Digital anställningsprocess för det nya normala

Med en effektiv, smidig och säker anställningsprocess kan ni ta tillvara på den höga motivationsgraden en ny medarbetare känner inför sitt nya jobb. Genom att digitalisera anställningsavtalen går det snabbare att få iväg det till er nya medarbetare, och ni minimerar risken för eventuella missar som gärna smyger sig in i ett manuellt skrivet anställningsavtal.

Med en digital anställningsprocess anpassar ni er dessutom till det nya normala – som innebär att vi kanske inte alltid kan ses fysiskt under den värdefulla tid som går från att ni har valt en ny medarbetare bland kandidaterna, till avtalssigneringen, till den första dagen på jobbet.

Bli en vinnare – efter pandemin

Att prata om anställningsprocessen i en tid när många måste minska sin personalstyrka kan tyckas konstigt. Men trots att det känns tufft just nu vi är positiva i det här eftersom pandemin en dag kommer att ta slut. De som då snabbt kan skala upp sin verksamhet kommer att ha en fördel. Och för att ni ska kunna agera direkt när läget ser ljusare ut är det lämpligt att ni har sett över er anställningsprocess så att den fungerar så effektivt som möjligt.

Hur ser det ut nu, och vad behöver förändras?

Kanske känner du igen dig i några av dessa punkter:

• Utgångspunkten för anställningsavtalen är baserad på Word-mallar där det lätt smyger sig in småfel.
• Många inblandade intressenter (HR, anställande chef, eventuellt andra medarbetare), och svårigheter att hålla isär deras ansvarsområden.
• Fysisk signering.
• Dröjsmål mellan anställning och signering.

Med en digital anställningsprocess kan ni förenkla hur ni arbetar med dessa delar och bespara er själva tidskrävande arbete, till exempel:

• Undviker ni att behöva hantera stora mängder papper,
• Ni slipper maila olika versioner fram och tillbaka mellan er,
• Det blir enklare att fördela vem som ska göra vad,
• Transparensen ökar och ni kan säkerställa att alla dokument granskas och godkänns,
• Avtal kan signeras digitalt utan ett fysiskt möte,
• Dokumenten hanteras och lagras GDPR-säkert i ett digitalt dokumentarkiv.

Bättre preboarding

Förutom en mer välfungerande process för hur själva avtalet tas fram finns det också andra fördelar med att digitalisera. Till exempel blir även tiden mellan signering och första arbetsdagen, alltså preboardingen, smidigare med en digital process. Internt betyder det att ni kan se till att avtalen går igenom alla nödvändiga instanser, och att viktig HR-masterdata om lön, villkor och personuppgifter når ut till dem som ska ha den informationen såsom IT, ekonomiavdelningen och HR. Dessutom blir det enklare att tillvarata nya medarbetares höga motivation inför jobbstarten då ni kan förse hen med relevant information om arbetsplatsen, tjänsten och företagskulturen genom exempelvis en digital personalhandbok.

Sammanfattningsvis effektiviserar en digitalisering era processer och frigör tid för alla inblandade, tid som kan läggas på att exempelvis utveckla verksamheten. Så länge vi ska undvika fysiska möten är det också en fördel med en digital anställningsprocess, då den gör att ni kan vänta med att ses tills det är dags för onboarding. Genom att digitalisera processen för anställning och preboarding har ni dessutom en bra lösning på plats till framtiden när det väl är dags att skala upp verksamheten igen.