ.

Frekvensen av frågor och vilka frågor som ställs bestäms inom din organisation. Oftast är det några frågor som skickas ut på ledningsnivå till hela organisationen och några frågor som skickas ut av dina närmare chefer på avdelnings eller team nivå. 

Ett vanligt upplägg är att man sammanlagt skickar ut upp till 8 frågor, en eller ett par gånger i månaden. Däremot kan det skilja beroende på varje organisations omständigheter och syfte. Att hitta rätt nivå är en gemensam utveckling. Hör gärna av dig till din chef eller HR ansvarig om du har feedback eller önskemål kring hur ni jobbar.

I &frankly kan frågor ställas in att gå ut till hela organisationen eller endast till specifika grupper. De frågor som skickas på gruppnivå är helt anpassningsbara till den unika gruppens behov. Därför kan olika team i organisationen få olika frågor. För att skicka frågor i &frankly behöver du ha rollen ”Administratör” eller ”Manager”. Om du har rollen manager behöver en administratör lägga till dig som gruppägare för den grupp du vill kunna skicka frågor till.

Om du har obesvarade frågor på fredag klockan 12.00 kommer en påminnelse skickas ut via mail eller genom en notis i appen, beroende på vilka inställningar du valt. Om du har integrerat &frankly med Slack så finns det även möjlighet att bli påmind där. 

Kontrollera dina inställningar i ditt konto för att säkerställa att du blir notifierad på det sätt som passar bäst för dig. För app-notiser kan du även behöva se över dina telefoninställningar för notiser.

Vilka frågor som skickas ut och när de skickas ut, bestäms internt inom er organisation. Hör gärna av dig till din chef eller HR avdelning om du har feedback gällande frågorna eller önskemål kring framtida frågor.

Dina svar registreras automatiskt när du lämnar frågan genom att klicka på “färdig” knappen längst ned till höger på frågan. Superenkelt!  

Att svara på frågor i &frankly är alltid frivilligt. Om du inte vill svara så kan du antingen lämna frågan (frågorna) obesvarade eller så kan du klicka på ”hoppa över-ikonen” i det nedre hörnet till vänster i frågan.

De som svarar på frågor i &frankly har möjlighet att lämna kommentarer på vardera fråga. Detta gör det möjligt för medarbetare och chefer att förtydliga deras svar, ge feedback eller dela med sig av sina insikter anonymt. Genom att läsa kommentarer från dina medarbetare och från ditt team kan du få en bättre och mer ingående förståelse för resultatet. 

Om en eller flera användare har lämnat en kommentar på en fråga så finns det tillgängligt i resultatvyn. Såhär hittar du kommentarerna: 

1. Gå till Resultat > Alla frågor 
2. Filtrera resultatet för den grupp, puls och period du vill se
3. Klicka på pratbubblan i frågans högra hörn 

 Om det inte finns någon pratbubbla på en fråga innebär det att det inte har lämnats några kommentarer. 

Var visas kommentarer när jag exporterar mitt resultat?

När du exporterar resultatet till Excel eller Powerpoint kan du välja att inkludera kommentarerna i exporten. Kommentarerna visas i “Anteckningar” i Powerpoint och i Excel hamnar de i fliken bredvid frågans resultat. 

Notera att det inte är möjligt att inkludera kommentarer när du exporterar till PDF. 

En snabbfråga är en funktion i &frankly där du snabbt och enkelt kan skicka ut enskilda frågor. Du kan till exempel utvärdera ett möte med en snabb uppföljningsfråga eller samla idéer inför en konferens. Med snabbfrågor får du insikter utan att behöva skapa och schemalägga en hel undersökning. 

Snabbfrågor är till för att du enkelt ska kunna ställa en enskild fråga, när som helst. Vill du istället följa en eller flera frågor över tid rekommenderar vi att du schemalägger en puls.

Du kan ta bort framtida schemalagda snabbfrågor, men inte de du redan har ställt. För att ta bort framtida frågor, tryck på papperskorgen och bekräfta borttagning i popup-fönstret.

Steg-för-steg:

1. Gå till Schemalägg > Snabbfråga via menyn
    
2. Skapa din egen fråga eller välj en fråga från biblioteket. Om du vill skapa din egen fråga, börja med att välja en frågemall och skriv in din text under ”Fråga”. Vill du istället välja en redan befintlig fråga kan du klicka på ”Välj från bibliotek”.
    
3. Välj en grupp och resultatsynlighet för frågan. Resultatsynligheten bestämmer vad teammedlemmarna (individer) ska se och vad chefer/ledare (gruppägare) ska se.
    
4. Välj tid och datum, eller klicka helt enkelt på "Nu" för att skicka frågan direkt. Klicka på "Spara utkast" om du vill spara frågan för att skicka ut den vid ett senare tillfälle.  Vill du skicka frågan på den valda tiden kan du klicka på "Fråga nu".

Snabbfrågor kan skickas närsomhelst under en vecka, och är alltid öppna att besvara fram till söndagen samma vecka. Resultatet uppdateras i realtid och är synligt så snart det finns tillräckligt med svar.
 

Steg för steg:

1. Gå till Resultat > Alla frågor
2. Vem: välj den grupp som har mottagit snabbfrågan
3. Vad: välj snabbfrågor
4. När: välj den vecka eller veckor som du vill se resultat för från snabbfrågor 

Kom ihåg att du kan dölja eller visa frågor som har skickats inom den valda perioden. Klicka på drop-down menyn överst på den första frågan för att välja alla eller bara enskilda frågor. 

Syftet med snabbfrågor är att snabbt och enkelt kan skicka ut enskilda frågor för att få insikter utan att behöva skapa och schemalägga en hel undersökning. Du kan aktivera en snabbfråga vilken dag du vill, sedan stänger frågan alltid på söndag samma vecka. 

Genom att gå till Resultat > Individuella Frågor har du möjlighet att se svarsfrekvens per fråga, jämföra trender och grupper historiskt samt exportera resultatet till Powerpoint, PDF och Excel. Resultatet redovisas här per grupp, puls och period. Observera att du kan välja När, Vad och Vem i vilken ordning du vill. Du behöver inte göra det i samma ordning som i nedan.

Steg-för-steg:

1. Välj en grupp i sektionen ”Vem”.

Administratörer kan se resultatet från samtliga grupper i kontot. Det managers och medarbetare kan se bestäms av vilken resultatsynlighet som valts när pulsen schemalagts. Om du som manager eller medarbetare inte ser något resultat från er senaste mätning, fråga den person som schemalagt pulsen om du ska ha tillgång till resultatet.

2. I nästa sektion ”Vad” väljer du en eller flera pulsar, eller en snabbfråga.

Notera att enbart pulsar som schemalagts till den grupp du redan valt i den första sektionen kommer att visas. Du kan välja att visa en eller fler pulsar samtidigt.

3. Välj en period i sektionen ”När”.

Nu får du möjlighet att se resultatet från enstaka tillfällen eller jämföra resultat från olika tillfällen. Om en puls har schemalagts vid flera tillfällen kan du expandera och flytta det rosa fältet så att perioden ändras. Genom att följa trender i resultatet kan du få bättre förståelse för er utveckling över tid.

Om du inte har fått frågorna via mail kan du alltid logga in på ditt användarkonto för att besvara frågorna via hemsidan eller appen. Om du inte har fått frågorna kan vara någon av följande:

• Frågemailet har hamnat i skräppostIbland hamnar våra mejl i skräppost, så det är alltid värt att dubbelkolla där till att börja med.
• Se till att du är medlem i gruppen som frågorna skickas till. Ibland när användarna skapas först, glömmer vissa administratörer och chefer att associera dem med en grupp, därför tas inga frågor emot. Eftersom du inte kan lägga till dig själv i någon grupp, be din närmaste chef att se till att du är en del av deras grupp. Så fort du blivit tillagd i gruppen kommer du att få frågorna inom 5 minuter efter att de har lagt till dig.
• Notiser är inaktiverat i dina kontoinställningarNotiser via email eller appen styrs av dina personliga kontoinställningar.
  För att lösa detta kan du antingen aktivera aviseringar igen eller svara på frågorna genom att logga in via www.simployer.se / mobilappen och gå till Konto > Mina inställningar.
• Frågemailet har "studsat" och fastnat i filtret. Ibland kan e-postmeddelandet studsa beroende på säkerhetsinställningarna i din interna IT-avdelning och kan därför inte levereras. Om du misstänker att detta har hänt, skicka ett mejl till help@andfrankly.com så hjälper vi dig.

Med sentimentanalysen kan du få inblick i vad dina anställda känner, när det kommer till fritextsvar och kommentarer. Här är en sammanfattning av vad sentimentanlysen innebär:

• Kommenater/fritextsvar analyseras och associeras med en känsla utifrån en skala på negativ-neutral-positiv och polariserad
• De mest relevanta nyckelfraserna extraheras
• Gör det möjligt att enkelt identifera områden som nämns återkommande i svaren

När kan jag använda sentimentanalysen? 

Sentimentanalsen går att använda på svar som kommit in via frågemallen för fritextsvar eller på kommentarer som lämnats på frågor. 
Frågemall för fritextsvar

Med hjälp av frågemallen för fritextsvar är det möjligt att fördjupa sig genom att ställa öppna frågor där medarbetarna får svara i sina egna ord i form av ett fritextsvar. Svar som lämnats i fritext på en öppen fråga kan ge värdefulla insikter och fånga upp dold feedback. 

Sentimentanalysen översätter alla kommentarer och fritextsvar till engelska innan de analyseras.Anledningen till detta är att föra samman olika användartexter till ett enhetligt språk (engelska) för enkel nyckelfrasextraktion och sentimentanalys.

Exempel:

I det här exemplet har fritextsvaren skickats in på flera språk.

För att extrahera de vanligaste och mest relevanta nyckelfraserna översätts dessa olika texter till ett och samma språk (engelska) när man sentimentanalysen används, så att texten enkelt kan analyseras och associeras med något av alternativen på skalan negativ-neutral-positiv eller polariserad.

Den procentuella fördelningen av känslan kommer inte alltid att summeras till 100%. Anledningen till detta är att procentsatsen alltid avrundas nedåt till närmaste heltal.

Denna artikel vägleder hur du kan hitta och jämföra frågors resultat från olika perioder. En trend kan ge dig en bättre förståelse för hur ditt team eller organisation utvecklas.

