Den här artikeln är publicerad för mer än ett år sedan
Var uppmärksam på att lagar och regler ändras med jämna mellanrum. För att vara säker på att du alltid har korrekt och uppdaterad information tillgänglig rekommenderar vi att du abonnerar på något av våra Expertstöd. Jag vill ta steget mot en enklare arbetsvardag!
Ett rehabiliteringsärende kan bli en lång process. Det viktigt att rehabiliteringen görs på rätt sätt för att underlätta medarbetarens återgång i arbete.
Det nya kravet på en rehabplan/plan för återgång i arbete ofta kallad rehabplan som började gälla 1 juli 2018 syftar till att arbetsgivaren och den anställde snabbt ska komma igång med rehabiliteringsarbetet för en återgång till arbetet för den anställde. En arbetsgivare som inte har en fungerande rehabiliteringsverksamhet bryter mot arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter. För de fall den anställde sägs upp kommer domstolen att pröva om rehabiliteringsinsatserna varit tillräckliga. Det är då upp till arbetsgivaren att bevisa vilka åtgärder som har vidtagits. Den plan på återgång i arbete som organisationen tillsammans med den anställde har tagit fram visar vid en sådan prövning hur ni har arbetat med rehabilitering av den anställde.
Men hur ska en arbetsgivare då göra när en medarbetare blir långtidssjukskriven – var börjar man? Vi utgår från olika exempel för att kunna förklara hur ett ärende med en sjukskriven medarbetare bör hanteras:
Du som HR-ansvarig har precis fått signaler att en anställd inte verkar må bra. Vad bör din första rekommendation vara till ansvarig chef?
Ett första inledande samtal
Ansvarig chef bör ta ett första samtal med den anställde för att ta reda på hur hen mår. Om du som HR-ansvarig tidigare har haft kontakt med den anställde kan ett första samtal också gå igenom dig, om du tillsammans med ansvarig chef bedömer att det är bäst. Det viktiga är att en person som ni bedömer lämplig tar kontakten.
Se också till att det finns tillräckligt med tid. Var tydlig med att orsaken till samtalet är den anställdes hälsa och ge den anställde tid att svara på frågor. Det är viktigt att se till att den anställde känner sig trygg och har möjlighet att påverka situationen. Se även till att dokumentera samtalet för att se förbättringar eller försämringar av måendet över tid. Den anställde är skyldig att aktivt medverka för att klarlägga hens behov av rehabilitering.
Uppmuntra också chefer att vara uppmärksamma på tidiga tecken på att en anställd inte mår bra. Ett exempel kan vara att den anställde drar sig undan, presterar sämre, är lättirriterad, har återkommande korttidsfrånvaro eller har koncentrationssvårigheter. Det är upp till arbetsgivaren att se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning. Kravet på kunskap följer av Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö som innebär bland annat att chefer och arbetsledare ska utbildas i dessa frågor.
Har din organisation utbildat och tagit fram riktlinjer för hur chefer ska agera vid tecken på ohälsa? Finns det rekommendationer för vilka frågor som ska ställas vid ett inledande samtal? Detta bör i annat fall tas fram. För vissa chefer ingår uppföljning av ohälsa och samtal som en naturlig del av vardagen, men det är ändå alltid bra att ha riktlinjer på plats. Särskilt för att säkerställa att dokumentation av uppföljningen sker när så är nödvändigt.
En annan anställd har varit frånvarande i mer än 14 dagar. Du har anmält detta till Försäkringskassan. Vad gör du?
Rehabplan – Ta fram plan för återgång i arbete
Från och med den 1 juli 2018 är arbetsgivaren i vissa fall skyldig att upprätta en rehabplan, en plan för återgång i arbete – om det kan antas att den anställdes arbetsförmåga kommer att vara nedsatt under minst 60 dagar. Ni ska då senast den dag som den anställdes arbetsförmåga har varit nedsatt under 30 dagar ha upprättat en rehabplan/plan för återgång i arbete. Redan tidigt under sjukskrivningen är det därför viktigt att sätta igång processen.
