Viktiga tips för dig som ska planera höstens kickoff

Vad är syftet med konferensen?

I vilket syfte ska konferensen anordnas? Visa att ni har funderat över vilken ekonomisk nytta ni förväntas få av konferensen. Det kan handla om diskussioner om företagets mål, nya produkter eller andra nysatsningar. Det är viktigt att kunna visa vilken anknytning konferensen har till er verksamhet.

Programmet är A och O

Upprätta ett så tydligt och detaljerat program som möjligt redan före konferensen. Programmet bör utvisa hur konferensdagen – eller dagarna – kommer att vara upplagda. De olika programpunkterna, vem eller vilka som är ansvariga, grupparbeten, eventuella studiebesök och ledig tid för egna aktiviteter samt klockslag för de olika programpunkterna. Var specifika! Ju mer allmänt hållet programmet är desto större är risken för beskattning av de anställda. 

Teambuilding?

Ska inslag av teambuilding ingå för att stärka sammanhållningen bland personalen? Ett gott råd är då att anlita en professionell ledare, till exempel en organisationskonsult, som leder övningarna. Inslag av olika lagtävlingar, exempelvis hinderbana, forsränning eller bergsklättring riskerar att påverka den totala bedömningen av konferensen negativt.

Arbetstid

En gyllene regel är att se till att uppnå 6 timmars konferens-/arbetstid per hel konferensdag. På så sätt uppfylls kravet på att konferensen har innehållit en huvudsaklig del effektivt arbete.

En internkonferens ingår i personalens arbetsuppgifter. Det bör därför i princip vara obligatoriskt för de berörda anställda att delta.

Var ska konferensen äga rum?

Om konferensen anordnas på en ort utomlands är det särskilt viktigt att ha hållbara argument för den ort man valt. I många fall är det inte dyrare att anordna en konferens utomlands än i Sverige. Det kan då vara vettigt att kunna visa en sådan kostnadsjämförelse. Tänk också på att konferensresor till till exempel Alperna eller någon skidort i Sverige under vintern kan medföra att Skatteverket vid en kontroll kommer att granska upplägget extra noga.

Vad ska du undvika?

Undvik att stå för de anställdas liftkort, skidhyra, skidguide, skoterfärder, slädturer, sightseeing eller nattklubbsbesök m m under konferensen. Det påverkar helhetsintrycket av konferensen på ett negativt sätt. Vissa arbetsgivarbetalda nöjen är naturligtvis OK, så länge inte inslagen blir för dominerande.

Undvik också att låta de anställdas makar eller sambor följa med på internkonferensen. Även om de anställda eller de medföljande själva skulle stå för samtliga merkostnader som uppkommer finns det en stor risk att resan delvis kommer att ses som en nöjesresa. 

Personalfest under konferensen?

Om exempelvis en konferenskväll skulle domineras av underhållning kan det inte uteslutas att konferensen – i denna del – ska ses som en personalfest. Arbetsgivaren får då avdrag för utgifterna enligt reglerna om personalfest.

Tänk på att avdrag får göras för högst två personalfester per person och år. Om ni normalt har två personalfester per år innebär det alltså att utgifterna för en sådan ”extra” personalfest under en konferens inte blir avdragsgilla. För personalen är dock måltiderna skattefria även under den tredje personalfesten. Det gäller även eventuella kringaktiviteter.

Att göra efter konferensen

Sammanställ ett protokoll med sammanfattande anteckningar efter konferensens slut som visar vad som faktiskt avhandlades under konferensen. Detta är ett mycket bra sätt att i efterhand – vid en eventuell kontroll – kunna visa att konferensen har medfört en ekonomisk nytta för företaget.