Steg-för-steg:

1. Gå till Resultat > Individuella frågor
2. Gör valen för vad du vill se: Vem (grupp), Vad (puls), När (veckor)
3. För att se en trend, markera flera veckor med markören (När). En rosa prick indikerar en vecka som innehar ett resultat. 

En förutsättning för att se trender är att välja en puls som har skickats mer än en gång till en grupp, och att frågan har samma fråge-id. Om en specifik fråga har skickats flera gånger, men i olika pulsar och vid olika tillfällen kan du välja flera pulsar och se trenden för frågan från samtliga mättillfällen. 

Resultat kommer presenteras för alla veckor som är markerade. Trender visas per fråga. 

Varför kan jag inte se trenden för alla frågor?

Vissa mallar presenterar inte trender, istället visar dessa mallar ett snitt från alla veckor som är markerade. 

Fritext svar är inte numeriska och därför kan inte en sådan mall presentera trender.  

Skicka ett välkomst mail till en befintlig användare:

1. Gå till Användare > Individer 
2. Klicka på användarens namn eller mailadress så att användarens profil visas 
3. Klicka på knappen "Skicka välkomstmejl (föredraget språk)"

Det är tyvärr inte möjligt att ändra vilken dag påminnelser skickas ut eller att skicka ut extra påminnelser. Påminnelser skickas alltid automatiskt ut på fredagar kl. 12.00 till de som har obesvarade frågor, om dem har notiser aktiverat.

Vill ni skicka ut fler påminnelser är vår rekommendation att skicka ut påminnelser via en intern kanal.

När du skapar egna frågor i &frankly, kan du också konfigurera larmfunktionen och sätta de gränsvärden ni vill använda. 

Om ni till exempel har en nolltolerans mot diskriminering, kan ni bestämma att ett larm ska triggas när det finns minsta indikation på att diskriminering eller kränkande särbehandling förekommer.
Steg-för-steg:

1. Börja med att välja en frågemall som ni kan använda för att konfigurera ett larm, nedan är en översikt över de mallar som går att använda. 

2. Sedan lägger ni in själva frågan under “Innehåll”.

3. Gå till fliken “Larm” och klicka på knappen “Aktivera larm”

4. Lägg till det kriterium ni vill använda.

5. Lägg till ett Alarmmeddelande för att tydliggöra varför larmet triggats. 

Glöm inte att gå till sektionen “Språk” för att lägga till översättningar av frågan och av alarmmeddelandet. 

När du sedan schemalägger pulsen behöver du aktivera funktionen under “Larmsynlighet”.

När din arbetsgivare skickar frågor via &frankly kan de bestämma under hur lång tid frågorna ska kunna besvaras. Om du är osäker på hur lång tid du har på dig att svara i er organisation kan du kontakta er kontoadministratör och fråga. 

Det är inte möjligt att registrera svar i efterhand. Passa på att svara så snart du har möjlighet. Det tar oftast inte mer en ett par minuter. 

När du öppnat en fråga har du 36 timmar på dig att lämna ditt svar, sedan är frågan låst. 

Du är alltid anonym när du besvarar frågor via &frankly och för oss är det viktigt att alla användare känner sig trygga och kan lita på att de är anonyma när de svarar på frågor. Vi värdesätter anonymiteten högt och har därför flera olika tekniker som säkerställer detta. Detta upprätthålls genom ett anonymitets- och integritetsramverk som du kan läsa mer detaljerat om under GDPR

När du skapar egna frågor kan du välja bland flera olika mallar. De olika frågetyperna i &frankly motsvarar traditionella frågemodeller såsom flervalsfrågor, skalfrågor, fritextfrågor, med mera. De har alla olika fördelar och för inspiration rekommenderar vi att ni börjar med att titta i frågebiblioteket för att se exempel på hur de används.

Om du vill se hur resultatet kommer se ut när du skapar en fråga kan du klicka på knappen "Visa resultatexempel". Denna funktion visar hur resultatet presenteras på webben. 

I nedan bilder och i bifogad fil kan du se hur alla frågemallar ser ut i mobilappen samt hur resultatet presenteras.

Hör av dig till oss på help@andfrankly.com om du har funderingar eller feedback kring &frankly frågemallar. 

Vad är en dynamisk fråga?

Att skicka relevanta frågor är viktigt för att medarbetare och chefer ska känna sig motiverade att svara. Med dynamiska frågor och attribut kan ni skräddarsy frågorna så att de inte bara blir relevanta, utan även tydliga och mer personliga.

En dynamisk fråga innebär att systemet kan hämta och presentera information som är unik utifrån varje medarbetares profil. Om ni exempelvis skickar en fråga som lyder ”Skulle du rekommendera din närmsta chef till en vän?” så kan ni göra den ännu tydligare genom att också presentera namnet på medarbetarens närmsta chef.

Hur skapar man dynamiska frågor i verktyget?

Notera! Den här funktionen är endast tillgänglig om du har installerat Attribut.

För att aktivera dynamiska frågor måste du lägga till ett eller flera attribut i ert konto, och sedan tilldela varje användare rätt information. Ett attribut kan till exempel vara "Team", "Närmaste chef", "Arbetsplats" eller "Avdelning".
 

En dynamisk fråga skapas med hjälp av klammerparenteser och attributnamnet.
 

 ((Attributnamn))

Systemet känner sedan igen vilket attribut varje användare har och visar rätt information i frågan.

Exempel:

Om du vill att användarna ska se namnet på deras närmaste chef i frågan kan du lägga till ”Närmaste chef” som attribut och sedan lägga till rätt namn på varje användare. Namnet som du lade till som närmaste chef kommer att visas i frågan.

Skulle du rekommendera din chef ((Närmaste chef)) till en vän? 

Om du vill använda ert kontonamn (som vanligtvis också är ert företags- eller organisationsnamn) kan du använda ((companyname)). Kontonamnet visas då i frågan.

((companyname)) är på väg åt rätt håll 

Notera! Resultaten visar alltid klammerparenteser och attributnamn eftersom användare inom samma grupp kan ha olika attribut.

Översättningar kan läggas till när du skapar en ny fråga eller ändrar någon av dina befintliga frågor, om de är fortfarande är öppna. 

1. Börja med att lägga till en standardversion av frågan. Standardversionen är inte kopplad till något särskilt språk - det kan vara vad som helst. Denna version används enbart som en backup om:

• Det inte finns några andra översättningar
• Det inte finns några översättningar som matchar med språket som användaren har valt och det inte finns några andra översättningar som matchar kontos standardspråk (svenska eller engelska). 

Lägg till texten (frågan) i fliken “Innehåll”. Engelska rekommenderas.

2. Gå till fliken “översättningar” och klicka på plus-ikonen för att lägga till ett språk och en översättning. “Flaggorna” du lägger in kommer att att matchas ihop med den “flagga” som en användare har valt. Se därför till att alltid lägga till engelska som en flagga, även om du har skrivit standardversionen med engelsk text.

Kontakta oss på help@andfrankly.com om du behöver lägga till översättningar till frågor som är låsta.

Människor tenderar att svara som mest ärligt och rättvisande när vi ger våra instinktiva svar. Det vill säga utan att först fundera kring eventuella implikationer och vad som kan anses vara rätt och fel.

Däremot händer det att vi gör fel ibland. Av denna anledning finns det möjlighet att gå tillbaka och korrigera sitt svar inom 36 timmar efter det att man först öppnat frågan. Du kan alltså ändra ditt svar på en fråga inom 36 timmar, sedan är frågan låst.

Om du vill ändra ditt svar inom utsatt tid kan du logga in igen och klicka på den fråga du vill ändra. Därmed rensar du ditt tidigare svar och kan lämna ett nytt. Notera att kommentarer och fritext-svar inte rensas, de kommer ligga kvar så att du kan ändra eller ta bort texten. 

Kontakta oss på help@andfrankly.com om du har funderingar kring detta. 

För frågor utanför &franklys standardbibliotek, exempelvis frågor ni har skapat själva, finns möjlig tillgång till insikter nedan: 

• Resultatplacering - Med resultatplacering får du en förståelse för vilka resultat ni kan fira och vilka resultat ni kan förbättra. 
• Polariserade resultat - Frågor med ett polariserat resultat indikerar att teamets åsikter skiljer sig mycket åt. Fundera först på vilket ämne frågan berör och hur frågan kan tolkas. Prata sedan med ditt team för att skapa en bättre förståelse och eventuellt justera frågan.
• Interna benchmarks - Jämför teamets resultat med det genomsnittliga resultatet i din organisation.  
• Intern svarsfrekvens - Förstå om teamets svarsfrekvens är hög eller låg i förhållande till din organisation.

Svarsfrekvensen baseras på det totala antalet frågor som har besvarats jämfört med det totala antal frågor som skickats ut för given vecka och grupp.

Eftersom en användare nödvändigtvis inte svarar på samtliga frågor så är svarsfrekvensen inte alltid en exakt reflektion av hur många användare som har svarat även om den ger en bra indikation.
 

Formeln för svarsfrekvensen är: 

Svarsfrekvens = (Totalt antal besvarade frågor/Totalt antal skickade frågor)

Där totalt antal skickade frågor avser summan av de frågor som skickats ut till användarna i gruppen.

Totalt antal besvarade frågor visar summan av antalet frågor som har besvarats. Antalet besvarade frågor inkluderar både frågor med faktiska svar och blanka svar där en användaren valt att hoppa över frågan.
 

Exempel: Om en puls med 10 frågor skickas till en grupp med 5 användare så blir det totala antalet skickade frågor 10*5 = 50.

Om 4 av användarna svarar på alla 10 frågorna och den 5e användaren endast svarar på 2 frågor så blir det totala antalet besvarade frågor 4 * 10 + 2 = 42

Svarsfrekvensen skulle därmed vara 42/50 = 84%.

Klicka på ikonen högst upp till höger för att ladda ned svarsfrekvensen för den valda gruppen. Filen som laddas ner visar inte bara svarsfrekvensen utan även det totala antalet frågor som skickats, hur många faktiska svar det finns och antalet “Hoppa över”. 

Ja, det är möjligt att inaktivera alarm när du schemalägger en puls som har frågor konfigurerade med larm.

Aktivera de avancerade inställningarna i schemaläggningens inställningar och klicka på knappen bredvid "Slå på Alarm" för att inaktivera inställningen:

I frågebiblioteket kan du se vilka frågor som har varningar konfigurerade för dem. Detta indikeras genom varningsikonen som då finns på frågorna.

Varningsmeddelandet ger dig en indikation på vart du behöver vidta en åtgärd. Varningen visas i relation till en fråga som har fått ett lågt resultat. Alarmet finns där för att hjälpa dig se var resultaten är alarmerande.