Om den anställde inte kan medverka i att ta fram en rehabplan arbete ska ni se till att dokumentera detta och sedan upprätta en plan när det är möjligt. Det är därför viktigt att löpande ha kontakt med den anställde för att stämma av hens tillstånd.
En plan behöver inte upprättas om det är uppenbart att den anställde aldrig kommer att kunna återgå i arbete, exempelvis vid allvarlig olycka eller sjukdom.
HR bör lämpligen bistå och bidra genom att tillsammans med ansvarig chef ta en aktiv roll i denna del av rehabiliteringen. Vid behov kan ni även ta hjälp av företagshälsovård, särskilt om ni inom den egna organisationen inte har den kunskap som krävs. Se även till att ha en dialog med den anställde om vilka personer som hen tycker ska delta vid rehabiliteringen.
De frågor som normalt tas upp i en rehabplan är:
- Möjlighet till att arbeta viss tid (deltidssjukskrivning)
- Anpassning av arbetsplatsen eller arbetsuppgifter
- Omplacering, tillfällig eller permanent
- Behov av arbetstekniska hjälpmedel
- Behov av utbildning/omskolning till andra arbetsuppgifter hos arbetsgivaren
- Behov av andra arbetsplatsinriktade rehabiliteringsinsatser som företagshälsovården eller annan leverantör av rehabiliteringstjänster kan tillhandahålla
- Hur kontakten med arbetsplatsen ska se ut under pågående sjukskrivning
- Vid vilka tider som insatser ska göras och hur arbetsgivare och den anställde ska följa upp planen
Se till att hela tiden hålla planen uppdaterad efter avstämningar med den anställde. Det är viktigt att beskriva mål, överenskommelser och hur ansvarsfördelningen ser ut mellan inblandade personer. Genom att kontinuerligt objektivt beskriva händelser och åtgärder samt dokumentera dessa kan ni som arbetsgivare visa att rehabiliteringsansvaret fullgjorts. Se även till att dokumentera när uppföljningar sker och vad som har diskuterats under dessa.
Trots upprepade försök har den anställde inte kommit tillbaka i arbete och du som HR får frågan när, eller om, en anställd kan sägas upp trots att hen är sjukskriven.
Hur långt sträcker sig ansvaret för rehabilitering?
Som huvudregel har en anställd som är sjuk ett förstärkt anställningsskydd och ska inte kunna sägas upp på grund av sjukdom. Om den anställdes arbetsförmåga är så nedsatt att hen inte kan utföra något arbete av betydelse för arbetsgivaren kan det utgöra saklig grund för uppsägning av personliga skäl. Innan så kan ske måste arbetsgivaren ha sett till att utreda och vidta åtgärder.
Arbetsgivaren ska ha utrett vilken arbets(o)förmåga (huvudsakligen medicinsk) den anställde har. Arbetsgivarens möjligheter att erbjuda fortsatt arbete genom omplacering, lediga tjänster, andra arbetsuppgifter med mera ska utredas och en bedömning av vilka åtgärder som är skäliga och möjliga såsom anpassningar, arbetsträning och utbildning ska ske. En väl genomförd rehabiliteringsplan är ett bra hjälpmedel i detta arbete.
Arbetsgivaren måste vidta omfattande åtgärder för att fullgöra rehabiliteringsskyldigheten och undvika uppsägning. Hur omfattande åtgärderna måste vara varierar beroende på arbetsgivare samt arbetsplatsens storlek och resurser. Om det är oklart om rehabiliteringsskyldigheten har fullgjorts går det ut över arbetsgivaren. Det gäller därför att säkerställa att arbetsgivaren gjort det som krävs, exempelvis genom en arbetsförmågebedömning eller kompletterande läkarintyg som påvisar att arbetsförmågan är nedsatt på ett sätt som gör att den anställde inte kan utföra något arbete av betydelse.
Den anställde ska hela tiden aktivt medverka i de rehabiliteringsinsatser som arbetsgivaren erbjuder och har en upplysningsskyldighet så att arbetsgivaren kan utreda och vidta adekvata åtgärder, utifrån den enskildas hälsotillstånd. Om inte den anställde aktivt medverkar i sin rehabilitering kan det bli aktuellt med att säga upp den anställde. Det är dock viktigt att först konstatera att den anställdes förmåga att medverka inte hänger samman med hens sjukdom.
Vid en eventuell prövning om uppsägning och om arbetsgivaren har fullgjort sitt rehabiliteringsansvar visar praxis att arbetsgivarens rehabiliteringsansvar är långtgående. Alla tänkbara alternativ och åtgärder för anställningens fortsättande ska ha uttömts. Det är därför viktigt att inte vänta för länge med att påbörja rehabiliteringsarbetet för att den anställde ska kunna återgå i arbete så snart som möjligt – och därmed förhoppningsvis undvika att komma i en uppsägningssituation.
När en anställd är tillbaka på jobbet
När en organisation får tillbaka en anställd efter en sjukskrivning känns det alltid bra. För att inte riskera att en anställd faller tillbaka i samma mönster, till exempel vid arbetsrelaterad stress, är det viktigt att ha uppföljningar med en anställd kontinuerligt. En lösning kan vara att en anställd har uppföljning med företagshälsovården, men behovet måste bedömas från fall till fall. Arbetet med uppföljning av hur en anställd mår slutar därför inte på grund av att denne är tillbaka på arbetet. Skulle det vara så att en anställd blir sjukskriven på nytt, kan man många gånger utgå från det tidigare arbetet som har gjorts och vad som fungerade bra. Hur länge handlingar ska sparas från en rehabilitering måste dock bedömas utifrån varje enskilt fall. Handlingarna ska inte sparas längre än nödvändigt.
Arbetet med arbetsrelaterad ohälsa är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Precis som gäller annat arbetsmiljöarbete ska detta arbete utvärderas löpande. Arbetsmiljöverket beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetet i fyra steg:
- Undersök arbetsmiljön.
- Bedöm riskerna.
- Åtgärda riskerna och skriv en handlingsplan för arbetet framöver.
- Kontrollera att åtgärderna har fungerat.
Chefer och anställda som varit delaktiga vid en rehabilitering kan många gånger vara del av att utvärdera organisationens arbete med arbetsrelaterad ohälsa. Har ni riktlinjer och rutiner på plats? Vilka rutiner och riktlinjer fungerade bra och inte? Detta för att hela tiden systematiskt arbeta med och följa upp arbetet med arbetsrelaterad ohälsa inom organisationen.
Har ni koll på era rutiner för rehabilitering?
Arbetsgivarens ansvar för rehabilitering innebär att det ska finnas riktlinjer och rutiner för hur rehabiliteringsärenden ska hanteras. Det är dessutom viktigt att det i dessa riktlinjerna framgår vem inom organisationen som gör vad i rehabiliteringsprocessen. I större organisationer brukar normalt närmsta chef vara den person som gör de första insatserna. Detta måste dock anpassas efter situationen i det enskilda fallet, eftersom personkemi när det gäller dessa typer av insatser kan vara viktig. Chefer ska känna till vilka rutiner som finns på plats, men du inom HR-organisationen kan behöva säkerställa att cheferna verkligen har tagit till sig vilket ansvar de har. Det är också viktigt att den som ska rehabiliteras känner sig involverad och delaktig i rehabiliteringsprocessen för att utfallet ska bli så bra som möjligt.
Följande riktlinjer och rutiner kring rehabilitering bör finnas och vara uppdaterade på arbetsplatsen:
- Mål för rehabiliteringsarbetet
- En organisation för rehabiliteringsarbetet där ansvarsfördelningen framgår
- Vilken kompetens som finns inom organisationen och angivna kontaktpersoner
- Rutiner för tidiga kontakter med sjukskrivna och anställda med återkommande korttidsfrånvaro
- Rutiner för undersökning av rehabiliteringsbehov och framtagande av planer för återgång i arbete
- Rutiner för kontakter med myndigheter, företagshälsovård med flera
- Rutiner för handledning, eventuell omplacering eller utbildning
- Samverkan med de anställda och deras företrädare
- Rutiner för kontroll, uppföljning och utvärdering
- Ekonomiska resurser för rehabiliteringsarbetet, exempelvis ska de som arbetar med rehabilitering ha de resurser som krävs och de kunskaper som behövs
- Hur dokumentationen ska utformas och följas upp
