Men om du undviker att göra det finns en stor risk att det blir ännu värre ... ”Det största problemet är att vi väntar för länge med att lämna fram budskapet, så att det problemet kanske växer. Det skulle till exempel kunna bli så att andra medarbetare börjar uppfatta dig som en chef som inte tar itu med problem”, säger Anders Börjesson, företagskonsult på IHM Business School, i ett samtal med Vision.se.
Hur kan du förbereda dig inför ett jobbigt samtal? Här kommer några tips:
Sätt dig in i den andras situation
Försök att tänka dig in i den andra personens situation. Vad kan det vara för faktorer som får honom eller henne att uppträda/säga så som han eller hon gör? Vad vill hen ha ut av situationen? Genom att tänka så här kan du skapa en win-win-situation och föra fram budskapet lugnt och sakligt.
Fokusera på att skapa värde
Att konfrontera någon betyder inte att man möter någon med ett fientligt uppsåt. Analysera vad du verkligen vill uppnå med samtalet. Om det finns en stor risk att samtalet kommer att såra den andra, kan du se på det ur en annan synvinkel?
Håll dig till fakta
Se till att hålla fokus på syftet och målet med samtalet. Påminn dig om vad som hänt. Beskriv och ta ansvar för din del av situationen. På så vis undviker man att oönskade mönster upprepas. Var respektfull och sätt dig in i den andra personens situation – hur skulle du vilja att någon behandlade dig vid ett liknande tillfälle?
Förstå varför samtalet är viktigt för dig
När du står inför ett besvärligt samtal ska du fråga dig själv varför du måste ha det. Är det verkligen svårare att ta samtalet än att behålla situationen som den är? Genom att svara på den frågan kanske du upptäcker att samtalet inte är så svårt när allt kommer omkring.
Visa att du bryr dig
Det är alltid klokt att vilja den andra personen väl. Ett av våra grundbehov är att bli sedda och få omsorg. Visa att du bryr dig om den andras synpunkter och släpp inte taget om din medkänsla under samtalet.
Icke-konfrontativ kommunikation
Om du börjar meningarna med ”Jag” minskar risken för kritik, fördömanden och skuld och gör att du lättare kan behålla fattningen. Börja först med att beskriva den andras beteende: ”När jag hör dig säga …” Förklara sedan hur du reagerar: ” ... så upplever/tänker jag ...”. Fortsätt med konsekvensen av den andras beteende: ”Det gör att …” Jag-budskap uppmuntrar den andra personens vilja att hitta lösningar och uppnå en konstruktiv förändring utan konflikt.
Ta det inte personligt
Försök att hitta fram till ”sanningen” och få samtalet att handla om den. Håll dig, som sagt, till fakta. Antagligen har problemet inte med dig att göra – så varför ta det personligt? Hur den andra personen reagerar är ju hans eller hennes ansvar. Det enda du kan göra är att vara ärlig och dig själv, medan ni försöker komma fram till en lösning. Ta det där jobbiga samtalet nu!