Titta på resultaten och följ trenderna
Det kan vara en bra idé att titta på samtliga frågeresultat i undersökningen där du hittar de alarmerande resultaten, kanske finns det fler frågor som följer samma mönster. Det är också viktigt att följa det framtida resultatet av frågan.

Handlingsplan
Det kan vara en bra idé att ha en handlingsplan på plats när resultatet är lågt eller alarmerande. Skriv ner dina tankar och anpassa dem till din organisations omständigheter, riktlinjer och policys. Du kan skapa din egen handlingsplan direkt i &frankly, så kommer du att bli påmind om att agera på resultaten för frågan.

Internt stöd och interna policys
Vissa resultat är svåra att hantera på egen hand, särskilt om du får alarmerande resultat som behöver ytterligare åtgärder. Vi uppmuntrar dig att prata med din närmaste chef eller HR-avdelning för att se om det finns något stöd du kan få från din organisation. Vissa resultat är inte alltid lämpliga att diskutera med ditt team och vissa resultat kräver att du följer dina interna policys.

Förbereda en gruppdiskussion
Om du vill diskutera ett alarmerande resultat med ditt team - se till att du är förberedd. Titta på vad de interna riktlinjerna och policys säger om ämnet. Ta hjälp från din HR-avdelning till diskussionen eller en betrodd kollega. Det är också viktigt att vara flexibel i diskussionen och klippa av om den inte går i rätt/konstruktiv riktning. Säkerställ att du är tydlig med hur du kommer att följa upp på frågan med ditt team. Det kan också skapa trygghet om du är så transparent som du kan vara kring resultaten och de åtgärder som ni behöver genomföra.

Uppföljning
Vi har sagt det tidigare, men det är värt att nämna igen. Följ upp resultaten, särskilt om de är låga eller alarmerande. Om du ser ett alarmerande resultat rekommenderar vi dig att agera snabbt och kommunicera vad planen är med ditt team på ett eller annat sätt. Följ upp resultaten nu, men också längre fram för att se till att du har hanterat de alarmerande resultaten ordentligt.

Ja! Det är möjligt att konfigurera larm som matchar inkrement-skalan (exempelvis 0-10). 

Börja med att lägga till inkrement enligt den skala ni önskar att använda. Aktivera sedan Alarm och konfigurera ett kriterium utifrån detta. 

Alla skalfrågor i &franklys bibliotek har en skala mellan 0-100. Om ni vill använda en annan skala, exempelvis 0-10 eller 0-5, så kan ni skapa egna frågor och lägga till “Inkrement”.

Steg-för-steg: 

1. Skapa en ny fråga 
2. Gå till fliken “Innehåll” 
3. Aktivera knappen “Inkrement” 
4. Välj den skala ni vill använda 

När man svarar på frågor med inkrement så kommer medarbetarna att se vilket värde de lämnar som svar på frågan. 

Du kan se alarmerande resultat för de grupper och pulsar (undersökningar) du har tillåtelse att se. På sidan Start > Dashboard eller i din mobilapp kan du se en lista över de frågor och grupper som har ett larm. Klicka på “Detaljer” och sedan knappen “Se resultat” för att komma till den frågan och det resultatet.

När du ser på frågeresultatet som systemet larmat om kan du hålla din muspekare över larmikonen för att se mer information.

Larm kan triggas på snittresultatet eller spridningen, beroende på vilken frågemall som använts och hur frågan är konfigurerad. Om ett larm triggats för spridningen i resultat, är det också möjligt att se det gränsvärde som använts.

Alarmfunktionen är tillgänglig för kontoadministratörer och managers.

• Kontoadministratörer kan se resultatet för samtliga grupper och kan därmed också se alla larm som triggats.
• Managers kan endast se larm för de grupper och undersökningar de har rättigheter att se resultatet för.

Alarm är en funktion i &frankly som hjälper er att hitta alarmerande eller avvikande svar i resultatet. Genom att använda larm blir det lättare för dig som administratör eller manager att lägga fokus på rätt frågor. Larm hjälper er att identifiera vilka resultat som behöver lite extra uppmärksamhet och att hantera eventuella problem i ett tidigt skede.

Vissa områden, såsom diskriminering och välmående, är extra viktiga att identifiera och följa upp på. När du har ett alarmerande resultat kommer du som manager eller administratör bli notifierad med en Larm notifikation i din Dashboard på förstasidan. 

Logga in på ditt konto, gå till  Användare > Individer och sök efter den person du vill byta roll på. För att editera klickar du på kugghjulet till höger om den person som ändringen berör. 

Välj ny roll i rullgardinslistan och klicka sedan på spara. Klart!

Det finns tre olika roller i &frankly. Samtliga roller kontrolleras av Administratören. Rollen “Användare” ger dig rätten att besvara frågor och kika på rapporter. Rollen “Manager” kan skapa grupper och schemalägga frågor till dessa grupper. Hen kan även tilldelas läsrättigheter för specifika grupper, vilket betyder att resultatet delas med denne. Rollen “Administratör” kan editera roller, hantera kontoinställningar, schemalägga och se resultat för samtliga grupper.

Vill du uppdatera din roll eller få access till en grupp? Kontakta Administratören för ert konto eller din chef, så kan de uppdatera detta åt dig.

Gå till Användare > Grupper och öppna den grupp användaren ska tas bort från. Håll din muspekare över medarbetarens namn i sektionen “Användare” och klicka på krysset som visas. 

Vad händer med en användares svar när jag tar bort den från en grupp eller från verktyget? 
Om en användare raderas från en grupp eller från verktyget så kommer användarens personliga data att försvinna. Användaren har därmed inte längre tillgång till sina uppgifter eller resultat.

Alla resultatet i &frankly presenteras utifrån hur en grupp svarade vid ett specifikt tillfälle. Detta innebär att användarens svar fortfarande kommer att vara en del av det aggregerade resultatet, trots att användaren inte längre är medlem i gruppen eller har ett konto i &frankly.

Varför behövs grupper?
Resultat är tillgängliga för grupper och team som har blivit tillfrågade att delta i en puls och klarat gränsen för anonymitet som sätts för ett konto. Säkerställ att alla medarbetare får en grupptillhörighet och att de tillhör korrekt grupp innan pulsen är aktiverad. Nedan är några tips på hur du sätter upp gruppstrukturer.

Hur många medarbetare administrerar du i &frankly?
Om du är en administratör i &frankly och har mer än 300 medarbetare, eller om du har en hög personalomsättning, kanske du skulle övervägaen API som speglar ditt HR system för att kunna ha möjlighet att följa frekventa ändringar.
Om du är en administratör för en mindre organisation, är det enklaste sättet att uppdatera användare och grupper i verktyget manuellt. Titta gärna i sektionen i vår FAQ för att få mer hjälp.

Var placerar man cheferna…
Bestäm om chefernas resultat skall vara en del av resultatet eller inte. Varje chef kan bli märkt som chef av teamet och/eller del av teamet. Det vanligaste är att chefen inte är en del av teamet utan istället en del av ett “chefsteam” i hierarkin (skapa denna separat om du vill se resultat för direktrapporterande). Om en chef är en del av teamet, kommer dennes svar då att inkluderas i gruppens resultat.

Det kan fungera bra om chefen är operativ och frågorna ej handlar om ledarskap men dock inte så bra i andra sammanhang och mindre grupper.

Var i hierarkin hör gruppen hemma?
Stäm av att gruppen är placerad korrekt i hierarkin. Om gruppen är placerad på fel plats, kan aggregerade resultat bli skeva. Undvik att ha samma namn på olika grupper eftersom resultat då kan bli svåra att följa.

Kan en användare finnas i mer än en grupp? 
Ja, en användare kan finnas med i så många grupper som ni anser nödvändiga. Följaktligen, kommer deras resultat bli en del av flera gruppers aggregerade resultat.

Håll strukturen uppdaterad!
Om du är en administratör i &frankly och ansvarig för att uppdatera den organisatoriska strukturen i verktyget, gör det till en vana att gå igenom strukturen varje gång innan en puls skall skickas ut. Börja med att radera alla medarbetare som har lämnat organisationen, följt av att addera nya medarbetare och placera dem i de grupper de tillhör. Säkerställ att ni justerar alla typer av organisatorisk förändring, som tex att medarbetare byter team, en ny chef tillkommer eller byte av chef för ett team.

Vad händer om jag raderar en grupp?
Viktigt! Om en grupp raderas i verktyget, kommer även alla historiska resultat att försvinna. 

Att radera (eller flytta) en sub-grupp från dennes top-grupp är okej och kommer inte leda till att något historiskt resultat försvinner. Men, det är viktigt att ha i åtanke om du tar bort en sub-grupp och placerar den utanför målgruppen som valdes vid schemaläggningen av frågor, kommer resultatet inte synas då den gruppen inte längre inkluderas i schemaläggningen. Om du flyttar en grupp utanför strukturen och resultatet försvinner, då kan du enkelt flytta tillbaka gruppen till den föregående platsen (eller någon annanstans i strukturen) och resultatet kommer då bli synligt igen. 

För att importera användare och grupper till &frankly finns det olika alternativ. Du kan ha en integration med ditt HR system och &frankly eller importera användare och grupper manuellt. Nedan finner du de olika alternativen samt vart du hittar mer information kring att även använda attribut.

Integration

Att automatiskt synkronisera användare och grupper i &frankly kommer underlätta er hantering av medarbetare i &frankly. Eftersom att synkroniseringen sker kontinuerligt kan ni se till att er gruppstruktur alltid är uppdaterad, att nya medarbetare läggs till samt att medarbetare som inte längre arbetar hos er finns kvar i systemet. Genom detta kommer ni kunna spara mycket tid och även säkerställa att ni följer GDPR-regler.  Vid frågor som berör integrationer, vänligen kontakta er kontaktperson på &frankly.   

Attribut

Tänk på att resultatet i &frankly visas alltid per grupp, puls och period. Om ni önskar att segmentera resultat utifrån andra kategorier såsom roll, anställningsdatum, land eller stad kan ni göra detta genom att lägga till attribut

Manuell import av användare och grupper:  

Importera eller uppdatera en mängd användare och grupper vid ett tillfälle med &franklys importfil. Att addera, ändra och ta bort enstaka användare genomförs manuellt i kontot. Ladda ned filen som finns längst ner i denna artikel. 

På det första bladet i excelfilen och längre ned på denna sida hittar du instruktioner. Nedan video kan också vara bra att titta på.

