6 viktiga misstag att undvika i lönerevisionen

1. De fackliga organisationerna har inte tillgång till de anställdas löner 

Ingen lag säger att en arbetsgivare ska höja sina anställdas löner varje år. Kollektivavtal och individuella anställningsavtal kan säga något om hur lönejusteringar ska gå till. Löneuppgörelser efter kollektivavtal är ofta indelade i en central och en lokal del och den totala löneökningen utgörs av summan av de två delarna. Om företag som är bundna av ett kollektivavtal ska förhandla om lön med det fackförbund som är part i kollektivavtalet, har fackliga förtroendevalda rätt att ta del av sina medlemmars löner.  

I vissa fall kan facket få del av löner även för de som inte är deras medlemmar, men informationen är då ofta presenterat som medellön, medianlön, eller att uppgifterna är anonymiserade. Andra regler kan förekomma i kollektivavtal.  

2.  Lönesättningen görs godtyckligt 

Diskrimineringslagen ställer krav på att arbetsgivare ska göra lönekartläggning, och dokumentera arbetet (vid minst 10 anställda). Företag måste genomföra åtgärdsplaner för att jämna ut löneskillnaderna som beror på kön. Oönskad medieuppmärksamhet, minskat antal sökande samt medarbetare som upplever orättvis lönesättning och riskerar att lämna är bland de oönskade bieffekterna av att inte jobba med lönekartläggning.  

3. Potten fördelas på ett sätt som minskar engagemanget 

Inom den privata sektorn är det ganska vanligt att majoriteten av löneökningarna avtalas lokalt. Hur denna pott fördelas kan därför påverka hur motivationen hos medarbetarna utvecklas under året. En fördelning som motiverar att prestera mer kan ge företaget extra fart, men löneökningar kan också ha motsatt effekt. Detta skulle också kunna mätas. Regelbundna pulsmätningar på avdelningsnivå kan hjälpa till att se samband: Fick avdelningen mer eller mindre löneökning än genomsnittet för företaget och hur stämmer det överens med ökat och minskat engagemang under det följande året? En matchning mellan data kan vara en tillfällighet, men det är en indikation att ta med sig. ”Lönejusteringar baseras på den budget eller pott som avsatts för löneökningar. Det är vanligt att HR samlar löneöversikter i Excel-ark som sedan delas med lönesättande chefer. Dataunderlaget kring lönehistorik finns ofta i olika system som inte pratar med varandra vilket kan bli en utmaning för chefer när de ska sätta lön."
Kristin Grønn Ludvigsen, produktchef på Simployer

4. Lönedata läcker ut till obehöriga 

Som nämnts i punkt 1 finns det många utmaningar kopplade till vem som har rätt att få tillgång till vilka löneuppgifter. Just därför är det vanligt att HR-avdelningar delar upp löneöversikten i ett antal mindre kalkylblad som sedan distribueras till den enskilda lönesättande chefen. Häri ligger en stor felkälla. Antingen att fel namn kopieras in i fel kalkylblad, eller att uppgifter inte skyddas i mail eller skickas fel. Även senare i lönejusteringsprocessen är det vanligt att använda e-post för kommunikation, även detta är utmanande med tanke på GDPR.

LADDA NER: Lönerevision – steg för steg

5. Skrivfel i lönebesked och fel i löneutbetalningar 

I många verksamheter är det lika många kalkylblad i rörelse under lönerevisionen som det finns unika chefer. Det kan finnas många felkällor när potter och procentsatser ska simuleras i olika scenarier, fördelas och sedan summeras över avdelningarna. Om detta sedan flyttas in i Word-dokument för att skapa lönebesked kan det snabbt uppstå fel som kanske inte upptäcks förrän lönebeskedet kommer till medarbetaren för underskrift. I värsta fall förs även felet över till löneutbetalningen. Ju fler manuella uppgifter och parter inblandade, desto lättare är det för misstag och följdfel att uppstå.

6. Diskrepans mellan beslut och övergripande avsikter 

Vid lönerevision kan centrala mål och riktlinjer antas för vilka grupper som ska prioriteras, till exempel för att motivera arbetsgrupper som är viktiga att behålla och rekrytera. Samtidigt ska lokala potter fördelas utifrån individuella förutsättningar inom det enskilda området eller avdelningen. När detta ska samordnas och utvärderas kommer HR-avdelningens analyser att säga något om huruvida de övergripande intentionerna har omsatts till en praktisk lönepolitik. Mot slutet av en lång process finns det risk för att man glömmer att samordna eller följa upp analysens slutsatser. 

"Att skapa tydliga lönestrukturer i verksamheten, utvärdera och förankra lönekriterier, genomföra arbetsbedömningar, lönekartläggning och marknadsanalyser bör fortsätta löpande då det är viktiga delar i att arbeta strategiskt med lön."
Ida Ljungberg, HR-och arbetsrättsexpert på Simployer