Men tyvärr inte särskilt länge. För ju närmare lunch vi kommer så tar de oplanerade arbetsuppgifterna över. Samtalen, mejlen, mötena… helt plötsligt är det fredag igen och den bekanta känslan av att inte hunnit med infinner sig. Att göra-listor är bra när det gäller att skapa struktur över sin arbetsdag. Men evighetslånga listor som aldrig bockas av motverkar sitt syfte. Och när vi inte hinner med så försöker vi att jobba snabbare. Vi äter framför datorn och rusar från möte till möte där vi fyller på listan ytterligare. För att få ett stopp på den här negativa spiralen så behöver vi bromsa och ta ett steg tillbaka. Istället för att försöka jobba ikapp så är det prioritering som gäller.
Så här återfår du kontrollen över din att göra-lista:
1. Skriv ner allt du behöver veta
Utelämna inget och sätt en deadline: långsiktigt eller sprint?
2. Sortera efter relevans
Bryt ner komplexa projekt till små bitar. Svara på frågorna:
- Vilken skillnad gör det här för ert företag eller för dina medarbetare?
- Hur viktigt är det här enligt din chef eller projektledare?
- Är det här något du brinner för och som kommer att ge dig energi?
3. Gör en Eisenhower-matris
Dela in dina sysslor i en matris på fyra rutor. Den horisontella axeln står för hur bråttom det är. Den vertikala axeln beskriver hur viktigt det är.
4. Kategorisera dina uppgifter
Stoppa in varje sak du ska göra i matrisen. Du kommer troligtvis upptäcka att du ägnar alldeles för mycket tid till fel sak.
- Bråttom och viktigt: Gör det nu
- Bråttom, inte viktigt: Gör inte alls
- Viktigt, inte bråttom: Bestäm när du ska göra det
- Inte viktigt, inte bråttom: Gör det inte alls
5. Sätt en rimlig deadline
Många sätter en deadline baserat på när de vill att det ska vara färdigt snarare än när det faktiskt kan bli färdigt. Kommunicera dina deadlines till dem det berör, så kan du arbeta i lugn och ro.
6. Få det gjort
Stäng av din telefon och mail, stäng in dig i ett tråkigt mötesrum och bara kör.