Nedan hittar du instruktioner, råd och tips som är bra att läsa igenom innan du fyller i importfilen. 

När du laddar ned och öppnar filen, klicka på ”Enable macros”. 

Steg 1. Medarbetare (Employees flik 2)

Lägg till alla medarbetare som du vill importera under fliken ”Employees” genom att lägga till följande data på varje rad:

Förnamn Medarbetarens förnamn, t.ex. "Anders"Efternamn Medarbetarens efternamn, t.ex. "Svensson"E-post Medarbetarens e-postadress (används för att logga in med), t.ex. anders.svensson@company.comRoll Den roll som medarbetaren ska ha i &frankly: User, Manager eller Administratör.

Medarbetare med rollen ”User” kan svara på frågor, se sina egna svar och resultat för grupper de får tillgång till. Personer med rollen ”Manager” kan se användarlistan, grupper de är ägare av och skapa samt schemalägga frågor (endast för grupper som de är gruppägare av). Managers kan också få tillgång att se resultat för grupper de är ägare av eller har läsrättigheter till. Vilka resultat "Users" och "Managers" får se styrs av de inställningar ni väljer när ni aktiverar en mätning. Administratörer kan skapa och schemalägga frågor för alla grupper och se resultat för alla grupper.  

Steg 2. Gruppstruktur (Groups flik 3)

Lägg till de grupper du vill lägga till under fliken Groups genom att lägga till följande data på varje rad:

Group name Gruppens namnDescription (valfritt) GruppbeskrivningParent grupp (valfritt) Grupp som denna grupp ska placeras under

Group owner (valfritt) E-postadress på den som är ansvarig för den här gruppen. Måste vara en medarbetare som läggs till i fliken Employees och med rollen ”Manager”. Man kan endast ha en gruppägare per grupp via excelfilen, men du kan lägga till fler gruppägare senare direkt i verktyget.

Lägg in organisationens namn som en separat grupp. Denna grupp (den som ska vara högst upp i hierarkin) behöver inte ha en ”parent group” knuten till sig. Man kan ha flera huvudgrupper/parent groups i &frankly och du kan ändra din struktur direkt i kontot senare.

Fundera på om cheferna ska ha en separat chefsgrupp, då det är svårt att exempelvis bedöma sitt eget ledarskap i den grupp man är gruppägare för.

Så som strukturen ser ut när undersökningen stängs (söndag), så blir också resultatet och går inte att ändra i efterhand av integritetsskäl. Lägg således in alla grupper ni behöver se resultat för. 

Steg 3. Fördela gruppmedlemskap (Employees flik 2)

Uppdatera användarna i fliken ”Employees” och fördela de grupper som varje medlem ska vara medlem i, från listan under Groups som har lagts till på gruppfliken.

Du kan tillhöra upp till 5 grupper via excelfilen, du kan lägga till användare i fler grupper i efterhand direkt i verktyget. Medarbetare som tillhör flera grupper kommer inte behöva svara på frågorna flera gånger, deras svar registreras automatiskt i samtliga grupper de tillhör. 

Ange endast grupper som användaren är en direktmedlem av. Om Team 1.1 är en undergrupp till ”Department 1”, kommer användaren från ”Team 1.1” också indirekt vara medlem i "Department 1. Så, det finns ingen anledning att lägga till användaren i gruppen ”Department 1”.

Medarbetare som inte tillhör en specifik grupp kan vara svåra att placera men strukturen i &frankly behöver inte spegla den exakta strukturen som ni har i verkligheten, utan främst vilken grupp man kommer att diskutera resultaten i. En VD som inte tillhör någon grupp alls kan läggas in som gruppägare av den översta gruppen och får då insyn i alla undergruppernas svar. 

Steg 4. Resultatsynlighet

Är man användare eller gruppägare för en grupp så ser man oftast den gruppens resultat, och som gruppägare ärver man läsrättigheter till alla potentiella undergruppers resultat. Var därför noggrann med att lägga personerna i rätt grupper i hierarkin för att undvika att någon ser resultat från "granngrupper".
 

Kom ihåg att en grupp måste bestå av minst 3 personer för att ett svar ska genereras, och ni kan ha en högre gräns satt just i er organisation (Inställningar/Företag). Grupper som inte har tillräckligt många användare kommer inte att få ett resultat. Fundera gärna på om ni i så fall kan slå ihop några grupper eller lägga in medarbetare på en annan plats i strukturen. 

Steg 5. Skicka in!

Skicka den ifyllda mallen till din kontaktperson på &frankly. När importen är genomförd behöver du ta några stick-prover för att se att användarna är tillräckligt många, på rätt plats, har rätt roll och är med i rätt grupper.

För att se över era användare gå till Användare > Individer, för att se över era grupper, gå till Användare > Grupper. Så som strukturen ser ut när undersökningen stängs på söndagen, så ser även resultaten ut, så det är värt att se över era användare och grupper. Lycka till!

Radera grupper

Innan du raderar grupper finns det några saker som är bra att komma ihåg:

• Om en grupp raderas från verktyget kommer denna grupps historiska resultat att försvinna. 
• Om den grupp du raderar har undergrupper kommer dessa inte automatiskt att raderas, du behöver radera varje enskild grupp för att de ska tas bort. Raderar du endast huvudgruppen kommer undergrupperna ligga löst utanför

Ta bort eller flytta undergrupper

Om en grupp som tillhör en hierarki tas bort, kommer den borttagna gruppens resultat tas bort i samband med att gruppen raderas, dock behåller huvudgruppen i hierarkin sitt samlade historiska resultat.

Om en schemaläggning har gjorts till en hel hierarki, och en undergrupp därefter förflyttas ur hierarkin kommer undergruppens egna resultat inte vara synligt (detta beror på att gruppen inte längre inkluderas av den schemaläggningen som gjordes till hierarkin).

Om du har flyttat en undergrupp och lagt den utanför en hierarki, kan du lägga tillbaka gruppen på sin ursprungliga plats i hierarkin för att göra resultatet synligt igen.

Det går att flytta undergruppen inom en struktur och behålla resultatet från en undersökning, om undergruppen fortfarande ligger under den målgrupp som angavs vid schemaläggningen av undersökningen. 

För att ta bort en grupp som en undergrupp följ nedan steg: 

1. Öppna undergruppens huvudgrupp 
2. Håll musen över gruppens namn i sektionen “Undergrupper” 
3. Klicka på krysset som visas till höger om gruppens namn

Du kan enkelt skapa grupper i &frankly! Med hjälp av grupper skapas en struktur som speglar era team eller avdelningar. Frågor kan schemaläggas till grupper på olika nivåer och därefter presenteras resultaten utifrån undersökningar gruppvis. Av denna anledning har grupper och gruppstrukturer en central roll i verktyget. 

När du skapar grupper i &frankly är det viktigt att tänka på följande: 

• För att ett resultat ska visas krävs minst tre (eller fler) svar inom en grupp. Därför är det viktigt att du lägger till tillräckligt många användare per grupp. 
• Det är också viktigt att grupper inte är för lika varandra. Om skillnaden mellan antalet svar (från samma användare) är två eller färre, inom två olika grupper kommer resultatet att döljas av integritetsramverket. 

Hur du skapar grupper steg för steg: 

1. Gå till Användare > Grupper.
2. Klicka på knappen “Lägg till grupp”.
3. Namnge gruppen! Kom ihåg att ge varje grupp ett unikt namn.
4. Lägg till de medarbetare som tillhör just denna grupp i sektionen “Användare”
5. Lägg till en gruppägare för gruppen. Det vanligaste är att teamets chef eller ledare läggs till som gruppägare. 
6. Om någon ska få läsrättigheter men inte vara gruppägare kan du lägga till de i sektionen “Läsrättigheter”. 

 

Vad betyder "användare", "läsrättigheter" och "gruppägare"?

Användare: Här lägger du till samtliga medarbetare som tillhör en grupp. Svaren från respondenterna som ingår i en grupp sammanställs och genererar gruppens resultat. 

Om du har en hierarkisk struktur, vilket innebär att du har grupper i olika nivåer, så kommer svaren från medarbetarna även vara en del av resultatet för gruppen ovan. 

Nedan bild visar ett exempel på hur en gruppstruktur kan se ut. Det är fyra användare i grupp B och sex användare i grupp C. Dessa grupper kommer få egna resultat, men svaren från användarna kommer också att vara en del av det aggregerade resultatet i grupp A.  

Gruppägare: Cheferna i en organisation läggs oftast till som gruppägare för deras team. En gruppägare kan se sin grupp i gruppvyn och även schemalägga frågor till sin grupp (förutsatt att organisationen tillåter chefer att schemalägga frågor till sina team). Prata med din administratör om du inte har tillgång till schemaläggningsvyn. 

Managers som är gruppägare för en grupp med undergrupper kommer automatiskt att ärva läsrättigheter till undergruppen/undergrupperna. 

Läsrättigheter: Att ge en manager läsrättigheter till en grupp innebär att denna manager kan se gruppen i &frankly och få tillgång till gruppens resultat, men inte schemalägga frågor till gruppen.

 

Såhär lägger du till undergrupper och bygger en gruppstruktur: 

Börja med att skapa samtliga grupper som ska ingå i strukturen. När du gjort detta kan du bygga hierarkin i strukturen genom att antingen öppna en grupp och lägga till den gruppens undergrupper, eller genom att dra och släppa grupper. Se dessa två exempel nedan: 

Exempel 1: 

Eksempel 2:

 

Vad händer om jag raderar en grupp? 
Om en grupp raderas från verktyget kommer denna grupps historiska resultat att försvinna. 

Om en grupp som tillhör en hierarki tas bort, kommer den borttagna gruppens resultat tas bort i samband med att gruppen raderas, dock behåller huvudgruppen i hierarkin sitt samlade historiska resultat. Om en schemaläggning har gjorts till en hel hierarki, och en undergrupp därefter förflyttas ur hierarkin kommer undergruppens egna resultat inte vara synligt (detta beror på att gruppen inte längre inkluderas av den schemaläggningen som gjordes till hierarkin). Om du har flyttat en undergrupp och lagt den utanför en hierarki, kan du lägga tillbaka gruppen på sin ursprungliga plats i hierarkin för att göra resultatet synligt igen.

Det går att flytta undergruppen inom en struktur och behålla resultatet från en undersökning, om undergruppen fortfarande ligger under den målgrupp som angavs vid schemaläggningen av undersökningen. 

