Motion och friskvård – vad är viktigt att tänka på?

En arbetsgivare kan göra mycket för sina anställda som faller inom ramen för skattefri motion och friskvård. Men för att undvika onödiga kostnader och för att syftet med motionen och friskvården ska bli det avsedda, finns det en del saker du behöver tänka på.
Lennart Salomonsson, Skatteexpert
schedule den 31 oktober 2022
Lästid: 3 Minuter

1. Erbjud samtliga anställda de aktuella aktiviteterna

Både friskvårdsbidrag och förmån av fri motion och friskvård (naturaförmån) blir skattepliktiga om någon anställd, till exempel en vikarie eller en provanställd, utestängs från möjligheten att motionera på samma villkor under den period han eller hon är anställd. Det årliga friskvårdsbidraget för dessa tillfälligt anställda personer kan proportioneras utifrån anställningstiden.

Enligt Skatteverket måste alla som är i ”aktiv tjänst” omfattas av erbjudandet om motionen och friskvården. Det betyder att till exempel den som är tjänstledig för studier eller andra angelägenheter inte behöver erbjudas.

Att även de som är föräldralediga eller sjukskrivna dock bör omfattas av erbjudandet är numera Skatteverkets uppfattning. Om sådana anställda skulle undantas riskerar alltså friskvårdsbidragen respektive den fria motionen eller friskvården att bli skattepliktig för de övriga anställda.

2. Garantera inte den fria motionen och friskvården

Ett anställningsavtal är ett avtal mellan arbetsgivaren och den anställde. För att göra ändringar i ett anställningsavtal krävs därför en omförhandling av avtalet.

Av den anledningen bör möjligheten till förmån av fri motion och friskvård inte skrivas in i anställningsavtalet utan istället erbjudas ensidigt av arbetsgivaren, till exempel i företagets personalhandbok. Om arbetsgivaren av någon anledning skulle vilja dra in förmånen, till exempel på grund av kostnadsinbesparingar, kan detta då göras utan vidare.

3. Låt endast utvalda aktiviteter omfattas av erbjudandet

Ju fler motions- och friskvårdsaktiviteter som arbetsgivaren erbjuder desto större blir administrationen. Genom att styra utbudet till vissa bestämda aktiviteter riskerar arbetsgivaren inte heller att någon aktivitet kanske skulle komma att bedömas vara skattepliktig.

4. Stå endast för en del av kostnaden

Om de anställda själva är med och finansierar sina motions- och friskvårdsaktiviteter – kontant eller genom nettolöneavdrag – är chansen större att de också deltar i dessa och därmed uppfyller arbetsgivarens mål med den fria motionen och friskvården.

Finansieringen kan också gå till så att den anställde först köper sitt motionskort. Därefter lämnar den anställde in kvittot till arbetsgivaren som sedan betalar ut en ersättning för utlägget motsvarande friskvårdsbidraget samt behåller och bokför kvittot. En kopia av kvittot torde räcka när det handlar om det skattefria friskvårdsbidraget.

Observera dock att arbetsgivaren – vad gäller bokföringen – i en utläggssituation ska bokföra underlaget så som det togs emot av den anställde, det vill säga i original. Anledningen är att det i denna situation är fråga om arbetsgivarens kostnad för fri motion och friskvård.

Det är alltså – för bokföringen – inte tillräckligt att den anställde lämnar en kopia av kvittot, eller skannar in detta, och sedan lämnar detta underlag till arbetsgivaren. Detta torde däremot räcka när det handlar om utbetalning av ett skattefritt friskvårdsbidrag.

5. Se till att utläggskvittona uppfyller kraven för momsavdrag

För att arbetsgivaren ska kunna få avdrag för eventuell ingående moms krävs att vissa uppgifter finns med på kvittot eller fakturan. Detta är särskilt viktigt att tänka på när de anställda gör utlägg för motionen och och friskvården.

På fakturan respektive kvittot måste säljarens namn, adress och organisationsnummer framgå. Samma gäller köparens (arbetsgivaren eller den anställde) namn och adress. Även vad som sålts, kostnaden och momsskattesatsen respektive momsbeloppet ska vara specificerade på fakturan.

Vid så kallad förenklad faktura (faktura eller kvitto på högst 4 000 kronor inklusive moms) är det dock tillräckligt att endast datum, säljaren, vad som sålts samt den aktuella momsen, eller uppgift som gör att denna kan beräknas, framgår av fakturan eller kvittot.

Undvik fri motion och friskvård via anställdas egna autogirobetalningar. Dessa ses inte som utlägg, utan de utbetalda beloppen utgör kostnadsersättningar för vilka arbetsgivaren inte får något avdrag för momsen.

6. Låt inte bruttolöneavdrag vara ett krav för förmånen

En av förutsättningarna för att en personalvårdsförmån, till exempel motion och friskvård, ska vara skattefri är att förmånen inte kan bytas mot kontant ersättning. Bruttolöneavdrag jämställs med ett sådant byte.

Om anställda som inte väljer friskvårdsbidrag eller förmån av fri motion och friskvård istället skulle få högre lön med ett belopp som motsvarar motionsbidraget eller kostnaden för förmånen blir bidraget respektive förmånen alltså skattepliktigt även för dem som accepterar erbjudandet.

7. Tänk på att belöningar oftast är skattepliktiga

Det förekommer att anställda som uppfyller uppsatta mål för den fria motionen blir belönade av sina arbetsgivare. Det kan till exempel handla om att de får biobiljetter, trisslotter, behålla stegräknaren eller bjuds på en måltid för hela familjen.

Sådana belöningar jämställs med ersättning för utfört arbete och är därmed skattepliktiga och ligger till grund för arbetsgivaravgifter.

Att få motionera på arbetstid är däremot skattefritt. Samma gäller om anställda som uppfyller vissa uppställda motionsmål till exempel får sluta två timmar tidigare någon dag i månaden utan löneavdrag eller belönas med en extra semesterdag.

Få fler intressanta artiklar – direkt till din inkorg

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev Simployer Info. Det bästa från oss inom lön, skatt och moms en gång i månaden – enklare kan det inte bli. 👍



Dela sidan: