Personalfester – vanliga frågor om intern representation

Innan vi tittar på frågorna ska vi kort redogöra för de övergripande skattereglerna kring personalfester.

Digitala personalfester

Efter coronapandemin är det många som fortfarande arbetar hemifrån. Frågan uppkommer därför fortfarande om man kan ha digitala personalfester eller konferenser utan beskattning av måltider. Tanken är då att de anställda ska äta "tillsammans" framför sina datorer.

För att fria måltider ska vara skattefria vid intern representation krävs dock att det handlar om gemensamma måltidsarrangemang. Man skulle kunna tycka att måltiderna är "gemensamma" när de anställda äter tillsammans framför sina datorer, men Skatteverkets uppfattning är att detta inte utgör gemensamma måltidsarrangemang, varför de anställda – enligt Skatteverket – ska beskattas för måltiderna. Kostförmånsschablonen är 100 kr per person under 2022, men höjs till 110 kr 2023.

Två avdragsgilla personalfester per år

Personalfester ses som intern representation, så länge det inte rör sig om sällskapsliv eller gästfrihet av personlig art.

För arbetsgivaren är två personalfester per år skattemässigt avdragsgilla. Vid dessa två fester får företaget avdrag för kringkostnader, till exempel lokalhyra, utgifter för musikunderhållning, nöjesaktivitet eller uppträdande, med högst 180 kr plus moms per person.

Om anställdas familjemedlemmar eller före detta anställda bjuds med på personalfesten så får man även avdrag för dessa. Med familjemedlem avses maka, make, sambo samt barn som ingår i hushållsgemenskapen.

Avdragsrätten omfattar sannolikt även uppdragstagare, till exempel styrelseledamöter och inhyrda anställda från bemanningsföretag.

För måltid får man inget inkomstskattemässigt avdrag. Vid de två avdragsgilla festerna får man dock göra avdrag för moms på en beloppsram som högst får uppgå till 300 kronor per person.
Skulle man inte bjuda på måltid utan bara enklare förtäring av mindre värde (var nu den gränsen går?) så får man även inkomstskattemässigt avdrag med högst 60 kr, under förutsättning att förtäringen kostar högst 60 kr exkl moms per person.

Kan man ha fler än två fester?

Vad händer om ett företag anordnar fler än två personalfester ett visst år?

SVAR:
De allra flesta företag har förmodligen personalfester vid betydligt fler tillfällen än två under ett år. Det kan röra sig om avtackningar, kick-off, avdelningsaktiviteter, firande eller gemensamma måltider i andra sammanhang. Normalt blir kostnaderna för dessa överskjutande personalfester inte avdragsgilla för arbetsgivaren. Avdragsrätten gäller ju bara för två fester per år. De anställda slipper dock normalt beskattning.

Det hänger samman med att personalfester ses som intern representation. Måltider vid intern representation är nämligen skattefria för de anställda, under förutsättning att sammankomsterna är tillfälliga och kortvariga. Det krävs också att måltidsarrangemangen är gemensamma.

För att sammankomster ska anses tillfälliga får de inte hållas regelbundet med för korta mellanrum. Det bör i vart fall gå minst två veckor före och efter sammankomsten, utan någon annan intern representation, för att den ska anses vara tillfällig.

En skattepliktig måltid värderas enligt schablon till 100 kr under 2022. (Beloppet höjs till 110 kr 2023.) Observera dock att om det inte har tillhandahållits någon egentlig måltid, utan bara till exempel alkohol med snacks, så ska förmånen värderas till marknadsvärdet.

Att erbjuda de anställda fredagsöl varje fredag innebär alltså dels en skattepliktig förmån, eftersom det sker för ofta för att kunna vara skattefritt, och dels att denna förmån ska värderas till marknadspris.
Om det blir aktuellt att förmånsbeskatta en anställd så blir utgiften för förmånen avdragsgill som en personalkostnad. I sådana fall blir även momsen en kostnad, och får alltså inte dras av som moms.

Vad händer om det blir fel?

Vilka blir då skattekonsekvenserna om ett företag bjuder sina anställda på alkohol varje fredag?

SVAR:
Företaget har tillhandahållit en skattepliktig förmån som ska värderas till marknadsvärdet, se frågan ovan. Skulle så inte ha skett kommer – vid en kontroll – någon beskattning av de anställda i praktiken förmodligen inte att bli aktuell. Dels beror detta på att det kan vara svårt att utreda vem som ska beskattas för vad, och dels blir beloppen i regel för små för att det ska vara motiverat för Skatteverket att upptaxera var och en.