För att ta bort en grupp som en undergrupp följ nedan steg: 

1. Öppna undergruppens huvudgrupp 
2. Håll musen över gruppens namn i sektionen “Undergrupper” 
3. Klicka på krysset som visas till höger om gruppens namn

 

Du kan lägga till användare i befintliga grupper antingen genom att öppna gruppen i Användare > Grupper eller genom att redigera användarkontot i Användare > Individer. Se steg-för-steg guider här nedan.

Exempel 1:

Notera att för att kunna lägga till en användare i en grupp, så behöver användaren redan ha ett existerande konto först. 

1. Gå till Användare > Grupper
2. Öppna gruppen du vill lägga till användaren i genom att klicka på kugghjulet
3. Sök på namnet eller mejladressen i sektionen “Användare” och lägg till de i gruppen
4. Glöm inte att klicka på “Spara ändringar”

Exempel 2 (endast tillgängligt för administratörer):

 

1. Gå till Användare > Individer
2. I dessa fält är det möjligt att göra en användare till gruppmedlem, gruppägare, administratör eller ge läsrättigheter till en eller flera grupper
3. Sök efter gruppen och välj den grupp du vill lägga till användaren i
4. Glöm inte att spara dina ändringar

När du schemalägger en puls kan du välja flera grupper, eller välja bort specifika grupper som du vill exkludera från schemaläggningen. Vänligen notera att du inte kommer att kunna se ett totalresultat ifall du väljer bort en grupp i hierarkin, du kommer istället få separata resultat för varje grupp.

Om du väljer en hel grupphierarki, utan att välja bort några grupper, kommer du kunna se resultat för varje grupp likväl som det totala resultatet för toppgruppen.

Om du vill ha totalresultat för alla grupper men behöver utesluta anställda från en undersökning rekommenderar vi att du tillfälligt inaktiverar dessa anställda istället.

Exempel:

I dessa exempel finns det två grupphierarkier som heter "Company" och "Projects".

Exempel 1:

Att välja en hel grupphierarki

I det här exemplet har grupphierarkin  “Company” valts, utan att välja bort någon av dess undergrupper.Eftersom inga undergrupper har valts bort kommer resultatet att presenteras för var och en av undergrupperna inom den valda hierarkin, samt ett totalt övergripande resultat för toppgruppen “Company”.

Exempel 2:

Att välja bort en grupp inom en grupphierarki

I det här exemplet har grupphierarkin  “Company” valts, men en av dess undergrupper med namnet "Customer Sucess" har valts bort. Eftersom en av undergrupperna i hierarkin har valts bort, kommer resultatet att presenteras för var och en av undergrupperna separat och inget totalresultat för alla grupper kommer att presenteras.

Exempel 3:

Att välja flera grupphierarkier

I det här exemplet har de två grupphierarkierna “Company” och "Projects" valts. Detta kommer att ge ett resultat för varje grupp och ett totalt övergripande resultat för vardera hierarki. Det kommer inte att finnas ett gemensamt totalresultat för de två hierarkierna tillsammans.

I &frankly kan anställda antingen vara en direkt medlem i en grupp eller en indirekt medlem från en undergrupp.

Att vara direkt medlem i en grupp innebär att personen har lagts till som medlem i gruppen direkt.Om en grupp har undergrupper, kommer varje medlem som läggs till undergruppen att vara en indirekt medlem av sin överordnade grupp.

Exempel:

I det här exemplet finns det 9 medlemmar i gruppen som heter "Department". I denna grupp är 3 av 9 direkta medlemmar, medan 6 av dem är indirekta medlemmar från en av undergrupperna som heter "Team A" eller "Team B".

Genom att öppna en grupp kan du se vilka användare som är indirekta medlemmar från en undergrupp och vilka användare som är direkta medlemmar i gruppen.

De indirekta medlemmarna kommer att visas under "Användare från undergrupper", medan de direkta medlemmarna kommer att visas som vanligt:

Med Team abonnemang kan ni lägga till upp till 100 användare och skapa upp till 10 grupper. 

Varför är det bra att skapa grupper?
Genom att skapa grupper som speglar era team eller avdelningar kan ni få relevanta resultatrapporter på olika nivåer.

Resultatet presenteras utifrån de grupper ni skapar och schemalägger pulsar till. Kom ihåg att det krävs minst tre svar inom en grupp för att resultatet ska visas.

Ja det kan du! I &frankly kan du se svarsfrekvens och jämföra med olika grupper.

1. Gå till Resultat > Svarsfrekvens
2. Välj vilken grupp du vill titta på under “Välj grupp”
3. Skrolla nedåt på sidan
4. Här får du en översikt och jämförelse av de olika grupperna
5. Om du vill ha en annan tidsperiod så kan du ändra datum under gruppen

Om du håller muspekaren över gruppen ser du också mer information i skriftligt format. Du kan till exempel se hur många gruppmedlemmar det finns. I exemplet nedan finns 11 gruppmedlemmar i gruppen, där 91% av dem har svarat på frågan.

Bra att veta!
Du får en översikt över svarsfrekvensen för den eller de grupper du har behörighet att se. För att hjälpa dig se var svarsfrekvensen är hög och låg ser du också ett färgschema beroende på svarsfrekvensen för varje grupp.

• Om färgen är grön betyder det att svarsfrekvensen är högre än 70 procent.
• Om det är grått är svarsfrekvensen mellan 50-69 procent.
• Om den är röd har en svarsfrekvens mellan 0 och 49 procent.
• Om den är vit saknas tillräckligt många svar
   

Du kan också se vilka grupper som har högst svarsfrekvens (Grupper i topp) och lägsta svarsfrekvens (Grupper i botten). 

Pilarna visar trenden för vardera grupp, baserat på den senaste undersökningen.

Vem kan se den här vyn?

• Administratörer kan alltid se resultat och svarsfrekvens för alla grupper. 
• De med rollen Manager i verktyget, som är gruppägare eller har läsrättigheter för en eller flera grupper kan se svarsfrekvensen, förutsatt att inställningarna för resultatsynligthet som valts i schemaläggningen tillåter att managers ser resultat.
• Användare kan inte se den här vyn.

Kontoadministratörer i &frankly kan aktivera eller inaktivera Visselblåsarfunktionen på sidan “Ärendehantering” under fliken “Visselblåsare” i menyn. Det är obligatoriskt att lägga till en case manager när du aktiverar Visselblåsarfunktionen. Personen behöver ha rollen kontoadministratör eller manager i ert &frankly-konto.

Ja. Om du vill öppna ditt ärende och har en användare i &frankly kan du logga in på ditt konto för att öppna Rapporteringskanalen. Gå till Visselblåsare i menyn och klicka på “Rapporteringskanal”. 

Om du inte är anställd av den organisation du vill rapportera ett ärende för, eller om du inte har en användare &frankly behöver du säkerställa att du har rätt länk till organisationens Rapporteringskanal. 

Organisationen är ansvarig för att distribuera länken.  

Steg-för-steg instruktioner: 

1. Öppna länken till Rapporteringskanalen 
2. Klicka på “Review your case” 
3. Ange ditt ärende-ID och lösenord för att öppna ärendet

Om du registrerar din mailadress och/eller ditt telefonnummer när du skapar ett ärende kommer du få notifikationer när ditt ärende uppdateras av er ärendehanterare. Ärendehanteraren kommer inte att kunna se din mailadress eller ditt telefonnummer.

Kom ihåg att lägga till mailadress och/eller telefonnummer när du skapar ett ärende. Det går inte att lägga till eller ändra notifikationsinställningar i efterhand. 

Om du vill rapportera ett ärende för den organisation du arbetar för och har en användare i &frankly kan du logga in på ditt konto för att öppna Rapporteringskanalen. Gå till Visselblåsare i menyn och klicka på “Rapporteringskanal”.

Om du inte är anställd av den organisation du vill rapportera ett ärende för, eller om du inte har en användare &frankly behöver du säkerställa att du har rätt länk till organisationens Rapporteringskanal.
Organisationen är ansvarig för att distribuera länken.  

Steg-för-steg instruktioner: 

1. Öppna länken till Rapporteringskanal 
2. Klicka på “Submit a report” 

3. Lägg till en titel, välj en kategori och en beskrivning 

4. Ladda upp eventuella filer eller dokument du vill bifoga till ditt ärende (max 10MB)5. Om du vill få notifikationer när ditt ärende uppdateras, lägg till din mailadress eller ditt telefonnummer. Ärendehanteraren som läser din rapport kommer inte att kunna se din mailadress eller ditt telefonnummer. 

Som organisation är ni ansvariga att distribuera länken till er rapporteringskanal och säkerställa att alla som ska ha tillgång till länken kan hitta den.

Medarbetare som också är registrerade som användare i &frankly kan tillgå länken genom att logga in på deras &frankly-konto.

För att säkerställa att såväl medarbetare som externa parter (exempelvis aktieägare, konsulter och kandidater) kan hitta länken rekommenderar vi att ni publicerar länken på er hemsida, ert intranät eller liknande sidor. 

Vi har alltid uppmuntrat öppenhet och transparans i Simployer &frankly, och "kommentarer" har varit ett sätt för medarbetare att utrycka sina tankar utöver frågeställningen. Vi har tagit nästa steg i att uppmuntra att göra sin röst hörd, genom att lansera Anonym Chatt.

Anonym Chatt är ett verktyg som ger medarbetare och ledare en chans att föra en dialog vidare kring en kommentar. Det här kan stötta medarbetaren att vara mer uppriktig. För chefer innebär det en möjlighet att kunna lära sig mer om resultat och kommentarer. Det kan handla om att tydliggöra bakgrunden till en kommentar eller att diskutera ett område vidare med en medarbetare.

Individen som lämnat en kommentar är alltid anonym, medan HR Admin och chef är identifierade inför att chatten inleds och under pågående chat.

Det finns 3 personer som kan initiera en anonym chatt.

1. En HR Admin är tilldelad att vara en främsta kontakt för medarbetare som vill initiera en chatt med HR. En individ som har systemrollen Admininstratör i &frankly kan bli tilldelad att vara HR Admin. Denna individ har möjlighet att initiera en chatt utifrån alla tillgängliga kommenterar.

2.En direkt Gruppägare kan initiera en chatt utifrån kommentarer från dennes direka Gruppmedlemmar. 

Både HR Admin och Gruppägare kan starta en anonym chatt utifrån kommentarer via resultat i vyerna Dashboard eller Individuella Frågor. Om funktionen Anonym Chatt är aktiverat i kontot kommer en chatt ikon att synas bredvid kommentarer. Genom att klicka på ikonen kan HR Admin eller Gruppägare starta en chatt med personen som skrivit kommentaren. 

