Viktigt vägval - så blir chefernas arbetsbörda lättare

Coronapandemin har pågått i ett år. Ett långt och tungt år, inte minst för chefer. I en undersökning av Chef uppger 64 procent av de tillfrågade cheferna att de nu drar ett tyngre lass mätt i arbetstid. Det är något som vi på Simployer också känner igen med våra chefskontakter.

Ökat stödbehov i det nya normala

Under pandemin har vi märkt av ett kraftigt ökat behov av stöd. Både ledare och HR har varit tvungna att hantera yttre faktorer som har krävt omfattande interna förändringar. Man har behövt ta beslut och effektuera dem i en väldigt snabb takt. För vissa branscher har det gått fantastiskt bra medan andra fortfarande kämpar för att klara sig. Oavsett vilket så har alla behövt göra stora omställningar och förändringar. Under året har de flesta processer behövt skötas på distans som nyanställningar, onboarding, kortidspermitteringar och permitteringar för att fylla luckor vilket har gjort att många ledare behövt jobba i ett högtrycksläge.

I backspegeln har vi kunnat urskilja tre olika faser under coronaåret som gått.

Först krisfasen vid pandemins början, som kretsade kring att ta och genomföra snabba beslut och hålla koll på att medarbetare mådde bra. Mycket handlade om att förstå och tillämpa nya regler. Våra experter fick informera för full maskin.

Sedan följde en tid med anpassningar. Hemmakontoret tog form och chefer försökte få distansarbete att fungera smidigt för medarbetare och team i verksamheten. Mycket av frågorna handlade om arbetsgivaransvar och arbetsmiljö.

Framtiden betyder digitalt årshjul

Nu ser vi att många verksamheter är på väg in i en tredje fas, med en ny vardag där mycket är förändrat för gott. Det är dags att byta pausläget mot ”play”. Årshjulet måste börja rulla igen men vara digitalt anpassat. Nya former och rutiner för sådant som medarbetarsamtal, lönesamtal, feedback, möten och konferenser behöver sättas långsiktigt för att passa det nya normala.

Här gäller det att se till att det nya årshjulet inte blir ett stressande hamsterhjul för chefer. Ledare som har sett sin arbetsbörda öka under coronapandemin behöver få den att bli normal igen.

När den nya digitalt anpassade arbetsvardagen tar form behöver chefer vara aktiva och involverade. Det gäller att vara öppen själv mot sin chef, beskriva sin situation och tala om när stöd behövs.

HR ansvarar för att undersöka vilket stöd chefer i organisationen behöver. Kanske behövs hjälp att se över och ta fram effektiva rutiner, processer och verktyg? HR får en möjlighet att ta en strategisk roll och bli processledare när det nya normala tar form.

Digitala verktyg hjälper till att minska oro

HR har också ansvaret för att ta pulsen på verksamheten och ge chefer övergripande koll på hur alla mår. Det är extra viktigt i tider av förändring. Digitala verktyg kan hjälpa till med det och lyfta bort en del press och oro från chefer som istället får konkreta data att agera utifrån.

Att team och medarbetare har hanterat nya arbetssätt bra så här långt är ingen garanti för att det kommer att fortsätta så. Det är ledarens ansvar att hålla koll och se till att avdelningen klarar av att fortsätta med distansarbete och då behövs rutiner och verktyg som är digitalt anpassade.

När vardagen i det nya normala tar form är det också viktigt att vara tydlig med var ansvar och mandat landar och var gränsdragningarna går när rutiner och processer stöps om i ny digital form.

Ansvar som inte ligger hos chefer landar ofta på HR och då är det viktigt att chefen får veta hur långt hens ansvar sträcker sig och när chefens chefer eller HR tar vid. Om du som chef upplever att din arbetsbörda ökat så är det gränssnitten du ska se på – vad kan du dela upp, eller flytta över?

3 tips för att bygga en hållbar chefstillvaro i nya digitala rutiner

1. Utvärdera era digitala rutiner
För många tog de digitala arbetssätten och rutinerna form under förra årets turbulenta coronavår. Nu behöver mötesformer, forum och tvärfunktioner ses över igen – för att fungera långsiktigt när årshjulet och den nya vardagen rullar igång.

2. Se över hur er information och kommunikation blir effektiv
Hur kan kommunikationen stärka "vi-känslan" i verksamheten i en digital arbetsvardag. I informtionsglapp kan grupper bygga ett svar på egenhand som så småningom blir en sanning och då kan det bli väldigt fel.

3. Både hårt och mjukt behöver fungera digitalt
All från att tillgängliggöra mallar och personalhandböcker till det mänskliga, som att se till att alla medarbetare mår bra.

Denna artikel publicerades först på Chef.se i samarbete med Simployer