Arbetsgivaren kommer dock med största sannolikhet att påföras underlag för arbetsgivaravgifter på värdet av den inköpta alkoholen, och förmodligen också skattetillägg.
Observera dock att i ett mindre fåmansföretag kan det inte uteslutas att företagsledaren beskattas för värdet av inköpt alkohol som lön.

Hur hanteras en avtackningsmiddag?

En person som ska sluta bjuds på avtackningsmiddag. Ska deltagarna förmånsbeskattas för måltiden? Krävs någon viss minsta anställningstid? Måste alla anställda erbjudas att delta?

SVAR:
Middagen ses skattemässigt som en personalfest. Det gäller oavsett den avtackades anställningstid. Anställningstiden har bara betydelse när det gäller en eventuell skattefri minnesgåva, där Skatteverket anser att sex års anställning krävs.

Företaget får bara avdrag för två personalfester per person och år, vilket innebär att man inte får något avdrag alls om man sparar avdragsrätten till exempelvis sommar- och julfesterna.
De närvarande slipper dock beskattning för måltiderna om man inte har intern representation för ofta.
Det finns inte något krav på att en personalfest omfattar en hel avdelning eller alla anställda. Den som ska avtackas kan till exempel själv få välja vilka kolleger som ska få delta vid en avtackningsmiddag. Det ses fortfarande som en personalfest.

Är alla festaktiviteter skattefria?

Är alla arbetsgivarbetalda aktiviteter i samband med personalfester skattefria för de anställda? Finns det någon gräns?

SVAR:
Frågan har inte prövats i praxis. Mycket talar dock för att normala, inte alltför påkostade, aktiviteter som arbetsgivaren bekostar vid en personalfest bör kunna ses som skattefria. Det förutsätter sannolikt att aktiviteterna inte anordnas för ofta; kanske bara några få gånger under året.

Ytterligare en förutsättning för skattefrihet är förmodligen att aktiviteterna är gemensamma för personalen. Om arbetsgivaren vid ett och samma tillfälle bekostar t ex ett teaterbesök för två anställda, en fotbollsmatch för tre anställda samt konsertbiljetter för fyra anställda lär risken för förmånsbeskattning vara stor.

Separata aktiviteter borde dock kunna ses som personalvård, även om de anställda skulle delas upp t ex på olika ”friskvårdsstationer”, om aktiviteterna senare avslutas med en gemensam middag eller liknande.

Kan alkohol ses som personalvård?

Vad gäller om arbetsgivaren, för att fira en stor order, bjuder samtliga anställda på champagne?

SVAR:
Alkohol ryms inte inom personalvård. Sammankomsten ses istället som en personalfest, vilket innebär skattefrihet för de närvarande, om sådan intern representation inte förekommer för ofta. Arbetsgivaren får inget avdrag alls för alkoholen, om avdragsrätten sparas till de två skattemässigt avdragsgilla personalfesterna per år.

Dokumentation vid personalfest

Måste man anteckna namnen på samtliga närvarande vid en gemensam lunch på företaget för att fira exempelvis ett försäljningsrekord? Blir lunchen skattepliktig?

SVAR:
Kravet på dokumentation är till för att säkerställa avdragsrätten. Firandet av ett försäljningsrekord lär ses som en ej avdragsgill personalfest, vilket innebär att samma höga krav på dokumentation som vid avdragsgill representation inte kan ställas. Lunchen blir skattefri för de närvarande, under förutsättning att intern representation inte förekommer för ofta.

Mat som inte äts under personalfesten

Inför en personalfest beställs mat som bedöms räcka till 110 personer från ett cateringföretag. På festen kommer bara 80 personer. Cateringföretaget fakturerar dock för 100 portioner. Hur blir det med avdragsrätten?

SVAR:
Inte heller denna fråga har prövats i praxis. Vår bestämda uppfattning är dock att avdrag medges med momsen på en beloppsram om högst 300 kr gånger antalet inbjudna personer, dvs 110.
Observera dock att om de överblivna måltiderna sparas och serveras till personalen dagen efter personalfesten så uppkommer ju en skattepliktig kostförmån. Kostnaden blir då avdragsgill som personalkostnad, och momsen ingår i denna kostnad. Momsen blir då inte avdragsgill som moms.