3. Gruppmedlemmar kan initiera en chatt medan de svarar på en fråga. Om funktionen Anonym Chatt är aktiverad, kommer individer se en ikon för att starta en chatt baserad på kommentaren som lämnats för en fråga. Gruppmedlemmar kan välja att antingen starta en chatt med HR Admin eller direkta Gruppägare. Om det finns flera chefer/Gruppägare, kommer individen kunna välja en av dessa. Beroende på kontoinställningar, kan det vara begränsat att enbart kunna välja HR Admin eller enbart direkta Gruppägare.

Om den tilldelade HR Admin även är en direkt Gruppägare, kommer individen enbart presenteras som HR Admin. 

I menyn Inställningar > Företag kan du aktivera eller inaktivera Anonym Chatt för hela organisationen.
En förutsättning för att kunna aktivera chatten är att ange en HR Admin. En individ som har systemrollen Administratör i &frankly kan bli vald att bli HR Admin. Därefter kommer medarbetare se denna individ som ett val att kunna starta en chatt med.

Individen som är HR Admin kan se alla chattar i organisationen, och initiera en chatt utifrån alla kommenterar i resultatvyn.

I inställningar är det även möjligt att:

1. Välja till vem en medarbetare ska kunna öppna en chatt med. Ett val kan göras utifrån följande:
   • Tillåt att öppna en chatt med HR Admin eller direkta Gruppägare
   • Tillåt att öppna en chatt med endast HR Admin
   • Tillåt att öppna en chatt med endast direkta Gruppägare.
2. Aktivera/inaktivera att direka Gruppägare kan inleda en chatt utifrån kommentarer i resultatet.

Det finns olika anledningar till varför du inte kan starta en anonym chatt.

• Administratören behöver först ha aktiverat funktionen i kontot.
• Det behöver finnas en HR Admin eller en chef (direkt gruppägare) som du kan starta chatten med, om detta inte finns kan du inte starta en chatt.
• Kontots inställningar avgör om medarbetare tillåts att starta en chatt och om HR Admin/Gruppägare kan inleda en chatt. Fråga gärna er administratör om funktionen Anonym Chatt är aktiverad i organisationen.

Genom åren har det gjorts en hel del studier kring engagemang och motivation på arbetsplatsen. Tillsammans med experter inom området har vi sammanställt hundratals forskningsrapporter och identifierat de 7 viktigsta drivkrafterna som påverkar medarbetarnas engagemang.I Engagement radar representeras var och en av dessa 7 drivkrafter av olika frågor.
Dessa frågor som representerar drivkrafterna har alla testats inom olika organisationer och medarbetarkategorier och deras samband med medarbetarengagemang har verifierats av datavetare.

Resultaten från Engagement radar kommer att ge ett totalt övergripande engagemangsindex, index för varje individuell drivkraft, drivkraftstrender, jämförelser samt benchmarks - allt i en vy.

 
Aktivering av Engagement radar kommer också att ge coaching för chefer och anställda genom att föreslå actions inom varje drivkraft för att förbättra resultaten för nästa mätning.

När du kör Engagement radar har du möjlighet att välja att starta en kontinuerlig mätning eller en baslinjemätning.

Den kontinuerliga mätningen skickar automatiskt ut en variation av frågor och ger kontinuerliga uppdateringar (enligt din föredragna frekvens) för övergripande engagemang och för varje individuell drivkraft med mycket liten ansträngning. 

Om du vill få en utgångspunkt kring era styrkor och svagheter som organisation rekommenderar vi att du schemalägger en baslinjemätning. 

Genom att gå till Frågor > Engagemangsmodell kan du se vilka frågor som ingår i Engagement radar. I den kontinuerliga mätningen så visas frågorna visas från vänster till höger i den ordning de skickas per omgång, med undantag för eNPS frågan som även skickas i omgång 1. 

I baslinjemätningen så skickas alla dess 29 frågor samtidigt. 

Här kan du även se vår videguide kring hur du ser vilka frågor som ingår i Engagemangsradarn och hur det fungerar med den kontinuerliga mätningen. 

Drivkraftsresultaten visas baserat på olika index-definitioner. Mer information om vad varje definition innebär hittar du nedan:

• Totalt engagemangsindexEtt genomsnitt av alla individuella drivkraftsindex
• JämförelserSkillnaden i poäng jämfört med föregående mätning (t.ex. +7)
• DrikraftsindexEtt genomsnittligt resultat av de senaste 4 frågeresultaten (inkluderade i en individuell drivkraft) som ställts under den senaste 6-månadersperioden.
• DrivertrenderEtt genomsnitt av dem senaste drivkraftsindexen under den senaste 3-månadersperioden.

Exempel:
I nedan tabell kan du se frågeresultat, drivkraftsindex och drivkraftstrend i en kontinuerlig mätning för en individuell drivkraft.
Denna mätning är inställd på en månadsvis frekvens och har aktiverats för första gången i januari.

T.ex. maj månad:

• Drivkraftsindexet för maj månad är 58 = genomsnittliga frågeresultat för (februari + mars + april + maj)
• Drivkraftstrend för maj månad är 56 = genomsnittliga drivkraftsesultat på (mars + april + maj)

Notera att om 4 frågor inte har ställts ännu och/eller 3 månader inte har gått, kommer genomsnittet av de senaste frågorna att visas istället.
 

Genom att gå till Resultat > Drivkrafter och välja en grupp kommer du att kunna se resultatet för de olika drivkrafterna. När en grupp har valts kommer du att se resultaten uppdelade i 3 olika sektioner:

Engagemangsöversikt Här kommer det totala enagemangsindexet samt vardera individuellt drivkraftsindex att visas i form av ett radardiagram, för den valda målgruppen.
I det övre högra hörnet av Engagemangsöversikten kan du också välja om du vill visa eller dölja interna benchmarks och jämförelser i radardiagrammet.

DrivkraftstrenderUnder drivkraftstrender visas resultatet i form av ett grafdiagram.
Här kan du välja att se att antingen se drivkraftsindex eller drivkraftstrenden att välja en av dessa i rullgardinsmenyn i det övre högra hörnet av sektionen. 

DrivkraftsdetaljerGenom att klicka på datapunkterna i grafdiagrammet under drivkraftstrender, visas en mer detaljerad vy längst ner på resultatsidan, såsom vilka frågor som ingår i den valda drivkraften samt föreslagna actions och mer.

Administratörer kan se allt angående Engagement radar och alla resultat.

Chefer kan se sidan som förklarar vad engagement radar är.
De kan också se pågående mätningar och drivkrafts-resultat för de grupper de har synlighet för.

Användare kan bara se drivkrafts-resultat för resultat som de har tillgång till enligt inställningarna för resultatsynlighet.

Steg för steg:

1. Gå till Schemalägg > Engagement radar

Under Baslinjemätning klickar du på "Schemalägg en mätning":

2. Ställ in när frågorna ska skickas (standardinställningar)

Ställ in när du vill att frågorna ska öppnas genom att välja ett datum och tid. Enligt standard kommer frågorna att stänga samma vecka på söndag klockan 23.59 och resultaten är tillgängliga på måndag morgon. 

Notera: Om du vill förlänga pulsen att vara öppen i två veckor eller ändra slutdatumet, se steg 3 i den här guiden. 

3. Ställ in när frågorna ska stänga (avancerade inställningar)

Genom att aktivera de avancerade inställningarna har du möjlighet att skräddarsy vilken dag frågorna kommer att öppna och stänga. En puls kan vara öppen i max två veckor totalt, måndag till söndagen veckan efter.

Notera: Oavsett vilken dag frågorna stänger kommer det slutgiltiga resultatet (till exempel slutgiltigt svarsfrekvens, KPI:er och exporter) alltid vara tillgängligt på måndagen veckan efter att pulsen stänger.

4. Resultatsynlighet (standardinställningar)

Nästa steg är att bestämma inställningar för resultatsynlighet, vilket avgör vad managers och användare kommer att se i resultatet.

De fördefinierade inställningarna för resultatsynlighet kommer att tillåta användare och managers att se:

• Deras egna personliga svar
• Resultat för grupper som de är direktmedlem i, gruppägare av eller har läsrättigheter till
• Det övergripande resultatet för målgruppen de tillhör

Notera: Administratörer i &frankly kan alltid se resultatet för alla grupper i verktyget.

5. Resultatsynlighet (avancerade inställningar)

Notera: Om du vill behålla standardinställningarna för resultatsynlighet som dem är - fortsätt direkt till nästa steg i den här guiden.

Med de avancerade inställningarna har du många olika alternativ att anpassa resultatsynlighetsinställningarna för er schemaläggning.

Avancerade inställningar för Individernas egen grupp:Första steget i de avancerade inställningarna är att ställa in önskad synlighet för individens egna grupp.

Vad är “Egen grupp”?Egen grupp är grupper som individer är antingen:

• Direktmedlem inom
• Gruppägare av
• Har läsrättigheter till

Ställ in om du vill tillåta synlighet av resultatet och/eller kommentarer för grupper som individer är direktmedlem inom:

Ställ in om du vill tilldela synlighet för resultatet och/eller kommentarer för grupper som individer är gruppägare till eller har läsrättigheter till:

 

Om du vill börja med att få en utgångspunkt för dina styrkor och svagheter som organisation rekommenderar vi att du schemalägger en baslinjemätning.Det är en traditionell undersökning där alla frågor kommer att skickas ut till alla i mottagargruppen. 

Hur fungerar det?

Var och en av de 7 drivkrafterna som ingår i &franklys forskningsbaserade engagemangsmodell representeras av totalt 4 olika frågor (förutom drivkraften Stolthet som därtill representeras eNPS-frågan).

När baslinjemätningen har schemalagts kommer den att skicka ut alla frågor från alla drivkrafter samtidigt - eftersom det är 7 drivkrafter totalt innebär detta alltså att totalt 29 frågor kommer att skickas (inklusive eNPS-frågan).

Notera: Eftersom baslinjemätningen kommer att skicka ut alla frågor, som ingår i Engagement radar, kan det ta mer tid för varje medarbetare att svara på frågorna.

Hur kan jag se vilka frågor som skickas? 

Genom att logga in på &frankly och gå till Frågor > Engagement radar går det att se alla frågor under vardera drivkraft. 

Hur schemalägger jag baslinjemätningen?

