Så förenklar HRM-system IT-avdelningens arbetsvardag

Lösenord som slutat fungera, nyanställda som inte har tillgång till alla system de behöver, tidskrävande grävande för att hitta alla personuppgifter som behöver raderas när en medarbetare slutar – du som jobbar på IT-avdelningen känner säkert igen flera av dessa arbetsuppgifter.

Antagligen är du också bekant med känslan av att de här uppgifterna tar tid från allt annat du egentligen borde hinna med under arbetsdagen. Men det finns sätt för att frigöra tid till det du faktiskt planerat att göra!

Samarbetet med HR är nyckeln 

Det kanske inte känns som ett självklart första steg, men faktum är att det finns mycket HR och IT kan hjälpa varandra med. Till exempel finns det en poäng att låta HR ta över ägandeskapet över HR-masterdata, något som kommer att göra stor skillnad i hur arbetsfördelningen och tidsåtgången ser ut framöver.

Tycker ni att det känns svårt att veta var ni ska börja? Vi har samlat 5 tips för att komma igång med samarbetet.

Integrera med HRM-systemet

Ett nyckelsteg i processen för att lämna över ansvaret för masterdata till HR är att implementera ett HRM-system, och att integrera detta med era andra system. Det kommer att minska tiden både IT och HR behöver lägga på att uppdatera informationen i de olika systemen och det ger er möjlighet att på ett enklare sätt styra medarbetarnas åtkomst till systemen genom active directory. 

GDPR-säkert och effektivt 

Så med ett HRM-system kan HR ta över hanteringen av masterdata. Förutom tidigare nämnda fördelar betyder det också att den avdelning som faktiskt äger persondata och har användning för den är den som hanterar den. Förutom att arbetsprocesserna blir mer effektiva, blir också hanteringen av personuppgifter GDPR-säker – ni slår alltså två flugor i en smäll! Eftersom en stor del av GDPR-arbetet ofta ligger på dig som arbetar med IT är det nog en stor tyngd som lättar i och med att ni kan känna er säkra på att ni följer de riktlinjer som gäller.

Botemedlet mot post-it 

Skämt åsido, men sammanfattningsvis innebär faktiskt integrerade system att den klassiska post-itlappen på datorn när en ny medarbetare börjar blir ett minne blott. Lika smidigt blir det när en medarbetare lämnar verksamheten. Eftersom åtkomststyrningen finns i HRM-systemet kommer HR själva kunna ta bort medarbetarnas åtkomst, och ni på IT slipper lägga tid på att leta på olika ställen för att säkerställa att medarbetaren verkligen är borttagen från systemen.

Sammantaget blir alltså fördelarna många: färre manuella processer, högre säkerhet, mindre som kan bli fel och framförallt kommer alla inblandade från IT-avdelningen, till HR och övriga medarbetare att få en smidigare arbetsvardag.