Kärnan i &frankly är vår modell, den är utvecklad baserad på ledande forskning. Den fångar upp de 7 viktigaste drivkrafterna som påverkar medarbetarnas engagemang.

På samma sätt som vi värdesätter anonymitet, värdesätter vi att era personliga uppgifter behandlas korrekt. &frankly agerar enligt GDPRs regler och föreskrifter. 

Mer om hur data hanteras i &frankly hittar du i vårt simployer trust center

Om du har fler frågor gällande hur personlig data behandlas i &frankly, är du välkommen att maila oss på help@andfrankly.com

Var lagras data?
Data lagras i Amazon Web Services, vilket är en molntjänst med servrar i Frankfurt, Tyskland. 

&franklys affärsmodell bygger på tillit. Vi vill att de företag och organisationer som använder &frankly, och framförallt de som svarar på frågor i &frankly kan känna tillit. 

Tillämpande av relevanta lagar och regler gällande personuppgiftshantering, i enlighet med GDPR.

Kan jag be att få min data raderad? 
Den organisation du arbetar för står enligt avtal som personuppgiftsansvariga, medan &frankly enbart står som personuppgiftsbiträde. Detta innebär att vi enbart kan radera data på uppdrag av din organisation. Du har fulla rättigheter att be om att få ett registerutdrag eller att få din data raderad, men enligt avtal behöver du kontakta administratören i ert konto för att vi ska få ett godkännande. 

Kan &frankly dela mina personliga uppgifter till en tredje part?
&frankly har inte tillåtelse att dela data till en tredje part (exempelvis för forskning), förutsatt att er organisation inte specifikt efterfrågat det. &frankly får inte heller dela personlig information gällande resultat och rapporter, för att säkerställa att anonymiteten upprätthålls.

Hur kan &frankly använda min data?
&frankly har inga rättigheter att använda data till annat än överenskommet i avtalet om personlig datahantering. &frankly har tillåtelse att använda data för att leverera grundläggande funktioner i tjänsten. &frankly har också tillåtelse att använda anonymiserad data och oidentifierade uppgifter för att utveckla nya funktioner, förbättra verktyget och för att generera aggregerad statistik. 

Hur länge lagrar &frankly mina svar? 
&frankly lagrar data så länge din arbetsgivare använder vår tjänst, eller tills att din arbetsgivare begär att få din data raderad, exempelvis om du slutar hos din arbetsgivare. 

Stängda visselblåsarärenden lagras i 2 år innan de automatiskt raderas på grund av GDPR.

Stängda ärenden kan även raderas manuellt av den tilldelade ärendehanteraren genom att följa stegen i guiden "Kan jag radera ett stängt ärende?"

Gamla stängda ärenden raderas automatiskt efter 2 år, men om du är ärendehanteraren kan du även radera stängda ärenden manuellt.

Följ dessa steg för att radera ett ärende som har avslutats klickar du på det stängda ärendet du vill ta bort och sedan på "Ta bort ärende".

Du har redan konfigurerat din SSO och får det här felmeddelandet: "Error: app_not_configured_for_user" när du försöker logga in:

Om du är användare för &frankly behöver du skapa ett ärende internt med din egen IT-avdelning eftersom konfigurationerna inte hanteras genom &frankly, utan snarare genom SSO-lösningen som kopplar ditt företags referenser med &frankly.

Om du arbetar inom IT och inte ser några fel i konfigurationerna uppstår  problemet normalt på grund av en av följande orsaker:

1. Användaren har inte fått korrekt tillstånd till appen. Om du skapade en grupp med användare för den här appen på SSO-administratörskonsolen, se då till att användaren finns i den här gruppen. Om det inte finns någon grupp, kolla direkt på användarens profil för att säkerställa att app-behörigheten beviljas för dem.
2. Om det inte är ett behörighetsproblem är det troligt att e-postadressen som returneras av SSO inte stämmer överens med den som är registrerad i &frankly. Kontrollera då att e-postadressen som är registrerad i &frankly är den primära e-postadressen på er SSO, med andra ord så att inte alternativa e-postadresser eller användar-id, användarnamn etc är registrerad på er SSO.

Notera! Endast tillgängligt för Workplace och Enterprise abonnemang. Kontakta help@andfrankly.com om ni har ett Team abonnemang och vill uppgradera. 

För att konfigurera ett SSO i &frankly behöver du ha rollen Administratör i ert konto. Om du redan har det kan du gå till Inställningar > Användare > Autentisering. Här hittar du instruktioner och guider för flera olika SSO-lösningar. Genom att följa instruktionerna på denna sidan kommer ni generera en “IDP Metadata.xml”-fil.

&frankly SSO  med Azure

&frankly SSO med Okta

&frankly SSO med Oracle Identity Cloud 

&frankly SSO med Google G Suite 

&frankly SSO med ZOHO

&frankly SSO med Gemalto

&frankly SSO med AWS

När ni har konfigurerat ert SSO enligt instruktionerna behöver ni ändra er inställning till Enterprise Sign-on (SAML) och ladda upp er IDP Metadata XML-fil samt spara. Det kommer då att se ut såhär:

Nej, det är endast möjligt att konfigurera en SSO-lösning per konto. Om ett SSO konfigureras måste alla användare i &frankly logga in via ett och samma SSO-system. 

Ja, det är möjligt att ha flera olika konton i &frankly för olika delar av er organisation och ändå koppla de till samma SSO-lösning. Notera dock att medarbetare endast kan finnas i ett konto samtidigt. 

Användaren kommer att omdirigeras till er SSO-portal oavsett om den finns tillagd hos er eller inte, men eftersom SSO:n inte känner igen mailadressen kommer användaren inte kunna logga in. 

Samtliga användare behöver finnas både i er SSO-lösning och i &frankly, med exakt samma mailadress.

Nej, ni kan inte använda två olika autentiseringsmetoder. När ni konfigurerat ett SSO behöver samtliga användare använda SSO för att logga in.

I särskilda fall är det möjligt att förbigå SSO-processen, förutsatt att du är systemadministratör i &frankly. Denna lösning finns för att du ska kunna få åtkomst till ert konto, även om ni byter SSO-lösning inom er organisation. Eller om ni behöver avinstallera er SSO helt och hållet.

Om du är systemadministratör i &frankly kan du klicka på den pilen i det vänstra hörnet av inloggningsrutan och klicka i “Ingen single sign on”.  

Nej, ni kan ha medarbetare i andra system som inte är registrerade i &frankly. För att de ska kunna logga in i &frankly behöver ni lägga till de som användare i ert konto.

När ni konfigurerar SSO för ert konto, fungerar det som en “mittpunkt” för autentiseringsprocessen till &frankly. Användarna loggar in via tjänsten ni använder för SSO istället för att skapa ett lösenord i &frankly. Detta innebär att de kan använda ett och samma inlogg för flera system vilket vanligtvis bidrar till en förenklad process. 

Inloggning med SSO fungerar såhär:

** De blåa stegen sker utanför &frankly, det vill säga i systemet ni använder för SSO.

SSO står för Single Sign-On och är en autentiseringsmetod som tillåter användare att logga in med ett specifikt ID och lösenord till flera olika mjukvarusystem. 

Nej, personen som rapporterar ett ärende är anonym förutsatt att hen inte delger personliga uppgifter (exempelvis namn eller mailadress) i sitt ärende.

Ja. Som ärendehanterare kan du välja om du vill bli notifierad via mail och/eller telefon.

1. Logga in och gå till Visselblåsare > Ärendehantering
2. Gå till sektionen “Notifikationer”
3. Välj dina inställningar och spara

Ni kan tilldela en person som er ärendehanterare i ert konto. Ärendehanteraren behöver vara registrerad som användare i &frankly och ha rollen kontoadministratör eller manager. 

För att läsa ärenden som rapporterats in behöver du vara registrerad i &frankly med rollen kontoadministratör eller manager och tilldelats som ärendehanterare i ert konto. 

Alla ärenden finns tillgängliga i menyn under Visselblåsare > Ärenden. Här kan du se en översikt av alla ärenden som skapats. Klicka på ett ärende för att se alla detaljer, ändra statusen eller skicka ett svar.

Ja, du är alltid anonym när du rapporterar ett ärende förutsatt att du inte avsiktligt lägger till personliga uppgifter i ditt ärende eller i din beskrivning. 

Varje organisation har en specifik ärendehanterare. Endast ärendehanteraren kan läsa, uppdatera och svara på ditt ärende.

När du rapporterar ett ärende kan du inte se vem som tilldelats som ärendehanterare inom organisationen. 

Alla våra kunder har möjlighet att använda vårt API oavsett vilken plan du har skaffat hos oss. Med vårt Data API kan du hämta resultat automatiskt till dina Business Intelligence-verktyg, anpassade instrumentpaneler, etc.

Du kan använda vårt Data API för att hämta följande data från dina resultat:

• Frågor
• KPI:er
• Svarsfrekvens

Resultaten som är tillgängliga via vårt API liknar de resultat du får när du exporterar data till Excel från vårt verktyg, vilket innebär att de alltid skyddas av vårt Anonymity Framework och är endast tillgängliga för de grupper som du kan se resultaten til i verktyg.

Observera att avsikten med att använda vårt API är att mata dina resultat direkt till andra verktyg som kan hjälpa dig att visualisera dem på ett annat sätt (som anpassade instrumentpaneler, liveskärmar, etc.) men API:et i sig kommer inte att skapa dessa instrumentpaneler , kommer det helt enkelt att fungera som en datakälla för de andra verktygen. All data som hämtas från API:t finns tillgänglig i vårt gränssnitt. Du kan bara hämta resultat via vårt API efter att dina mätningar har stängts.
 

Hur ställer jag in det?
Att ställa in vårt API är en mycket enkel process om du är bekant med API:er och hur de fungerar. Om du inte är bekant med det, föreslår vi att du tar hjälp av någon från din IT-avdelning eftersom de bäst kan förstå informationen som beskrivs i vår API-dokumentation.

Först och främst måste du generera en token för autentiseringsändamål. Detta finns under Konto -> API-åtkomst. Om du inte ställer in API själv kan du dela denna token med personen som hjälper dig, eftersom endast användare som tilldelats rollen "Administratör" i &frankly kan generera API-tokens.

När du har genererat token behöver du bara följa förfrågningsparametrarna som beskrivs i vår API-dokumentation nedan:

Vad menas med API och varför ska vi använda det? 
Att koppla upp ett API mellan ert HR-system och &frankly innebär att ni automatiskt kan synkronisera medarbetarna och er organisatoriska struktur. Detta kallar vi för ett organisatoriskt API.

Det är också möjligt att hämta rådata från exempelvis KPI:er, svarsfrekvens, och resultat från frågor ställda i &frankly. Detta API kallar vi för ett “data-API”. 

Hur fungerar det? 
För att installera ett API i frankly behöver du vara administratör i verktyget. Om du inte satt upp ett API tidigare rekommenderar vi dig att fråga en tekniskt kunnig kollega om hjälp! 

Logga in i &frankly och gå till Inställningar > API-access för att skapa en nyckel. Här kan du skapa accessnycklar som används för att programmatiskt få tillgång till &frankly's data, antingen för att sätta upp en integration för att automatiskt hantera anställda och grupper, eller för att komma åt resultatdata via vårt data-API. 

För att skapa en nyckel, klicka på "Skapa en nyckel" och lägg till en beskrivning för att komma ihåg vad den används till. 

Mer information om vårt API för att komma åt data i &frankly finns här (engelska): https://data.api.andfrankly.com Mer information om vårt API för att hantera användare och organisationsstruktr finns här (engelska): https://org.api.andfrankly.com För mer information om hur ni kan ladda upp filer som en del av en Managerad Integration (där vi tar emot filer från er för att läsa in i &frankly), se https://upload.api.andfrankly.com. För att använda detta gränssnitt via SFTP är ert användarnamn "andfrankly{{CompanyID}}" och lösenord en nyckel som skapas nedan.

Vilka fördelar finns det med att använda ett API? 

Organisatoriskt API 
Att automatiskt synkronisera användare och grupper i &frankly kommer underlätta er hantering av medarbetare i &frankly. Eftersom att synkroniseringen sker kontinuerligt kan ni se till att er gruppstruktur alltid är uppdaterad, att nya medarbetare läggs till samt att medarbetare som inte längre arbetar hos er finns kvar i systemet. Genom detta kommer ni kunna spara mycket tid och även säkerställa att ni följer GDPR-regler.

Data API
Att installera ett data API innebär att ni bland annat kan: 

• Bygga era egna KPI summeringar
• Dela resultat, svarsfrekvens eller KPI:er i ert intranät
• Importera data till business intelligence-system där ni kan arbeta med och analysera datan

Nedan kan du läsa mer detaljerad information om API och hur det ska installeras, notera att det enbart finns tillgängligt på engelska. 

About data API (advanced):
This API provides access to data points such as KPIs, Response rates and Result summaries for questions asked in &frankly, as well as supporting information that may be required (such as groups that exist, when questions have been scheduled, basic question information etc). Authentication to access this endpoint is handled by API tokens that can be generated from your &frankly account as an Administrator under Account and API tokens and should be passed as a header.

About organization API (advanced):
This API endpoint provides means to automatically update users and groups in &frankly, and can be used to e.g. set up an automated synchronization between your HR system and &frankly. When using this API, we consider what you send to it as "master" and i.e. will make sure that the current state in &frankly reflects the state that you send. This is done by considering users and groups that are provided through this API as managed. For managed users and groups, we can restrict manual changes in the application (if desired), and we will also perform corrections to all managed users and groups automatically via updates through this API. This means for example if you send a list of users A,B and C through this API, and in the next update you send users A,B and D, then user B will be renamed to b, C will be removed and user D will be added, and similarly for groups. User E that was created manually/outside of this API will be left alone, as will manually created groups.

The intended use of this API is to allow companies to send a set of users and groups that should always exist in &frankly (removing users that have left the company, and creating new users that have joined) and maintaining an up to date org-structure - but still allow users to create own groups outside of the structured outside of the org-structure.

It is possible to use this API in three manners:

1. Send a full list of users and org structure that is kept up to date in &frankly,
2. Send only a list of users and org units, allowing an administrator to build the tree based on these units, or
3. Send only users, allowing an administrator to build & maintain their own org structure.

When using this API it is important to take care that any users AND org units that are sent are sent with correct unique identifiers, as it is what is used to base changes on. For example, if an org unit with identifier 0000A and name 'Sales Department' is sent to us and later it is removed because there is a new org unit with identifier 0000B that is named 'Sales Department', we will remove the old org unit in &frankly and create a new one (because it has a new unique identifier), which also means all historic results for the previous org unit will be removed/no longer possible to see.

För oss är det viktigt att alla användare känner sig trygga och kan lita på att de är anonyma när de svarar på frågor i &frankly. Vi värdesätter anonymiteten högt och har därför flera olika tekniker som säkerställer detta. 

Anonymiteten upprätthålls genom ett anonymitets- och integritetsramverk. Vad dessa innebär, djupdyker vi i nedan!

Anonymitetsramverket 

Alla resultat i &frankly presenteras på gruppnivå, med undantag då du väljer att se på vad du själv svarat på en fråga. För att ett aggregerat resultat ska visas, krävs det alltid minst tre svar inom en grupp eller ett segment. Denna gräns bestäms av organisationens administratör. Gränsen kan sättas högre, men kommer aldrig vara lägre än tre.

För att visa spridningen av svaren inom en grupp, alltså anonyma datapunkter, krävs också minst tre svar. Notera att denna gräns dock oftast sätts något högre av organisationens administratör. 

Är du redan administratör och vill veta vilken gräns ni valt i ert konto kan du gå till Inställningar > Företag. Här hittar du instruktioner om hur du kan korrigera detta: Anonymitetsgräns

Integritetsramverket

Integritetsramverket kontrollerar att enskilda individers svar inte kan isoleras genom att antingen jämföra två olika grupper, eller filtrera på attribut och därmed lista ut vad en person svarat. Det måste finnas minst tre unika svar som särskiljer en grupp från en annan, eller ett segment från ett annat. 

 Nedan följer ett exempel på hur integritetsramverket fungerar: Föreställ dig att du har två grupper, A och B. Grupp A består av fyra användare och grupp B består av tre användare. De tre användarna i grupp B är också medlemmar av grupp A.

Om alla fyra användare svarar kommer skillnaden mellan antalet svar i dessa grupper vara ett (1). Om resultatet skulle vara synligt för både grupp A och B är det därmed möjligt att jämföra och lista ut vad den enskilda användaren har svarat. I detta specifika fall skulle systemet dölja resultatet för grupp B, eftersom att den gruppen har färre användare.

För att undvika att enskilda svar exponeras enligt exemplet ovan kräver integritetsramverket att det finns minst tre unika svar som särskiljer en grupp från en annan. 

Integritetsramverket vid användning av attribut/segment

Integritetsramverket kan även slå in för användare med attribut, då man filtrerar på attributet i resultatvyn. På samma sätt som ovan, förhindrar integritetsramverket att enskilda användares svar isoleras då ni filtrerar resultatet utifrån de attribut ni har. 

Exempel: Föreställ dig att ni installerat attributet Kön för att ni vill se skillnader i resultatet mellan män, kvinnor och icke-binära. I grupp A finns det tre användare med attributet ”kvinna” och en användare med attributet “man”. Integritetsramverket kommer i detta fall inte tillåta att resultatet visas när ni filtrerar, eftersom det då skulle vara möjligt att isolera vad den enskilda användaren som har attributet “man” har svarat. 

Hur kan jag undvika att resultatet döljs av integritetsramverket? 

Eftersom integritetsramverket döljer resultat för grupper som innehåller svar från samma användare, kan det ibland vara svårt att räkna ut när resultatet kommer döljas och inte. Detta beror på att svarsfrekvensen kan variera mellan olika pulsar. För att undvika att resultat från olika grupper döljs av integritetsramverket i så stor utsträckning som möjligt, kan du kontrollera om användarna i gruppen vars resultat dolts finns med i flera grupper och hur mycket dessa grupper skiljer sig mellan varandra. 

För att se en användares gruppmedlemsskap kan du gå till Användare > Individer och söka på en användares namn. Håll muspekaren över sektionen som heter “Gruppmedlemsskap” för att se vilka grupper en användare är med i. 

Du kan även gå till Användare > Grupper för att kontrollera vilka medarbetare som är medlemmar i vilka grupper. 

Vår generella rekommendation är att försöka skapa en så ren gruppstruktur som möjligt. Om det finns många medarbetare hos er som är med i flera team eller projektgrupper, kan det vara en fördel att fundera över i vilka team det är absolut nödvändigt att svar registreras för en medarbetare. 

Har ni fler funderingar gällande anonymiteten i &frankly är ni välkomna att maila oss på help@andfrankly.com , så besvarar vi gärna alla era frågor! 

Nej, du är inte anonym när du kontaktar &franklys support eftersom att du behöver kommunicera via mail eller vara inloggad på ditt konto. Din konversation kommer inte vara synlig för någon inom din organisation (exempelvis en administratör) om det inte avtalats. Vid ändringar som rör era kontoinställningar eller dina personuppgifter behöver en administratör alltid kopplas in. 

Om du inte hittar dina frågor för en pågående undersökning i &frankly-appen, testa följande:

1. Säkerställ att du är inloggad på ditt användarkonto.
2. Se till att den senaste versionen av appen är installerad. Du kan göra detta genom att besöka Appstore igen (iOS-enheter) eller Google Play (Android-enheter) och se till att det inte finns några väntande uppdateringar för &frankly
3. Se till att du är medlem i den grupp som fick frågorna. Ibland när användarna skapas, glömmer vissa administratörer och chefer att associera dem med en grupp och därför skickas inga frågor ut. På grund av att du inte kan lägga till dig själv i en grupp, be din närmaste chef att kontrollera att du är en del av deras grupp. Så fort du blivit tillagd i gruppen kommer du att få frågorna inom 5 minuter efter att de har lagt till dig.
4. Om du har fått ett e-postmeddelande med frågor och vidarebefordrat till en annan kollega, är det möjligt att de redan har svarat på dina frågor för din räkning och tror att det var deras. Om detta händer, kontakta support help@andfrankly.comså hjälper vi dig att få dem återställda. Observera att ingen kan se dina tidigare resultat via länken på frågorna.
5. Om inget av ovanstående steg löser problemet, skicka oss ett email till help@andfrankly.com

Som medarbetare kan du få tillgång till dina frågor på flera sätt. Antingen via email, &frankly-appen eller genom att logga in på vår hemsida.

För att logga in via mobil-appen, gör såhär:

1. Gå till AppStore eller Google Play och sök efter "andfrankly" eller "&frankly" för att ladda ner appen. https://apps.apple.com/se/app/frankly/id911773424 eller https://play.google.com/store/search?q=%26frankly&c=apps